《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》要求，“機(jī)關(guān)的全部檔案應(yīng)當(dāng)集中、統(tǒng)一管理。機(jī)關(guān)檔案管理應(yīng)當(dāng)維護(hù)檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，便于檢索、利用和開(kāi)發(fā)”。蘭臺(tái)檔案整理服務(wù)公司簡(jiǎn)介明確了機(jī)關(guān)檔案管理的基本原則、基本要求和基本目標(biāo)。

　　蘭臺(tái)檔案整理服務(wù)公司簡(jiǎn)介

　　一、基本原則

　　機(jī)關(guān)檔案管理的基本原則是集中、統(tǒng)一管理。這項(xiàng)原則源自《機(jī)關(guān)檔案工作條例》的集中統(tǒng)一原則，但在表述上更加清晰明確，即：一要集中管理，二要統(tǒng)一管理。

　　所謂集中管理，是指對(duì)屬于國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料，必須按照規(guī)定向本單位檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行移交，進(jìn)行集中保存和管理，以達(dá)到集約管理、節(jié)省成本的目的。在實(shí)踐中，確實(shí)存在檔案實(shí)體在一定時(shí)期內(nèi)分散管理的現(xiàn)象，比如會(huì)計(jì)檔案、科技檔案等需要按照國(guó)家規(guī)定、工作進(jìn)度及利用需求等，在相應(yīng)部門留存一定時(shí)間，但這與集中管理原則并不矛盾。所以，集中管理不是無(wú)規(guī)則、機(jī)械的集中，而是在滿足國(guó)家規(guī)定及工作實(shí)際需要的前提下進(jìn)行的集中。從實(shí)現(xiàn)檔案管理的目的來(lái)說(shuō)，強(qiáng)調(diào)集中管理，除了物理集中外，還應(yīng)強(qiáng)調(diào)管理責(zé)任的轉(zhuǎn)移和管理權(quán)的集中，更應(yīng)關(guān)注信息的集中。

　　所謂統(tǒng)一管理，是指機(jī)關(guān)檔案管理應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一歸口，由機(jī)關(guān)檔案部門制定統(tǒng)一的檔案管理原則、方法和要求，對(duì)各個(gè)門類檔案的收集對(duì)象、整理方法、保管保護(hù)、歸屬流向等重要內(nèi)容進(jìn)行約束規(guī)范，避免各行其是。

　　二、基本要求

　　機(jī)關(guān)檔案管理的基本要求是維護(hù)檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，即通常所稱的“四性”。將“四性”確定為機(jī)關(guān)檔案管理的基本要求，一是由于機(jī)關(guān)檔案中電子檔案的比重越來(lái)越大，因而在檔案管理要求上需要認(rèn)真考慮電子檔案管理需求；二是“四性”與完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全等傳統(tǒng)檔案管理要求在本質(zhì)上是一致的，而且“四性”對(duì)于傳統(tǒng)載體檔案管理來(lái)說(shuō)同樣具有啟發(fā)和借鑒意義。

　　1.真實(shí)

　　“真實(shí)”強(qiáng)調(diào)檔案的形成應(yīng)當(dāng)遵循相關(guān)的管理辦法和流程，并且全過(guò)程都在受控的環(huán)境中進(jìn)行，檔案內(nèi)容、版面結(jié)構(gòu)和形成背景未被篡改。比如，無(wú)論紙質(zhì)公文、電子公文都需要按照公文辦理規(guī)定的程序、要求完成并歸檔。

　　2.完整

　　“完整”強(qiáng)調(diào)檔案應(yīng)當(dāng)齊全完整，檔案門類、卷（件）構(gòu)成、文件構(gòu)成要素等各個(gè)層面都要保證齊全。比如，件內(nèi)文件正本、發(fā)文稿紙、定稿等要齊全，正本的正文、附件都要齊全等。

　　3.可用

　　“可用”強(qiáng)調(diào)的是文件能夠被定位查找、檢索、呈現(xiàn)或理解。所以，要按照規(guī)范進(jìn)行組件或立卷，保持文件之間聯(lián)系，進(jìn)行必要的著錄，編制檢索工具，并采用適當(dāng)?shù)奈臋n格式等。

　　4.安全

　　“安全”強(qiáng)調(diào)要為檔案提供安全可信賴的環(huán)境，保證檔案實(shí)體安全和信息安全。

　　三、基本目標(biāo)

　　機(jī)關(guān)檔案管理的基本目標(biāo)是便于檢索、利用和開(kāi)發(fā)。這一目標(biāo)提出了兩個(gè)要求。

　　1.機(jī)關(guān)檔案管理要便于檢索，要以方便檢索為導(dǎo)向。檔案檢索是對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)存儲(chǔ)和根據(jù)需要進(jìn)行查找的工作，是開(kāi)展檔案利用服務(wù)的必要條件，是開(kāi)發(fā)信息資源的重要手段。要在檔案管理中貫徹“簡(jiǎn)化整理、深化檢索”理念，積極開(kāi)展機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)，為檢索提供便利。

　　2.機(jī)關(guān)檔案管理要便于利用和開(kāi)發(fā)。檔案的利用和開(kāi)發(fā)是檔案管理工作永恒的主題，是實(shí)現(xiàn)檔案自身價(jià)值的根本途徑，也是檔案事業(yè)發(fā)展的客觀需要。只有通過(guò)利用和開(kāi)發(fā)，把原始的、分散的、蕪雜的檔案材料通過(guò)分析、整理、歸納、加工，從中提煉出真正對(duì)工作有用的內(nèi)容，才能真正發(fā)揮檔案的憑證、參考、研究等方面的作用，才能真正把“靜態(tài)檔案”變成“動(dòng)態(tài)信息”，機(jī)關(guān)檔案管理的意義才能充分體現(xiàn)出來(lái)。