檔案管理的檔案數(shù)字化系統(tǒng)包括：檔案信息數(shù)據(jù)庫、統(tǒng)一身份認證系統(tǒng)、統(tǒng)一權(quán)限管理平臺、全文搜索引擎、安全保障平臺以及及時消息平臺等檔案管理相關(guān)的基礎(chǔ)系統(tǒng)。

　　近期，中博奧信息技術(shù)有限公司上線運行了公共資源交易檔案數(shù)字化系統(tǒng)，全面實現(xiàn)了項目歸檔自動化，項目查詢電子化，項目存儲智能化。

　　中博奧信息技術(shù)有限公司以交易項目標段（包）為主體標識，交易流程為運行路徑，通過信息自動歸檔功能，全面匯集電子資料、音視頻等數(shù)據(jù)，將全流程檔案數(shù)據(jù)鏈智能封裝存儲，做到了交易檔案“零丟失、零差錯、零失誤”，確保以檔案真實還原交易真實，實現(xiàn)檔案管理新突破。

　　檔案數(shù)字化系統(tǒng)

　　一是功能完善。系統(tǒng)開發(fā)涵蓋檔案配置、檔案歸檔、檔案利用、數(shù)據(jù)采集、檔案統(tǒng)計、數(shù)據(jù)對接6項內(nèi)容，實現(xiàn)信息管理、案卷目錄管理、文件目錄管理、配置文件管理、電子檔案歸檔審批、變更歸檔審批、檔案查詢、檔案在線預覽、檔案下載、檔案授權(quán)、歸檔信息、下載信息、檔案信息統(tǒng)計等功能。

　　二是職責清晰。電子檔案使用人員包括招標人（采購人、出讓轉(zhuǎn)讓人）、投標人（供應商、受讓人）、公檢法、紀檢監(jiān)察、行政監(jiān)督、審計監(jiān)督等部分單位的工作人員，使用者可以對項目信息、檔案信息進行在線閱覽；也可以對項目信息、檔案內(nèi)容進行在線下載光盤刻錄等。檔案管理人員負責信息采集、歸檔核驗、檔案處置、檔案配置、檔案借閱（調(diào)）等日常管理方面的工作。系統(tǒng)管理人員主要對電子檔案管理系統(tǒng)進行運行維護，包括日志管理、權(quán)限管理、系統(tǒng)配置等。

　　三是歸檔便捷。項目交易過程中的備案材料、立項文件、招標公告、投標文件、評標報告、質(zhì)疑答復、中標公示、合同簽訂、保證金退還以及音視頻資料等全部由系統(tǒng)集成。項目交易完成后，系統(tǒng)會按設(shè)定的目錄要求、流程環(huán)節(jié)、時間順序，自動形成歸檔材料，只要項目歸檔發(fā)起人（主要是招標代理機構(gòu)）提交歸檔，交易中心檔案核驗通過后就可形成一份完整的檔案。

　　四是查詢高效。檔案材料全部由交易平臺系統(tǒng)集成，自動生成，只要材料齊全，就可在電腦上實行“一鍵”歸檔。歸檔后的材料，全部實行“云存儲”和智能化管理，只要輸入項目編號、項目名稱、項目交易時間段的任意一項就可實行自動檢索，即時查詢該項目的全部電子文件和音視頻資料檔案資料。

　　五是節(jié)省費用。招標代理公司制作紙質(zhì)檔案需要分類、分項、分步進行整理、印刷、裝訂，時間長、費用高。同時存放紙質(zhì)檔案交易中心也需要一定空間，并且對溫度、濕度要求非常高，給交易中心和招標代理公司都帶來了很大不便。實行交易檔案數(shù)字化管理后，既節(jié)省了檔案存放空間，提高了歸檔工作效率，又減少了費用開支。據(jù)統(tǒng)計，交易中心每年大約形成2000多件檔案，僅裝訂費用就為企業(yè)節(jié)省20多萬元。

　　為全面推動公共資源交易檔案數(shù)字化系統(tǒng)工作,市公共資源交易中心投資60多萬元,對歷史檔案進行了掃描，掃描工作結(jié)束后，泰安市公共資源交易檔案全部實現(xiàn)電子化管理。下一步將積極探索“線上檔案館”場景化模式，豐富完善在線搜索、在線閱覽、在線查詢等功能，進一步為社會各界提供高效優(yōu)質(zhì)服務。