檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸不能滿足社會(huì)大眾的需要。在此背景下，檔案數(shù)字加工應(yīng)運(yùn)而生。檔案數(shù)字加工，就是通過各種先進(jìn)技術(shù)手段，對(duì)傳統(tǒng)的實(shí)體檔案原件進(jìn)行加工處理，改變其存在形式和存儲(chǔ)方式，由實(shí)體轉(zhuǎn)換為非實(shí)體，由存儲(chǔ)在線下檔案柜內(nèi)變?yōu)榇鎯?chǔ)在線上特定的檔案管理系統(tǒng)內(nèi)，將其轉(zhuǎn)變?yōu)橐远M(jìn)制形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)的數(shù)字檔案的過程。

　　檔案數(shù)字加工的具體步驟：

　　第一，檔案數(shù)字化前處理。檔案數(shù)字化前處理，是檔案數(shù)字化工作的重要環(huán)節(jié)，?它涉及到對(duì)檔案進(jìn)行全面的檢查和準(zhǔn)備，?以確保數(shù)字化過程的順利進(jìn)行和保證數(shù)字化成果的質(zhì)量。主要包括：

　　1. 檔案出庫。檔案調(diào)出庫房，應(yīng)由雙方共同清點(diǎn)案卷數(shù)量，仔細(xì)查看每個(gè)案卷，對(duì)于案卷有否破損、殘缺、漏頁、缺頁、有無卷內(nèi)目錄、頁碼是否連續(xù)，裝訂是否牢固，有否破損等情況均記錄備案，并作為檔案再入庫驗(yàn)收的依據(jù)。完成檔案調(diào)取清點(diǎn)、登記等前期工作后，可提交檔案出庫申請(qǐng)。經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，嚴(yán)格按照檔案庫房管理規(guī)范，辦理出庫相關(guān)手續(xù)。并與數(shù)字化部門共同清點(diǎn)無誤后，對(duì)檔案進(jìn)行交接出庫。

　　2. 編制頁號(hào)。編制頁號(hào)檔案拆卷前先檢查卷內(nèi)文件頁碼，如有頁碼缺失或錯(cuò)誤，需重新編制頁碼。編制時(shí)，用鉛筆編寫在當(dāng)面材料的右上角;編制雙面書寫的文字材料時(shí)，正面編寫在右上角，反面編寫在左上角。

　　3. 拆除裝訂。應(yīng)以對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)為原則確定是否拆除裝訂。拆除裝訂時(shí)，要注意保護(hù)檔案不受損害，不得損壞檔案包裝原件，并對(duì)排列順序不準(zhǔn)確的檔案進(jìn)行重排。對(duì)于拆卷后難以復(fù)原的珍貴原件，應(yīng)先請(qǐng)示檔案所屬單位，決定是否拆卷。拆卷時(shí)，要先去掉金屬物。對(duì)于特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復(fù)的檔案，拆除時(shí)應(yīng)拍照記錄，以便恢復(fù)檔案原貌。

　　4. 檔案裁頁。對(duì)于必須裁頁才能掃描的文件，應(yīng)經(jīng)過檔案所屬單位同意后，方可用裁紙刀沿文件原有折痕細(xì)心裁切，不得徒手撕裁。

　　第二，檔案掃描。檔案掃描是紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化數(shù)字檔案的關(guān)鍵步驟。檔案掃描可以使用各種不同的掃描設(shè)備來完成，例如：平板掃描儀、工程掃描儀或鼓式掃描儀。檔案掃描應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案原件實(shí)際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和存儲(chǔ)條件等選擇相應(yīng)的掃描設(shè)備，和進(jìn)行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整。參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整應(yīng)保證掃描后數(shù)字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果最接近檔案原貌。

　　第三，圖像處理。掃描完成后，需要對(duì)圖像進(jìn)行處理。這包括圖像校正、裁剪、旋轉(zhuǎn)和增強(qiáng)等操作。圖像校正消除了因掃描時(shí)出現(xiàn)的傾斜或偏移導(dǎo)致的問題，確保圖像的水平和垂直對(duì)齊。裁剪操作可以去除邊框、空白和不需要的部分，使圖像更加整潔。旋轉(zhuǎn)功能可以糾正橫向或縱向放置的圖像。圖像增強(qiáng)則是通過調(diào)整亮度、對(duì)比度和色彩來改善圖像質(zhì)量。

　　第四，光學(xué)字符識(shí)別(OCR)。為了增強(qiáng)數(shù)字化檔案的可搜索性和可編輯性，通常需要進(jìn)行光學(xué)字符識(shí)別(OCR)。OCR軟件能夠自動(dòng)識(shí)別掃描圖像中的文本，并將其轉(zhuǎn)換為可編輯文本格式。這樣，用戶可以方便地使用關(guān)鍵詞搜索檔案內(nèi)容，而不必逐頁查找。

　　第五，數(shù)據(jù)掛接。數(shù)據(jù)掛接又稱數(shù)據(jù)匹配，是數(shù)字歸檔中為保證數(shù)字檔案的準(zhǔn)確性和完整性所需要的流程。借助軟件對(duì)數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)與對(duì)應(yīng)的數(shù)字檔案進(jìn)行匹配掛接，并逐條對(duì)掛接結(jié)果進(jìn)行檢查，包括目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字檔案對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)確性、已掛接數(shù)字檔案與實(shí)際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字檔案是否能正常打開等，以實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確關(guān)聯(lián)。

　　第六，數(shù)據(jù)驗(yàn)收。項(xiàng)目驗(yàn)收是檔案數(shù)字化加工中，用于確保數(shù)字化后的檔案符合所需質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的過程。這通常涉及對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行一系列測(cè)試和檢查，以驗(yàn)證它們具有足夠的質(zhì)量并符合指定的標(biāo)準(zhǔn)。這其中包括圖像掃描、檢查處理數(shù)據(jù)匹配步驟中可能存在的錯(cuò)誤、遺漏或其他問題。在某些情況下，項(xiàng)目驗(yàn)收測(cè)試還可能涉及使用專門的軟件工具來完成該過程，以確保符合所需標(biāo)準(zhǔn)。

　　最后，隨著信息技術(shù)水平的不斷提升和社會(huì)大眾對(duì)于檔案的需求越來越差異化、個(gè)性化，檔案數(shù)字加工將會(huì)在全國范圍內(nèi)逐漸普及，全面促進(jìn)檔案的現(xiàn)代化、智能化、信息化發(fā)展。