在社會迅速發(fā)展、科技水平不斷提升的當(dāng)下，各行各業(yè)對于檔案數(shù)字化的需求都不斷提升，檔案數(shù)字化在全國范圍內(nèi)的普及程度越來越高。所謂的檔案數(shù)字化，就是通過各種先進(jìn)技術(shù)手段，對傳統(tǒng)的實(shí)體檔案原件進(jìn)行加工處理，改變其原始存在狀態(tài)，由實(shí)體紙質(zhì)、照片等形式變?yōu)榉菍?shí)體的數(shù)字化檔案，同事也改變其存儲方式，由存儲在線下的檔案室檔案柜內(nèi)，轉(zhuǎn)換為存儲在線上特定的計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)內(nèi)的過程。該轉(zhuǎn)變對于檔案管理的發(fā)展來說有著十分重要的意義。在實(shí)際的檔案數(shù)字化操作過程中，著錄是很重要的環(huán)節(jié)，是把檔案的關(guān)鍵信息錄入到檔案管理系統(tǒng)內(nèi)，方便檢索、利用，即為檢索和管理檔案資源，對檔案內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景或管理活動進(jìn)行分析、選擇、組織和記錄的過程。

　　檔案數(shù)字化元數(shù)據(jù)錄入公司開展工作時，著錄包含責(zé)任者、文件編號、題名、時間、案卷號、密級還有其他一些項目。其中，文件題名又稱標(biāo)題、題目，是表達(dá)檔案中心內(nèi)容、形式特征的名稱,可以是文件題名、案卷題名、類別題名、全宗題名。文件題名一般指正題名，也可能同時存在并列題名、副題名和說明題名文字。正題名是檔案的主要題名。填寫題名時，一般以照實(shí)抄錄為原則，如果沒有原件沒有標(biāo)題，或者標(biāo)題不規(guī)范、標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便后續(xù)檢索的，應(yīng)該全部或者部分自擬標(biāo)題。

　　檔案數(shù)字化元數(shù)據(jù)著錄公司開展工作的具體步驟：

　　第一，著錄前處理。檔案著錄前，對檔號上存在的問題和質(zhì)量不高的案卷，作一些必要的處理，盡量做到符合規(guī)范化要求，以利于著錄標(biāo)引工作的順利進(jìn)行。比如全宗號、案卷目錄號、案卷號出現(xiàn)重復(fù)的要調(diào)整處理使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、便于電子計算機(jī)檢索;檔案文件原為張?zhí)柕闹匦戮庬撎?，原張?zhí)柋Ａ簟n案文件無責(zé)任者或責(zé)任者弄錯的考證后訂正;文件沒有目錄的要補(bǔ)上等等。

　　第二，檔案著錄。檔案著錄是對檔案文件(案卷)的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和著錄在系統(tǒng)里，具有登記、介紹、報道、交流和檢索的作用，其中最主要最通常的應(yīng)用就是信息檢索，使信息利用者能夠通過信息的某些特征(如責(zé)任者、題名、歸檔年度等)從浩如煙海的檔案中快速定位自己所需要的檔案類。

　　著錄格式與標(biāo)識符號要嚴(yán)格按《檔案著錄規(guī)則》進(jìn)行，對檔號、文件題名、責(zé)任者、形成時間、文件編號、文種等字段進(jìn)行如實(shí)著錄，不能遺漏。分類號、主題詞按檔案文件(案卷)內(nèi)容特征標(biāo)引著錄。著錄級次一般采用文件級，個別特殊的如專案材料、統(tǒng)計報表、會議簡報等采用案卷級，與文件級同時著錄。著錄項目解釋按統(tǒng)一規(guī)定執(zhí)行。

　　第三，主題標(biāo)引。主題標(biāo)引是對檔案文件進(jìn)行分析，要求選用確切的檢索詞(從詞表中選取與檔案主題內(nèi)容相符的檢索詞作為檢索標(biāo)識給予該檔案)，正確地將自然語言轉(zhuǎn)換成規(guī)范化的檢索語言表達(dá)檔案所論及或涉及的事物，給主題分析結(jié)果賦予檢索標(biāo)識，而不管被標(biāo)引的檔案是從哪種職能角度論述該事物。要求檔案文件要一份份地進(jìn)行審讀和分析，要考慮利用者的檢索要求，直接地、客觀地反映檔案文件論述的事物、對象和問題。不能單純地依據(jù)題名進(jìn)行分析，不能摻雜個人觀點(diǎn)。

　　主題詞一般考慮主題構(gòu)成的五個因素：主體因素、通用因素、位素因素、時間因素、文獻(xiàn)因素，要充分考慮主題分析的全面性、專指性，最大限度地滿足查全和查準(zhǔn)的需要。

　　第四，分類標(biāo)引。分類標(biāo)引是針對檔案內(nèi)容的職能分工或事物性質(zhì)進(jìn)行標(biāo)引，采用全國統(tǒng)一的檔案檢索分類號，對檔案文件給予分類號標(biāo)識，將每份檔案歸入所反映的社會職能分工或事物性質(zhì)的類目。

　　第五，嚴(yán)格審校。審校工作是檔案著錄工作的最后一道工序，是著錄標(biāo)引的重要環(huán)節(jié)，也是保證著錄標(biāo)引質(zhì)量的重要措施。為了提高檔案著錄標(biāo)引的質(zhì)量，著錄完一個案卷后，著錄人員要對照文件互相交換校對，用集中討論的方法，對存在問題的條目進(jìn)行補(bǔ)充和修正。

　　最后，在檔案數(shù)字化前處理工作中，檔案著錄是銜接檔案掃描的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化成果開放利用的基本手段。它的準(zhǔn)確性關(guān)系到能否運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行有效的檔案目錄檢索，直接影響到檔案數(shù)字化后檔案利用中的“查準(zhǔn)率”和“查全率”。因此，檔案數(shù)字化元數(shù)據(jù)著錄公司服務(wù)對組織的檔案管理來說意義重大。