數(shù)字檔案室是檔案部門為順應數(shù)字化時代發(fā)展而建設(shè)的，與傳統(tǒng)檔案管理方式不同，具有檔案信息化的特征。數(shù)字檔案室建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，需解決好傳統(tǒng)檔案信息化轉(zhuǎn)型和檔案數(shù)字化建設(shè)問題，更新管理思維、方式和手段，提升數(shù)字檔案服務水平，使其與數(shù)字化時代檔案事業(yè)發(fā)展的環(huán)境相匹配。

　　檔案室數(shù)字化服務的不足：

　　1. 理論指導與技術(shù)支持不足。數(shù)字檔案室建設(shè)是一個新鮮事物，相關(guān)理論研究和實踐探索均處于初級階段，且新技術(shù)發(fā)展速度快，檔案載體、檔案形式等變化顯著。一方面，對于檔案管理主體來說，既要了解新技術(shù)和新手段，并能夠有效利用新技術(shù)優(yōu)化檔案工作，穩(wěn)步推進數(shù)字檔案室建設(shè)。另一方面，數(shù)字檔案室建設(shè)尚缺乏科學、系統(tǒng)的理論作為指導，由于檔案資源種類繁多，加上缺少數(shù)字檔案室建設(shè)的模式和標準，不利于各地數(shù)字檔案室建設(shè)的穩(wěn)步推進。由于缺乏科學理論和技術(shù)標準體系等的指導，數(shù)字檔案室建設(shè)進展緩慢，未來數(shù)字檔案室的高質(zhì)量發(fā)展需重點加強理論研究和技術(shù)推廣，在明確數(shù)字檔案室建設(shè)標準的前提下保障各項工作的穩(wěn)步推進。

　　2. 數(shù)字檔案信息資源整理困難。數(shù)字檔案室建設(shè)前期需要對傳統(tǒng)檔案資源進行整理、分類以及數(shù)字化轉(zhuǎn)換，面對繁多冗雜的檔案資料，整理過程中需耗費大量的時間和精力。同時還需要對這些檔案資料進行再加工，減少檔案資源重復的問題。由于許多檔案資源的管理是多主體的，所以在檔案整理過程中可能會出現(xiàn)不同意見，進而影響檔案資源建設(shè)的效率。

　　檔案室數(shù)字化服務的主要內(nèi)容：

　　一、基礎(chǔ)建設(shè)。完善的基礎(chǔ)設(shè)施是數(shù)字檔案室建設(shè)的前提和基礎(chǔ)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件、安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設(shè)備五方面內(nèi)容。鼓勵依托機關(guān)信息化基礎(chǔ)設(shè)施進行數(shù)字檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，已經(jīng)具備相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的，要按照數(shù)字檔案室建設(shè)要求進行適當調(diào)整。要特別重視在信息安全和方便管理方面對基礎(chǔ)設(shè)施提出的設(shè)置要求，確保檔案信息資源安全并方便檔案人員履行管理職責。

　　二、應用系統(tǒng)建設(shè)。從現(xiàn)實看，應用系統(tǒng)是目前數(shù)字檔案室建設(shè)的短板。機關(guān)傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)大多基于輔助紙質(zhì)檔案及其數(shù)字化副本管理的需求開發(fā)設(shè)計，管理對象為目錄數(shù)據(jù)、數(shù)字化圖像等，功能相對簡單。數(shù)字檔案室的應用系統(tǒng)要求與辦公自動化系統(tǒng)相銜接，能夠?qū)崿F(xiàn)電子文件歸檔與有效管理，并在開發(fā)和利用上有著更高的需求。這使得二者無論在設(shè)計思路還是功能架構(gòu)上都區(qū)別甚大。設(shè)置捕獲、登記、分類、編目、著錄、存儲、數(shù)字簽名、檢素、利用、鑒定、統(tǒng)計、處置、格式轉(zhuǎn)換、命名、移交、審計、系統(tǒng)配置、用戶管理等基本功能，集成管理各門類數(shù)字檔案資源，為電子文件的真實、完整、可靠與可用提供首要保障?？紤]到傳統(tǒng)檔案管理軟件擴展困難、體驗較差，應用系統(tǒng)能夠靈活擴展、簡單易用也是非常必要的。

　　三、保障體系建設(shè)。保障體系建設(shè)包括經(jīng)費、制度、人オ三方面內(nèi)容。數(shù)字檔案室建設(shè)需要足夠支撐建設(shè)和運行的經(jīng)費，需要既通曉信息技術(shù)，又懂信息資源管理、知識管理的人才，需要包含電子文件管理工作流程、電子檔案的管理、備份、應急處置等各項內(nèi)容的制度要求，要有計劃、有步驟地加以解決。單就人才建設(shè)來說，應先從管理體制入手，建立檔案、信息、技術(shù)部門協(xié)作機制，以部門協(xié)作彌補人才的不足，從長遠來說，就要加大人才建設(shè)力度，通過培訓或引進人才為數(shù)字檔案室提供人才保障。另外，需要明確的是，保障體系建設(shè)作為數(shù)字檔案室建設(shè)的組成部分，與其他建設(shè)內(nèi)容相輔相成、相互促進，需要在建設(shè)中同步發(fā)展和進步，不能將保障體系建設(shè)僅僅作為開展其他建設(shè)的條件去對待。

　　最后，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的當下，檔案室數(shù)字化不僅是提升管理效率的手段，更是保障信息安全、優(yōu)化公共服務、推動可持續(xù)發(fā)展的重要保障。未來，隨著技術(shù)的不斷創(chuàng)新和應用，檔案室數(shù)字化服務將為檔案管理的智能化轉(zhuǎn)型注入更多動力，助力檔案管理在新時代的高質(zhì)量發(fā)展。