對于企業(yè)來說，檔案是一種十分重要的信息資源，記錄了企業(yè)發(fā)展成長的記錄，是培訓的生動教材，是企業(yè)各項管理工作綜合效益的反映。更重要的是，企業(yè)檔案它對企業(yè)科學決策具有參考作用，還可以作為保護企業(yè)合法權益的法律憑證。因此，為了更好地保管本組織的檔案資源，各個企業(yè)都積極開展檔案數(shù)字化轉型工作，有些企業(yè)還會選擇將檔案數(shù)字化工作外包給專業(yè)的檔案數(shù)字化外包服務公司，以減輕工作壓力。

　　企業(yè)檔案具體包括哪些內容呢?

　　文書檔案。分為黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理;

　　科技檔案。分為基建、科研、產品設備;

　　會計檔案。分為報表、賬冊、憑證、其他;

　　人事檔案。分為履歷、自傳、考察考核鑒定、學歷和專業(yè)評聘職務材料、政審材料、黨團材料、表彰獎勵活動、處分材料、工資職務任免材料、其他;

　　聲像檔案。分為照片、錄音、錄像等;

　　實物檔案。分為印章、題詞、獎牌、獎章、證書、錦旗、公務禮品等;

　　電子信息檔案。分為業(yè)務數(shù)據(jù)、公務電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體等;

　　最后還有專業(yè)檔案和其他檔案。

　　不同類型的企業(yè)檔案分別在什么時候歸檔呢?

　　1. 經營管理工作、生產技術管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應在辦理完畢后的第二年一季度歸檔;

　　2. 科研開發(fā)、項目建設文件應在其項目鑒定、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔;產品生產及服務業(yè)務應定期或按階段歸檔;

　　3. 產權產籍、質量認證、資質信用、合同協(xié)議、知識產權等文件應隨時歸檔;外購設備儀器或引進項目的文件應在開箱驗收或接收后即時登記歸檔;

　　4. 會計核算專業(yè)材料應在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交;

　　5. 電子文件邏輯歸檔宜定時進行，物理歸檔應與相應門類或內容的其他載體歸檔時間一致;

　　6. 磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件應在工作結束后及時歸檔，或與相應內容的紙質載體歸檔時間一致;

　　7. 更新、補充的文件，企業(yè)內部機構變動和干部職工調動、離崗時應清退的文件，企業(yè)資產與產權變動過程中形成的文件，其他活動中形成的文件等，應隨時歸檔。

　　企業(yè)檔案數(shù)字化外包的重要作用包括：

　　1. 提高工作效率，降低檔案利用成本。檔案數(shù)字化加工項目完成后，社會公眾(開放檔案)和單位的各級領導、各部門或下屬單位都能通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時查詢利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)原文(件)信息，避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對檔案資料實體的多次輾轉所造成的大量時間浪費和重復勞動現(xiàn)象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。

　　2. 最大限度保管和保護庫存檔案實體安全。由于傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫存空間，而且利用仍需到庫房，管理成本高，檔案易受損，如紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此目錄級檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問題。實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可以通過權限控制直接在網(wǎng)上查閱打印，減少了對庫存檔案的調閱次數(shù)和復印次數(shù)，降低了庫存檔案的老化速度，解決了檔案反復借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限度地對庫存檔案進行有效的保管和保護，確保檔案實體安全。

　　3. 更大程度上發(fā)揮檔案的作用和價值。庫存檔案實現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理，既是各級檔案管理部門貫徹科學發(fā)展觀，又是促進檔案管理信息化、現(xiàn)代化的具體舉措;既是實際工作的需要，也是亮點工程。是一項利國利民具有重要意義的事情。企業(yè)檔案數(shù)字化項目完成后，不僅檔案管理和利用手段實現(xiàn)了現(xiàn)代化，檔案利用效率大大提高，檔案發(fā)揮的作用顯著，還可以大大提升單位形象，符合政府和企事業(yè)單位各項工作科學化、規(guī)范化、網(wǎng)絡化、信息化的整體發(fā)展要求。

　　綜上所述，企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和，是企業(yè)管理基礎工作的組成部分，也是維護企業(yè)經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的重要工作。因此，所有企業(yè)都應注重對本單位檔案的整理和歸檔保管工作。企業(yè)檔案數(shù)字化外包可以幫助組織維護檔案安全，促進企業(yè)的現(xiàn)代化、信息化、智能化轉型建設。