檔案的電子化管理是指檔案管理人員利用計算機硬件、檔案管理軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡技術的手段，對檔案資源實行計算機現(xiàn)代化管理的過程。檔案電子化管理包括檔案的收集、整理、卷內(nèi)目錄錄入、文件上傳和查閱、利用，是檔案管理與現(xiàn)代科學技術結合的產(chǎn)物。所謂的政務服務檔案電子化，具體來說，指的就是以互聯(lián)網(wǎng)(包括PC互聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)網(wǎng))、大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能、區(qū)塊鏈等新一代信息技術應用為主要特征，以搭建和完善政務新平臺、新渠道、新機制、新服務為主要表現(xiàn)形式，以政府內(nèi)部組織架構、業(yè)務流程和配套服務等持續(xù)優(yōu)化為主要動力，以政務數(shù)據(jù)的整合、開放、共享為服務數(shù)據(jù)互聯(lián)互通基本保障的政務服務改革進化過程。

　　政務服務檔案電子化的意義：

　　第一，提升政務服務效率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)政務服務檔案在查找、調(diào)閱時極為不便，工作人員往往需要花費大量時間在檔案庫房中翻找。而電子化后的檔案，借助先進的檢索系統(tǒng)，輸入關鍵詞即可瞬間定位所需文件，大大提高了辦公效率。例如，在辦理企業(yè)行政審批事項時，工作人員通過電子檔案系統(tǒng)能迅速獲取企業(yè)的歷史審批記錄、相關政策文件等，加快審批流程，為企業(yè)節(jié)省時間成本。

　　第二，優(yōu)化公共服務。政務服務檔案電子化有助于為民眾提供更便捷的服務。社會大眾是政務服務的主要對象。民眾在辦理社保、戶籍等各種業(yè)務時，政府部門可通過電子檔案快速核實信息，減少群眾辦事的等待時間和證明材料，使群眾實現(xiàn)線上、遠程快捷辦理。同時，電子檔案還可實現(xiàn)網(wǎng)上辦事大廳與線下服務窗口的數(shù)據(jù)共享，推動政務服務 “一網(wǎng)通辦”，讓數(shù)據(jù)多跑路，群眾少跑腿。

　　第三，保障檔案安全。實體檔案較為脆弱，極易受到各種自然因素和人為因素的影響，如受潮、火災、蟲蛀以及人為損壞等。政務服務檔案電子化后，通過數(shù)據(jù)備份、異地存儲等技術手段，可有效降低檔案丟失和損壞的風險，確保檔案信息的長期安全保存。

　　政務服務檔案電子化的主要策略：

　　一是打通電子通道。打通政務服務系統(tǒng)和委辦局業(yè)務系統(tǒng)中申報材料提交到材料歸檔的全過程，推進全程電子一體化歸檔功能落地，同步記錄數(shù)據(jù)收集日志，確保電子材料在審批服務過程中即符合檔案管理要求，實現(xiàn)所有材料的自動識別、自動歸集、自動調(diào)用、自動處理，減少人工干預。

　　二是應用智能審查。運用人工智能輔助審批技術，依托窗口“政務智能辦”，把檔案管理需要的所有要素融入受理平臺和業(yè)務系統(tǒng)，邊辦理、邊采集、邊審查，開發(fā)項目審批過程就是檔案數(shù)據(jù)核查過程，提高系統(tǒng)主動發(fā)現(xiàn)、主動分析、主動處理問題的能力，整個過程可回溯、可查實、可追責。

　　三是自動無感歸檔。全過程實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)自動智能檢測和自主智慧歸檔的自動無感化管理。即自動分類整理，申請材料進行人工智能識別，自動分類整理;自動要素歸集，事項隨辦隨歸、要素歸集自動獲取;自動線上歸檔，電子證照通過調(diào)用統(tǒng)一證照庫自動線上歸檔;自動打包檢測，歸檔信息包生成、數(shù)據(jù)封裝、檢測均通過系統(tǒng)自動處理。

　　四是檔案信息共享。發(fā)揮檔案資源大數(shù)據(jù)作用，打破數(shù)據(jù)孤島，建設區(qū)域數(shù)字檔案管理服務一體化共享數(shù)據(jù)倉，企業(yè)數(shù)據(jù)庫、證照數(shù)據(jù)庫、電子證照、電子印章等各類數(shù)據(jù)對接，減少材料重復提交和紙質(zhì)掃描數(shù)量，逐步打造在線政務服務電子檔案專題檔案庫，合理分類檔案利用主體，實現(xiàn)區(qū)級層面的檔案數(shù)據(jù)和業(yè)務數(shù)據(jù)互通共享。

　　最后，政務服務檔案電子化不僅是技術的進步，更是服務理念的革新。通過將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉化為電子化形式，政府機構不僅可以實現(xiàn)檔案信息的高效存儲、快速檢索和安全共享，還可以為政務服務的數(shù)字化轉型奠定堅實基礎。這一轉變不僅提升了政府工作的透明度和效率，還為市民提供了更加便捷、高效的服務體驗。