上市的檔案數(shù)字化公司：2022年6月9日正逢第15個(gè)國際檔案日，那國際檔案日又是如何由來呢？國際檔案日由國際檔案理事會(huì)（ICA）設(shè)立，ICA組織成立于1948年6月9日，2008年6月9日為慶祝ICA成立60周年紀(jì)念日，ICA全體成員在加拿大魁北克舉行的年度全體會(huì)議上投票決定，將每年的6月9日定為“國際檔案日”。從此，國際檔案日成為世界檔案界的一個(gè)盛大節(jié)日。

　　在社會(huì)不斷數(shù)字化發(fā)展的大背景下，國家對(duì)檔案管理也提倡使用電子化的方式。2020年修訂的檔案法中：電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證。

　　同年11月，國家檔案局辦公室又針對(duì)電子檔案的單套管理發(fā)出了征詢意見稿，檔案能夠單獨(dú)以電子形式歸檔。

　　上市的檔案數(shù)字化公司同時(shí)，大力開展企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)工作。

　　組織在檔案管理過程中，存在著收集、整理、管理、利用等方面的痛點(diǎn)：

　　檔案分散在不同部門和各個(gè)系統(tǒng)，收集麻煩，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)；

　　檔案手動(dòng)整理工作量大，重復(fù)量大，電子紙質(zhì)檔案如何同步？

　　檔案的鑒定、銷毀步驟復(fù)雜，評(píng)定程序繁瑣，如何有效管理？

　　檔案利用效率低，檔案查詢難，一份檔案無法多人同時(shí)借閱，

　　上市的檔案數(shù)字化公司數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，提供紙質(zhì)檔案與電子檔案統(tǒng)一管理，以檔案全生命周期管理為核心，支持檔案收集、檔案整理、檔案利用、檔案鑒定、檔案銷毀等全過程，構(gòu)建一個(gè)數(shù)字化成果自動(dòng)歸檔、有效防篡改、可查可驗(yàn)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。

　?。〝?shù)字化檔案管理系統(tǒng)架構(gòu)）

　　數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)核心亮點(diǎn)

　　檔案的全生命周期管理：通過流程對(duì)檔案借閱、鑒定實(shí)現(xiàn)在線審批操作，實(shí)現(xiàn)檔案“收、管、用”全過程管理。

　　電子檔案的自動(dòng)歸檔：具備電子檔案管理的天然要素，多種方式、渠道獲取檔案。

　　3秒完成信息檢索：多維度、多類型的檢索方式，精準(zhǔn)定位所需信息；

　　數(shù)據(jù)鎖定能力：對(duì)內(nèi)實(shí)現(xiàn)操作可溯可查，操作記錄完整，系統(tǒng)日志鎖定；對(duì)外能夠滿足監(jiān)管、審計(jì)等各方面的要求，電子簽名的能力使得電子檔案不被篡改；

　　對(duì)檔案進(jìn)行第三方數(shù)據(jù)存證：系統(tǒng)可以與權(quán)威司法公證處、第三方司法區(qū)塊鏈對(duì)接，實(shí)現(xiàn)文件hash值三方存證，進(jìn)一步保證檔案數(shù)據(jù)的安全性；

　　全面支持信創(chuàng)適配：系統(tǒng)全面適配信創(chuàng)環(huán)境、包含CPU、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、中間件，全面滿足信創(chuàng)要求；

　　統(tǒng)一集成異構(gòu)系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)：從各個(gè)系統(tǒng)自動(dòng)歸集需要?dú)w檔的文件數(shù)據(jù)，并且進(jìn)行身份驗(yàn)證，檢測(cè)安全性、真實(shí)性、完整性、可用性，加蓋電子簽名，在授權(quán)情況下檔案系統(tǒng)的文件數(shù)據(jù)可被各個(gè)系統(tǒng)調(diào)用。

　　全生命周期的檔案管理方案

　　一、檔案收集

　　檔案接收支持在線接收和離線接收的方式，能夠保存處理過程信息。支持多種方式錄入檔案數(shù)據(jù)，保存接收的處理記錄。

　　（檔案收集功能架構(gòu)）

　　數(shù)字化成果接收：

　　檔案條目由管理員維護(hù)后導(dǎo)入，在線查看導(dǎo)入結(jié)果，檔案條目與磁盤等存儲(chǔ)介質(zhì)中的原始文件掛接。

　　接口集成采集：

　　檔案系統(tǒng)提供多種系統(tǒng)集成方式，可以提供標(biāo)準(zhǔn)的接口被其他系統(tǒng)調(diào)用，可以主動(dòng)開發(fā)調(diào)用其他系統(tǒng)接口。接口采集的數(shù)據(jù)及記錄統(tǒng)一以列表形式展示，采集記錄清晰可查。

　　組織中合同、公文、項(xiàng)目等業(yè)務(wù)場(chǎng)景中會(huì)產(chǎn)生大量文件。檔案系統(tǒng)中和這些業(yè)務(wù)場(chǎng)景機(jī)器流程關(guān)聯(lián)，自動(dòng)收集業(yè)務(wù)檔案。

　?。ǘ喾N集成方式）

　　對(duì)于一些業(yè)務(wù)場(chǎng)景，檔案系統(tǒng)也可以根據(jù)業(yè)務(wù)管理規(guī)范，催收還未歸檔的數(shù)據(jù)及文件。

　　接收管理：

　　支持對(duì)接收的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行質(zhì)量檢查。

　?。ń邮諜z測(cè)）

　　檔案管理員對(duì)于從各個(gè)渠道接受來的數(shù)據(jù)可以進(jìn)一步分析處理，有價(jià)值的檔案可以進(jìn)行排序、編號(hào)、著錄等基礎(chǔ)操作。

　　二、檔案管理

　?。n案管理整體架構(gòu)）

　　檔案整理庫：

　　檔案進(jìn)入整理庫后，可以以多維度的方式進(jìn)行分類整理。

　　通過靈活定義檔案門類，可以根據(jù)年份、類型、全宗、項(xiàng)目號(hào)多種維度進(jìn)行自定義設(shè)置，并且能按國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行建立全宗卷。

　　（檔案整理庫）

　　檔案鑒定：

　　檔案系統(tǒng)中的鑒定類型一般分為四種：開放鑒定、保管期限鑒定、密集鑒定、銷毀鑒定等。

　　系統(tǒng)能夠按照預(yù)先設(shè)置好的處理規(guī)則，自動(dòng)提醒檔案到期，檔案管理員可以選擇一批需要鑒定的檔案，批量進(jìn)行處理。

　?。n案鑒定）

　　檔案密級(jí)鑒定是對(duì)系統(tǒng)內(nèi)檔案整理好的檔案進(jìn)行密級(jí)重新分配的過程，通過嚴(yán)格的審核流程對(duì)檔案的密級(jí)進(jìn)行重新調(diào)整。

　　檔案銷毀：

　　到期檔案可以進(jìn)行銷毀鑒定，需要銷毀的檔案進(jìn)入到檔案銷毀清單中，待實(shí)體銷毀后可以進(jìn)行確認(rèn)，保證相關(guān)銷毀操作被記錄下來。

　　當(dāng)鑒定流程結(jié)束后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將鑒定結(jié)果為無價(jià)值的檔案歸入待銷毀庫。

　　檔案管理員定期執(zhí)行銷毀動(dòng)作，銷毀后的檔案可以直接刪除，也可以根據(jù)預(yù)設(shè)的規(guī)則進(jìn)入回收站，這樣的當(dāng)時(shí)避免有些檔案被錯(cuò)誤處理,最大限度的保證用戶檔案信息資源的安全。

　　回收站的檔案會(huì)在預(yù)設(shè)的時(shí)間到達(dá)后自動(dòng)銷毀。

　　檔案庫房管理：

　　為了解決紙質(zhì)檔案保管的問題，比如檢索不便，管理記錄混亂等，檔案管理庫助力組織實(shí)現(xiàn)檔案入庫、上架、出庫、移庫、盤點(diǎn)等全過程數(shù)字化管理。

　　檔庫房維護(hù)支持庫房、區(qū)域、密集架等設(shè)置，可以定義庫房等面積、位置、管理人員信息。

　　檔案管理庫將庫房?jī)?nèi)部支持分隔成多個(gè)區(qū)域，每個(gè)可以設(shè)置多個(gè)不同等密集架，設(shè)置不同密集架的規(guī)格、容量等信息。能夠打印密集架的便簽，便于后期掃碼上架操作。

　?。n案庫房管理）

　　能夠錄入庫房的溫濕度信息，系統(tǒng)提供標(biāo)準(zhǔn)接口，可與外部溫濕度傳感器對(duì)接，自動(dòng)完成溫濕度采集工作。

　　為了檔案庫房安全，保障檔案實(shí)體和信息安全，需要定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行檢查，需要將每次檢查結(jié)果錄入系統(tǒng)統(tǒng)一管理。

　　因?yàn)闄n案庫房專人管理，非工作人員允許不可隨意進(jìn)入，日常管理要求堅(jiān)持出入登記制度，隨時(shí)記錄利用崗?fù)鈾n案工作人員出入庫情況。

　　三、檔案利用

　?。n案利用功能架構(gòu)）

　　檔案檢索：

　　針對(duì)海量數(shù)據(jù)，檔案管理系統(tǒng)提供了多種檢索方式，包括全文檢索、條件檢索、元數(shù)據(jù)檢索來定位目標(biāo)文檔。

　　（檔案檢索）

　　檔案借閱：

　　員工可以在借閱列表中檢索，選擇需要借閱的文件加入借閱流程，也支持在借閱期內(nèi)發(fā)起續(xù)借申請(qǐng)，可延長(zhǎng)借閱周期。

　　（檔案借閱）

　　在線預(yù)覽的檔案支持水印加注，防止檔案內(nèi)容的外泄。允許下載的檔案，也會(huì)附件生成水印。

　　對(duì)于電子檔案，系統(tǒng)能夠按照借閱期限，自動(dòng)收回檔案借閱權(quán)限；對(duì)于傳統(tǒng)實(shí)體檔案，系統(tǒng)能夠自動(dòng)提醒用戶歸還檔案。

　　檔案編研：

　　在編研模塊中，組織內(nèi)部可以建立專題，對(duì)檔案庫中的檔案進(jìn)行再利用，發(fā)掘檔案深度價(jià)值

　　可以按照主題設(shè)定檔案編研任務(wù)，設(shè)定相關(guān)的工作計(jì)劃，填寫專題名稱、編研類型、參與的編研人員、主編人員、編研類型。

　　可以按照編研主題收集相關(guān)檔案材料，匯集到檔案，方便參與編研的人員共享資料。

　　同時(shí)支持在線編研，可以直接錄入編研成果；支持編研成果上傳，錄入多個(gè)成果物。

　?。n案在線編研）

　　四、檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表

　　數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，能夠支持讀取內(nèi)部檔案數(shù)據(jù)和集成系統(tǒng)數(shù)據(jù)，動(dòng)態(tài)生成看板和報(bào)表。多維度統(tǒng)計(jì)圖形化報(bào)表展示了系統(tǒng)檔案管理的全貌。

　　例如，檔案接收數(shù)量、接收類型統(tǒng)計(jì)、檔案檢索排名、鑒定類型統(tǒng)計(jì)、管理情況統(tǒng)計(jì)等等，圖表也支持?jǐn)?shù)據(jù)穿透，能夠穿透到具體的數(shù)據(jù)源中。

　?。n案統(tǒng)計(jì)報(bào)表）

　　亮點(diǎn)總結(jié)

　　在數(shù)字化大背景下，積極響應(yīng)國家對(duì)檔案管理的政策，實(shí)現(xiàn)電子檔案自動(dòng)歸檔、檔案全生命周期數(shù)字化管理、3秒可檢索、文件防篡改、可第三方存證、快速集成各類系統(tǒng)，滿足各類組織檔案管理需求，全面優(yōu)化檔案管理成本，保證組織檔案安全可信。