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數(shù)字檔案館是指各級各類檔案館為適應(yīng)信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求,運用現(xiàn)代信息、技術(shù)對檔案管理數(shù)字化建設(shè)進行采集、加工、存儲、管理,并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺提供公共檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。
建設(shè)數(shù)字檔案館,有利于提高檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平,有利于確保數(shù)字檔案永久存儲與安全保管,有利于促進公共檔案服務(wù)能力拓展和實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。
檔案管理數(shù)字化建設(shè)
智慧檔案系統(tǒng)綜合運營,引進智慧城市建設(shè)的先進理念,融合了豐厚的接口和現(xiàn)代化信息通信技術(shù),支持智慧檔案館庫房庫房一體化監(jiān)控管理系統(tǒng)、門禁管理系統(tǒng)、視頻監(jiān)控管理系統(tǒng)、能耗管理系統(tǒng)、資產(chǎn)定位(RFID)管理系統(tǒng)、密集架管理系統(tǒng)、三維可視化系統(tǒng)、報表管理系統(tǒng)等多個系統(tǒng)接入平臺;
01、預處理
預處理又稱前處理,是數(shù)字化檔案資源建設(shè)的第一步,主要內(nèi)容包括鑒選、清點、登記、整理、清潔、修復等。
鑒選是指對檔案真?zhèn)魏蜋n案價值的鑒定,鑒別和判定檔案的價值,挑選有價值的檔案妥善保存,剔除無須保存的檔案予以處理;確系要數(shù)字化的對象,應(yīng)對其規(guī)格、數(shù)量進行清點、登記,并開展必要的整理、清潔和修復工作,使待數(shù)字化的實體檔案及其目錄有序化,為下一步的數(shù)字化轉(zhuǎn)換做好準備,提供規(guī)范的目錄數(shù)據(jù)和可直接進行數(shù)字化加工的實體。
02、數(shù)字化加工/轉(zhuǎn)換
數(shù)字化加工/轉(zhuǎn)換的主要內(nèi)容是將記錄在傳統(tǒng)載體的檔案信息通過模數(shù)轉(zhuǎn)換技術(shù)和設(shè)備轉(zhuǎn)換為以數(shù)字形式表示的信息資源。不同類型的實體檔案,模數(shù)轉(zhuǎn)換技術(shù)和設(shè)備不同。紙質(zhì)檔案、照片的數(shù)字化加工主要采用掃描儀、數(shù)碼相機等設(shè)備加以掃描或拍照,縮微膠片的數(shù)字化主要采用縮微膠片掃描儀加以掃描。錄音檔案的數(shù)字化設(shè)備主要是音頻采集卡,錄像檔案的數(shù)字化設(shè)備則是視頻采集卡,錄音、錄像的輸出設(shè)備通過特定的音視頻傳輸線與音頻采集卡、視額采集卡相連,音頻采集卡、視頻采集卡安裝在計算機上。
檔案數(shù)字化加工主要流程包括:提卷-拆卷-檔案著錄-掃描-圖像處理-OCR-校對-版式還原-轉(zhuǎn)雙層PDF-終驗-掛接。
03、信息處理
信息處理是指以歸檔文件的內(nèi)容及表達文件內(nèi)容的信息為處理對象,對信息進行有序組織的過程.對所得的圖像、多媒體信息等加以適當?shù)奶幚恚苑侠眯枨?。具體的工作內(nèi)容包括核對(對照原始檔案進行)、壓縮、去邊、去污、去噪、去干擾,采用光學符號識別(OCR)技術(shù)對圖像中的文字加以識別,通過矢量化技術(shù)將光柵圖像轉(zhuǎn)化為矢量圖形等。在需要的情況下,還可嵌人數(shù)字水印,以保護數(shù)字化檔案資源的知識產(chǎn)權(quán)。
04、信息組織
信息組織負責建立機讀目錄和索引,創(chuàng)建目錄、全文、多媒體等數(shù)據(jù)庫,并將數(shù)字化信息(圖像、原文、音頻、視頻等)與目錄、索引信息加以掛接。
若在數(shù)字化加工之前已建有機讀目錄,則需要補充一些必要的著錄項目,如數(shù)字化檔案信息資源的計算機文件名、存儲位置、格式等;還可能需要修正完善些必要的著錄項目,如關(guān)鍵詞、摘要等。著錄是檔案智力控制的手段,機讀目錄的著錄質(zhì)量,關(guān)系到數(shù)字化檔案信息的查檢和維護工作的難易,歷來都是理論和實踐關(guān)注的重點,著錄標準化又是重中之重。對于有研究價值的歷史檔案信息,這個階段還可能需要開展必要的研究工作,比如對原文中人名、地名信息的考證,應(yīng)將考證結(jié)果和考證依據(jù)資料并予以著錄。
05、信息存儲
信息存儲是指為數(shù)字化檔案及其目錄信息選擇恰當?shù)拇鎯橘|(zhì)、存儲方式和存儲架構(gòu)。數(shù)字化檔案信息資源的存儲要求、方法與電子文件的存儲要求、方法基本一致。
06、信息服務(wù)
便于傳輸、利用是數(shù)字信息的一大特色,在更大范圍為更多用戶提供更及時、更滿意的服務(wù)也是檔案數(shù)字化的根本動力。綜合檔案館的數(shù)字化館藏凡屬公開范圍的,宜通過互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站的方式對外發(fā)布,提供在線利用。檔案室的數(shù)字化信息則宜通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)為內(nèi)部用戶所共享。負有公共服務(wù)職責的機構(gòu),也應(yīng)考慮通過在線查詢、就地閱覽等方式對公眾提供服務(wù)。
具體利用方式要視館藏的具體情況而言。目前國內(nèi)外很多數(shù)字影像的在線服務(wù)方式是提供免費的在線目錄檢索和小尺寸、低分辨率圖像的瀏覽,而原始尺寸、高分辨率的影像利用,則需要申請付費使用。數(shù)字化手段在很大程度上提高了檔案館的服務(wù)能力和響應(yīng)速度,一些檔案館已經(jīng)接近或達到商業(yè)機構(gòu)的服務(wù)水準。
07、信息維護
將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后,檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠的檔案材料,數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護,另外,通過檔案的數(shù)字化處理后,防止了部分檔案篡改的行為。
數(shù)字檔案館的建立,將使檔案的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、服務(wù)項目、技術(shù)水平得到巨大擴展提升,使檔案的收集、管理、利用從原來以手工為主轉(zhuǎn)變?yōu)槌浞掷糜嬎銠C技術(shù)的自動化處理,實現(xiàn)電子文件的及時歸檔,并為檔案資料的長期保存提供便利手段,為計算機技術(shù)、信息技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)的結(jié)合提供典范。