在數字化時代，檔案管理的現代化轉型已成為檔案館提升服務效能、保障信息安全、促進資源共享的關鍵舉措。檔案數字化作為這一轉型的核心環(huán)節(jié)，不僅能夠有效解決傳統(tǒng)的檔案管理模式存在的不足，還能為檔案資源的長期保存、高效利用和智能化管理奠定堅實基礎。然而，檔案數字化工作涉及復雜的技術流程、大量的數據處理以及嚴格的質量要求，還需要較為復雜的人力和物力投資和前期準備工作，對于檔案館而言，是一個較為繁瑣且缺乏經驗的工作。因此，越來越多的檔案館選擇將檔案數字化工作外包給專業(yè)的檔案數字化公司，以充分利用其技術優(yōu)勢、專業(yè)能力和豐富經驗，實現檔案館檔案數字化處理，促進檔案管理的高效、安全和可持續(xù)發(fā)展。

　　檔案館檔案數字化外包的好處：

　　1. 選擇檔案整理數字化外包，首先可以幫助企業(yè)降低管理成本。檔案館檔案數字化外包管理檔案不僅節(jié)約保管費用、節(jié)省占地空間，而且查閱方便迅捷，在避免各種浪費的同時還在某種程度上實現了人事檔案信息資源共享。其次是幫助企業(yè)釋放工作壓力，有效解決企事業(yè)單位缺乏人事檔案相關專業(yè)人員、專業(yè)設備的問題。

　　2. 有利于縮短檔案數字化工作周期，提升檔案管理效率。檔案的立卷歸檔、數字化工作具有周期性特點，通過檔案數字化業(yè)務外包，項目組中的人員協同合作，全流程全員集中突破，各自完成各流程節(jié)點的工作。例如，可將項目組人員分為拆卷核對崗、數字掃描崗、修圖掛接崗，形成流水線工作模式，提高工作效率，在合同工期內完成數據入庫。以項目為單位進行數字化外包，縮短檔案立卷歸檔和上架周期，盡快在檔案信息管理平臺中實現信息檢索和資源利用，為檔案館和社會大眾提供更好的服務，提升檔案管理效率和用戶滿意度。此外，檔案數字化業(yè)務外包團隊為許多不同檔案館(室)提供服務，專人專崗，工作熟練度高，檔案數字化實踐經驗豐富，工作技巧多，相關技術設備更為齊全，有利于更流暢地開展檔案數字化。

　　檔案館檔案數字化外包建設內容：

　　1. 提高檔案標準化、規(guī)范化水平。目前，檔案信息數字化的現狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務要規(guī)范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案數字化建設，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

　　2. 提高系統(tǒng)的整體水平。檔案數字化建設的著眼點應是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。

　　當然，要求每個節(jié)點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能同步發(fā)展。鼓勵和支持個別檔案館提高水平，在部分檔案館進行較高水平的試點，以取得值推廣的經驗，對整個系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數先進的節(jié)點不可能組成先進的系統(tǒng)。

　　3. 致力數據庫建設。開發(fā)和建設數據庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對檔案進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統(tǒng)是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。

　　檔案館檔案數據庫建設中最主要的有：領導重視，統(tǒng)一認識，堅持計算機技術人員同檔案業(yè)務人員協同配合;面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的活性;突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高。

　　綜上所述，檔案館選擇將檔案數字化建設工作外包出去，是一項十分明智的選擇。未來，隨著科技水平的不斷進步和檔案相關需求的擴大升級，檔案數字化在全國的應用范圍將會越來越廣泛，檔案館開展檔案數字化工作，是非常有必要的。一方面，檔案數字化可以幫廚檔案館提升管理效率，另一方面，數字化建設可以助力檔案館為社會大眾提供更加完善、便捷、高效的檔案服務，有利于提高社會大眾對檔案館服務工作的滿意度。