化州位于廣東省西南部、茂名市西部，又稱“橘洲”。依托于優(yōu)越的地理位置和自然資源，化州市構(gòu)建了以現(xiàn)代服務(wù)業(yè)為主體的現(xiàn)代產(chǎn)業(yè)體系，形成了農(nóng)副產(chǎn)品加工、醫(yī)藥健康、金屬制品、礦產(chǎn)資源加工等產(chǎn)業(yè)體系。因此，該地的檔案資源十分豐富。為了更好地保管這些檔案資源，化州檔案服務(wù)掃描逐漸流行。

　　化州檔案服務(wù)掃描的重要意義：

　　1. 提高經(jīng)濟(jì)效益，節(jié)約庫(kù)房和成本，查閱更加方便迅速，避免反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

　　2. 提高辦公效率，傳輸檔案數(shù)據(jù)資料便捷快速。實(shí)現(xiàn)檔案管理無(wú)紙化，網(wǎng)絡(luò)化。檔案數(shù)字化管理可提供詳細(xì)、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。

　　3. 檔案的使用更加安全，尤其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無(wú)疑是對(duì)其更好的保護(hù);另外，通過(guò)檔案數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。另一方面，檔案掃描還可以在一定程度上保障檔案原件的安全。經(jīng)過(guò)掃描后，檔案的查詢利用不在需要頻繁翻閱實(shí)體檔案原件，有利于妥善保管檔案原件。

　　化州檔案服務(wù)掃描的主要流程：

　　第一，檔案掃描前期準(zhǔn)備

　　1. 檔案出庫(kù)。檔案保管部門應(yīng)按照紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案確定的數(shù)字化對(duì)象開(kāi)展檔案調(diào)取、清點(diǎn)、登記等前期準(zhǔn)備工作，并提交檔案出庫(kù)申請(qǐng)，經(jīng)相關(guān)責(zé)任人批準(zhǔn)后，嚴(yán)格按照檔案庫(kù)房管理規(guī)定為數(shù)字化對(duì)象辦理出庫(kù)相關(guān)手續(xù)，并與數(shù)字化部門共同清點(diǎn)無(wú)誤后，對(duì)檔案進(jìn)行交接出庫(kù)。

　　2. 檔案預(yù)處理。在進(jìn)行數(shù)字化掃描之前，需要對(duì)檔案進(jìn)行預(yù)處理。這包括清潔、整理和分類檔案文件。清潔過(guò)程涉及清除灰塵、污漬、膠帶等雜質(zhì)，以確保掃描結(jié)果的質(zhì)量。整理和分類階段則是對(duì)檔案進(jìn)行排序和歸檔，以方便后續(xù)的掃描和管理工作。

　　第二，檔案數(shù)字化過(guò)程

　　1. 檔案掃描。檔案掃描是紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化數(shù)字檔案的關(guān)鍵步驟。檔案掃描可以使用各種不同的掃描設(shè)備來(lái)完成，例如：平板掃描儀、工程掃描儀或鼓式掃描儀。具體使用什么掃描儀將取決于所掃描文件的類型和數(shù)量，以及所需的分辨率和其他因素。原件的掃描與存儲(chǔ)格式應(yīng)完全按照國(guó)家檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，對(duì)實(shí)際掃描卷數(shù)、每卷的頁(yè)數(shù)要做好登記。

　　2. 圖像處理。經(jīng)過(guò)掃描后，并非全部圖像都符合要求。檔案服務(wù)掃描機(jī)構(gòu)還會(huì)對(duì)圖像進(jìn)行一一檢查，篩選出不符合要求的檔案，派遣專業(yè)的檔案掃描人員對(duì)其進(jìn)行圖像處理，包括糾偏、裁剪、校正、增強(qiáng)等操作。個(gè)別時(shí)候還會(huì)需要對(duì)該頁(yè)檔案重新進(jìn)行掃描。

　　3. 光學(xué)字符識(shí)別。經(jīng)過(guò)掃描和圖像處理后，檔案服務(wù)掃描相關(guān)機(jī)構(gòu)還會(huì)使用光學(xué)字符識(shí)別設(shè)備對(duì)圖像進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別，將其中的文字內(nèi)容轉(zhuǎn)換為可編輯的文本形式，便于后續(xù)的檔案信息檢索和查詢利用服務(wù)。

　　第三，檔案掃描的后期管理與利用

　　1. 數(shù)據(jù)掛接與驗(yàn)收。在檔案掃描質(zhì)量檢查合格后，需要借助相關(guān)軟件對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的目錄數(shù)據(jù)與其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進(jìn)行掛接。這一步驟實(shí)現(xiàn)了目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的關(guān)聯(lián)，為后續(xù)的檢索和利用提供了便利。完成數(shù)據(jù)掛接后，還需要對(duì)整個(gè)數(shù)字化成果進(jìn)行驗(yàn)收。這包括對(duì)數(shù)字化成果的完整性、準(zhǔn)確性、可用性等方面進(jìn)行綜合評(píng)估，確保數(shù)字化工作達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

　　2. 檔案的保管與利用。檔案掃描完成后，并不意味著紙質(zhì)檔案就可以被丟棄或忽視。相反，紙質(zhì)檔案仍然需要妥善保管，并作為數(shù)字檔案的法律憑證和備份存在。而對(duì)于數(shù)字檔案，則可以通過(guò)檔案管理系統(tǒng)或網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行高效的檢索和利用。這不僅大大提高了檔案的利用效率，還減少了工作人員的勞動(dòng)負(fù)擔(dān)。同時(shí)，數(shù)字檔案還可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程訪問(wèn)和共享，為檔案資源的共享和利用提供了更廣闊的空間。

　　最后，隨著信息技術(shù)水平的不斷提升，未來(lái)，化州檔案服務(wù)掃描加工將會(huì)與智能化、綠色化和區(qū)塊鏈技術(shù)深度融合，為檔案管理帶來(lái)更多發(fā)展機(jī)遇，推動(dòng)檔案管理邁向更高的發(fā)展水平，全面促進(jìn)我國(guó)檔案管理行業(yè)的現(xiàn)代化、智能化、信息化發(fā)展。