現(xiàn)如今，檔案整理數(shù)字化已成為現(xiàn)代化辦公及檔案整理的發(fā)展趨勢(shì)。所謂檔案整理數(shù)字化，指的是將紙質(zhì)檔案經(jīng)掃描、修圖、編目、最終合成為圖像(PDF)格式文件保存在電腦、移動(dòng)硬盤中的一種方法。使用檔案數(shù)字化后紙質(zhì)檔案無(wú)需再翻動(dòng)，有利于原始檔案的保存。檔案數(shù)字化實(shí)現(xiàn)檔案一鍵查找、打印，既方便又快捷。宜昌古稱夷陵，位于湖北省西南部、長(zhǎng)江上中游分界處，屬于湖北省域副中心城市、中部地區(qū)區(qū)域性中心城市。與此同時(shí)，宜昌市歷史悠久，文化底蘊(yùn)十分深厚，還是歷史文化名人屈原的故里。因此，宜昌市十分注重檔案整理數(shù)字化工作。

　　宜昌檔案整理數(shù)字化工作的主要類型：

　　一、宜昌紙質(zhì)檔案整理數(shù)字化流程：

　　1. 紙質(zhì)檔案預(yù)處理。在開展檔案數(shù)字化工作之前，首先要對(duì)檔案進(jìn)行整理和清潔，去除灰塵、污漬、膠帶等雜質(zhì)，像古老檔案上的霉斑等也要處理。與此同時(shí)，對(duì)檔案進(jìn)行整理和分類，按照一定順序歸檔，方便后續(xù)掃描和管理。

　　2. 紙質(zhì)檔案掃描。經(jīng)過(guò)整理和清點(diǎn)后，檔案數(shù)字化工作人員會(huì)根據(jù)檔案的實(shí)際情況以及數(shù)字化要求和目標(biāo)，選擇最合適的掃描儀對(duì)紙質(zhì)檔案原件進(jìn)行掃描。此外，需要注意，掃描儀最好有高分辨率和自動(dòng)進(jìn)紙功能，部分還能自動(dòng)雙面掃描，提高效率。

　　3. 圖像處理。經(jīng)過(guò)掃描后的圖像并非全部符合要求，檔案數(shù)字化工作人員還需要對(duì)圖像進(jìn)行一一檢查，篩選出不符合檔案掃描要求的圖像，并對(duì)傾斜、偏移或有其他問(wèn)題的圖像進(jìn)行校正，裁剪去除邊框等多余部分，旋轉(zhuǎn)方向不對(duì)的圖像并增強(qiáng)圖像質(zhì)量。

　　4. 光學(xué)字符識(shí)別(OCR)。經(jīng)過(guò)圖像處理后，檔案數(shù)字化加工人員還會(huì)通過(guò)光學(xué)字符識(shí)別技術(shù)軟件來(lái)自動(dòng)識(shí)別掃描圖像中的文本，將其轉(zhuǎn)化為可編輯文本，方便后續(xù)的檔案信息檢索和查閱。

　　5. 數(shù)據(jù)整理與分類。檔案掃描完成后，檔案數(shù)字化工作并未結(jié)束，工作人員還需要對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和分類，包括添加元數(shù)據(jù)如標(biāo)題、日期等，并建立索引和標(biāo)簽分類檔案。

　　6. 存儲(chǔ)與備份。選擇計(jì)算機(jī)、服務(wù)器或云存儲(chǔ)存儲(chǔ)數(shù)字化檔案，并定期備份確保數(shù)據(jù)安全。

　　7. 審查與驗(yàn)證。檢查掃描圖像、OCR識(shí)別和元數(shù)據(jù)等確保準(zhǔn)確性和完整性。

　　二、宜昌聲像檔案整理數(shù)字化：

　　1. 照片檔案的數(shù)字化處理。照片檔案的數(shù)字化，主要有掃描和數(shù)碼相機(jī)拍照或翻拍這些方法。掃描是使用掃描儀將照片(底片)進(jìn)行掃描并轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，然后存入聲像檔案庫(kù)。掃描儀常用平板式掃描儀和底片掃描儀兩種類型。平板式掃描儀價(jià)格適中、掃描速度快，是應(yīng)用最廣泛的掃描儀;底片掃描儀又稱膠片掃描儀，掃描質(zhì)量一般比平板式掃描儀高得多，但價(jià)格也較昂貴，主要用于比較專業(yè)的照片掃描。由于數(shù)碼相機(jī)發(fā)展很快，像素1000萬(wàn)以上的相機(jī)已很普及，用來(lái)翻拍照片的效果不亞于平板式掃描儀，因此數(shù)碼相機(jī)不僅可以用來(lái)直接拍攝相片并導(dǎo)入聲像檔案庫(kù)，而且可以像平板式掃描儀一樣對(duì)舊相片進(jìn)行數(shù)字化，而且速度更快，但翻拍底片的效果不易把握，所以最好還是使用具有底片掃描功能的掃描儀。

　　2. 2.音頻檔案的數(shù)字化處理。音頻檔案的數(shù)字化，是將錄音帶、唱片中的模擬音頻信號(hào)轉(zhuǎn)化為數(shù)字音頻信號(hào)。采用的方法是通過(guò)音頻數(shù)據(jù)線將卡式收錄機(jī)或唱片播放機(jī)的音頻輸出接口與電腦聲卡的音頻輸入接口相連。然后原音頻設(shè)備播放，電腦內(nèi)置Windows錄音機(jī)收錄并保存在本地磁盤上。音頻格式有多種，如mp3、wma、ra(rm)、vqf等，應(yīng)根據(jù)保存的價(jià)值和存儲(chǔ)空間選用合適的格式，不考慮壓縮可選用wav 格式，需要壓縮時(shí)一般采用mp3格式。音頻文件編輯可采用CoolEdit Pro等軟件，先應(yīng)添加必要的文字說(shuō)明，如標(biāo)題、內(nèi)容摘要、制作單位、制作人等，然后拼合連接、剪切空白、音質(zhì)去噪等。最后是保存和備份，如制作CD或DVD等。

　　最后，隨著我國(guó)信息技術(shù)水平的不斷提升，政府機(jī)關(guān)單位、企業(yè)和其他社會(huì)組織對(duì)于檔案數(shù)字化的需求越來(lái)越多，檔案數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)將會(huì)更加凸顯，在社會(huì)上發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，為檔案管理事業(yè)的現(xiàn)代化、信息化轉(zhuǎn)型升級(jí)貢獻(xiàn)力量。