檔案是一個(gè)組織信息管理的基礎(chǔ)，也是知識(shí)資源的核心部分，所以要實(shí)現(xiàn)本單位的知識(shí)資源的管理，首先要做好電子檔案的管理。

　　北京整理檔案的公司

　　什么是“檔號(hào)”？

　　檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔號(hào)編制規(guī)則》(DA/T 13-1994)中對(duì)檔號(hào)的定義為：檔案館（室）在整理和管理檔案的過(guò)程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。

　　檔號(hào)編制原則：

　　（1）唯一性原則

　　檔案館（室）內(nèi)檔號(hào)應(yīng)指代單一。不同編號(hào)對(duì)象應(yīng)賦予不同代碼，一個(gè)代碼只表示一個(gè)編號(hào)對(duì)象。

　?。?）合理性原則

　　檔號(hào)結(jié)構(gòu)必須與館藏檔案的整理分類(lèi)體系相適應(yīng)。

　?。?）穩(wěn)定性原則

　　檔號(hào)一經(jīng)確定，一般不應(yīng)隨意改變。

　?。?）擴(kuò)充性原則

　　檔號(hào)必須留有適當(dāng)?shù)倪f增容量，以便適應(yīng)不斷擴(kuò)充檔案的需要。

　?。?）簡(jiǎn)單性原則

　　檔號(hào)力求簡(jiǎn)短明了，以便減少代碼差錯(cuò)，節(jié)省存貯空間，提高處理效率。

　　檔號(hào)結(jié)構(gòu)分類(lèi)

　　檔號(hào)結(jié)構(gòu)分為三種：

　　第一種結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)-案卷目錄號(hào)-案卷號(hào)-件、頁(yè)（張）號(hào)。

　　第二種結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)-類(lèi)別號(hào)-案卷號(hào)-件、頁(yè)（張）號(hào)。

　　第三種結(jié)構(gòu)為：類(lèi)別號(hào)-項(xiàng)目號(hào)-案卷號(hào)-件、頁(yè)（張）號(hào)。

　　國(guó)家檔案局在新頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）中，增加了歸檔文件檔號(hào)結(jié)構(gòu)和編制要求，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：歸檔文件應(yīng)依分類(lèi)方案和排列順序編寫(xiě)檔號(hào)。檔號(hào)編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性原則。

　　檔號(hào)的結(jié)構(gòu)宜為：全宗號(hào)-檔案門(mén)類(lèi)代碼?年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼-件號(hào)。上、下位代碼之間用“-”連接，同一級(jí)代碼之間用“?”隔開(kāi)。如“Z109-WS?2011-Y-BGS-0001”。、

　　檔號(hào)結(jié)構(gòu)和檔案排列編號(hào)（參考）

　　文書(shū)檔案

　　1、排列編號(hào)方法：

　　按照同一年度，同一保管期限進(jìn)行排列編制件號(hào)；

　　2、檔號(hào)：

　　由全宗號(hào)-年度-保管期限-機(jī)構(gòu)號(hào)-件號(hào)組成；

　　如：

　　聲像檔案

　　1、編號(hào)排列方法：

　　按照載體不同設(shè)置二級(jí)類(lèi)目；照片檔案在同一保管期限內(nèi)、同一盒內(nèi)進(jìn)行排列，編制件號(hào)，件號(hào)在盒內(nèi)流水，其它載體類(lèi)檔案按照文件類(lèi)型（01-錄音文件、02-錄像文件、03數(shù)據(jù)文件、文件、04-其它）再設(shè)置二級(jí)類(lèi)目，在盤(pán)號(hào)內(nèi)對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)。

　　1.1照片檔案檔號(hào)：

　　全宗號(hào)—分類(lèi)號(hào)—保管期限—盒號(hào)—件號(hào)。

　　如：

　　1.2聲像檔案檔號(hào)：

　　全宗號(hào)—分類(lèi)號(hào)—二級(jí)分類(lèi)號(hào)—件號(hào)。

　　如：

　　審計(jì)檔案

　　1、排列編號(hào)方法：

　　在一級(jí)類(lèi)目下，按審計(jì)項(xiàng)目設(shè)置編號(hào)；

　　2、檔號(hào)：

　　全宗號(hào)—分類(lèi)號(hào)—項(xiàng)目號(hào)—案卷號(hào)—件號(hào)

　　如：

　　會(huì)計(jì)檔案

　　1、排列編號(hào)方法：

　　在一級(jí)類(lèi)目下，按照二級(jí)類(lèi)目編制目錄號(hào)和案卷號(hào)；

　　2、檔號(hào)：

　　全宗號(hào)—目錄號(hào)（一級(jí)類(lèi)目代字+二級(jí)類(lèi)目代字+年度號(hào)）—案卷號(hào)；

　　二級(jí)類(lèi)目為：憑證1、賬簿2、報(bào)表3、其他4。

　　其中根據(jù)公司實(shí)際運(yùn)作情況，可將財(cái)務(wù)檔案按“類(lèi)別—機(jī)構(gòu)—年度”的分類(lèi)方法，按不同機(jī)構(gòu)進(jìn)行立卷歸檔，分別給予目錄號(hào)，只有一個(gè)機(jī)構(gòu)的，可不做機(jī)構(gòu)號(hào)區(qū)分。如SH1.1表示上海公司第一本會(huì)計(jì)憑證目錄號(hào)，其中，第一個(gè)“1”表示會(huì)計(jì)憑證，第二個(gè)“1”表示年度號(hào)。SH2.1表示上海公司第一本會(huì)計(jì)賬薄目錄號(hào)，以此類(lèi)推。

　　如：

　　設(shè)備儀器檔案

　　1、排列編號(hào)方法：

　　在一級(jí)類(lèi)目下，按設(shè)備種類(lèi)或型號(hào)設(shè)置；

　　2、檔號(hào)：

　　全宗號(hào)—分類(lèi)號(hào)（SB）—設(shè)備種類(lèi)（型號(hào)）—案卷號(hào)

　　如：

　　實(shí)物檔案

　　1、排列編號(hào)方法：

　　按照實(shí)物載體不同設(shè)置二級(jí)類(lèi)目，在同一年度內(nèi)，編制件號(hào)；

　　2、檔號(hào)：

　　全宗號(hào)—一級(jí)分類(lèi)號(hào)（實(shí)物）—保管期限—件號(hào)