實(shí)物檔案是指單位及個(gè)人在工作活動(dòng)中形成的，以物質(zhì)實(shí)體為載體，能夠反映本單位職能活動(dòng)和歷史真實(shí)面貌的具有保存價(jià)值的特定有形物品。實(shí)物檔案整理數(shù)字化，指的就是通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)手段對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行加工處理，改變其存儲(chǔ)方式和存在狀態(tài)，以數(shù)字化形式對(duì)其進(jìn)行管理利用的過(guò)程。

　　實(shí)物檔案的整理包括以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：

　　1. 收集

　　(1)實(shí)物檔案實(shí)行統(tǒng)一登記、分層管理的原則。

　　(2)收集的實(shí)物檔案應(yīng)確保齊全、完整、真實(shí)。

　　(3)凡屬于應(yīng)歸檔的實(shí)物，任何單位和個(gè)人不得占為己有，不得隨意將歸檔實(shí)物損壞、私存或轉(zhuǎn)送他人。應(yīng)按規(guī)定交本單位檔案室統(tǒng)一登記、存放和保管。

　　(4)凡屬個(gè)人非公務(wù)活動(dòng)中形成的能反映本單位重大活動(dòng)、重要人物、具有保存查考價(jià)值的實(shí)物材料，應(yīng)鼓勵(lì)個(gè)人向本單位檔案室捐贈(zèng)，或由單位征集歸檔。

　　2. 分類

　　(1)按年度分類

　　將歸檔實(shí)物按形成或獲得年度分類。采用公元紀(jì)年標(biāo)識(shí)。

　　(2)按類別載體形式分類

　　按證書(shū)、獎(jiǎng)牌、字畫(huà)、錦旗、紀(jì)念品等進(jìn)行分類。

　　3. 排序

　　同一類的實(shí)物檔案按時(shí)間順序排序，時(shí)間相同的可根據(jù)其內(nèi)容按重要程度排序。一個(gè)立檔單位的分類方案應(yīng)保持前后一致性，不能隨意變動(dòng)。

　　歸檔的實(shí)物檔案應(yīng)按分類方案和檔號(hào)順序編寫(xiě)實(shí)物檔案目錄。

　　4. 編制目錄

　　實(shí)物檔案目錄設(shè)有序號(hào)、檔號(hào)、立檔單位、實(shí)物名稱、來(lái)源單位、形成時(shí)間、參見(jiàn)號(hào)、備注等項(xiàng)目。

　　(1)序號(hào)：按實(shí)物排列順序編號(hào)，如1，2，3，4……。

　　(2)檔號(hào)：由“全宗號(hào)—檔案類別代碼·年度—保管期限—順序號(hào)”組成。

　　(3)立檔單位：與全宗相對(duì)而言的，其檔案能夠構(gòu)成檔案全宗的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人即稱為一個(gè)立檔單位。

　　(4)實(shí)物名稱：由“時(shí)間+單位(地區(qū))+內(nèi)容+實(shí)物名稱”組成。

　　(5)來(lái)源單位：頒發(fā)或贈(zèng)送單位通用簡(jiǎn)稱。

　　(6)形成時(shí)間：根據(jù)實(shí)物的形成、標(biāo)識(shí)、落款等時(shí)間來(lái)填寫(xiě)。

　　(7)參見(jiàn)號(hào)：指與本件實(shí)物有密切聯(lián)系的其他載體檔案的主要檔號(hào)。

　　(8)備注：注釋實(shí)物檔案除題名外需說(shuō)明的情況。

　　實(shí)物檔案整理數(shù)字化的必要性：

　　首先，實(shí)物檔案整理數(shù)字化的必要性中最直觀的一點(diǎn)，就是很大的提高了檔案工作效率。雖然檔案數(shù)字化前期的工期長(zhǎng)、工作量大，但是一旦所有在庫(kù)檔案都實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，這對(duì)于檔案工作者來(lái)說(shuō)，不僅僅在檔案的查借閱上更加方便快捷，而且方便管理，大大的提高了工作效率。

　　其次，實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案數(shù)字化，可以在很大程度上保護(hù)原始檔案。畢竟檔案作為紙質(zhì)材料，雖然所有檔案室都嚴(yán)格按照“十防”標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，但是不可能100%保證每份檔案的安全。將檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，上傳至特定服務(wù)器儲(chǔ)存，減少原始紙質(zhì)檔案的使用，可以起到很好的保護(hù)作用。

　　另外，實(shí)物檔案數(shù)字化的必要性還體現(xiàn)在落實(shí)國(guó)家政策上。近些年來(lái)，我國(guó)檔案工作一直在倡導(dǎo)“存量數(shù)字化、增量電子化”的信息化戰(zhàn)略，這也是大勢(shì)所趨。當(dāng)前大多存檔機(jī)構(gòu)的檔案數(shù)字化率低，還是因循守舊、沒(méi)有做到檔案資源整合。實(shí)物檔案數(shù)字化則可以很好的解決這些問(wèn)題。

　　實(shí)物檔案整理數(shù)字化過(guò)程中需要注意：

　　1、檔案數(shù)字化加工前，需要將檔案分類、整理才可進(jìn)行后面的檔案數(shù)字化加工流程，就如同蓋房子打地基一樣，打好了后面的工作才不會(huì)亂。

　　2、檔案數(shù)字化加工時(shí)，必須根據(jù)檔案紙質(zhì)的情況，選用適合的掃描設(shè)備，否則有可能會(huì)損傷檔案紙質(zhì)原件，還無(wú)法保證數(shù)字化掃描質(zhì)量。

　　3、檔案數(shù)字化還必須選擇適合的正版數(shù)字化管理軟件，這樣可以保證檔案掃描完成后圖像處理和儲(chǔ)存的質(zhì)量，再則可以為后續(xù)檔案查詢、借閱和其他利用需求提供便利，更好地為組織和個(gè)人提供便利，提高檔案管理效率。

　　最后，隨著社會(huì)發(fā)展和信息技術(shù)水平的不斷進(jìn)步，實(shí)物檔案整理數(shù)字化轉(zhuǎn)型在我國(guó)越來(lái)越普及，檔案數(shù)字化的好處和優(yōu)勢(shì)日益凸顯，不僅可以提高檔案管理和利用效率，長(zhǎng)久以來(lái)，還可以促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作的現(xiàn)代化、信息化、智能化轉(zhuǎn)型升級(jí)。