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工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案也稱工業(yè)產(chǎn)品檔案,簡(jiǎn)稱產(chǎn)品檔案,是在工業(yè)產(chǎn)品設(shè)計(jì)、研制活動(dòng)和生產(chǎn)制造活動(dòng)中形成的科學(xué)技術(shù)檔案,主要產(chǎn)生在工業(yè)產(chǎn)品的設(shè)計(jì)部門(mén)和工礦企業(yè)單位。工業(yè)產(chǎn)品檔案內(nèi)容十分豐富,專業(yè)極其繁多,形式多種多樣。
簡(jiǎn)單說(shuō),五花八門(mén)的工業(yè)產(chǎn)品世界,有多少種工業(yè)產(chǎn)品就有多少的工業(yè)產(chǎn)品檔案。從各種機(jī)床、車(chē)輛、飛機(jī)、船舶到采礦機(jī)械、起重機(jī)械等機(jī)器或機(jī)械產(chǎn)品;從電視機(jī)、錄音機(jī)、計(jì)算機(jī)、雷達(dá)等電子產(chǎn)品到冶金、石油、化工產(chǎn)品,從紡紗織布、衣帽鞋襪到陶瓷器皿,等等。在所有這些不同專業(yè)的工業(yè)產(chǎn)品設(shè)計(jì)、研制和生產(chǎn)、制造活動(dòng)中形成的科學(xué)技術(shù)檔案,都是產(chǎn)品檔案。
一、產(chǎn)品檔案歸檔范圍及保管期限
產(chǎn)品檔案的特點(diǎn)之一是以型號(hào)成套。一個(gè)型號(hào)產(chǎn)品的檔案,是具有有機(jī)聯(lián)系的整體。構(gòu)成這個(gè)整體的基本文件一般包括:技術(shù)任務(wù)書(shū)、設(shè)計(jì)和研制文件、工作圖(底圖和藍(lán)圖)、工藝文件、檢驗(yàn)文件、定型和總結(jié)文件等。
?。ㄒ唬w檔范圍
(1)產(chǎn)品型號(hào)規(guī)格。
?。?)設(shè)計(jì)文件。包括設(shè)計(jì)圖、計(jì)算文件、技術(shù)條件、說(shuō)明書(shū)。
?。?)工藝文件。包括工藝總方案,工藝流水分工原則、路線材料消耗、檢驗(yàn)、生產(chǎn)、6術(shù)目錄式文件、生產(chǎn)工藝規(guī)程等。
?。?)工裝文件。包括工藝裝備圖樣、工具(刀具、量具、夾具、模具)等。
?。?)鑒定文件。
?。ǘ┊a(chǎn)品檔案保管期限
產(chǎn)品檔案保管期限的制訂,各廠礦企業(yè)可按照《國(guó)營(yíng)企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》、《工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)試行規(guī)則》要求,結(jié)合本單位的實(shí)際編制保管期限表。
二、產(chǎn)品檔案整理方法
產(chǎn)品檔案的整理工作,就是按照一定的原則和方法,進(jìn)行分類(lèi)、組卷、系統(tǒng)排列、著錄編目和編寫(xiě)形成說(shuō)明書(shū)的工作。
?。ㄒ唬┓诸?lèi)
各種產(chǎn)品,一般由科研單位研制成功,然后轉(zhuǎn)交給工廠投產(chǎn)。也有工廠通過(guò)國(guó)外引進(jìn)或自行設(shè)計(jì)、試制,經(jīng)過(guò)國(guó)家鑒定驗(yàn)收后投產(chǎn)的。對(duì)于這種產(chǎn)品檔案,盡管分類(lèi)時(shí)已經(jīng)遵循和吸收了各自不同型號(hào)所反映的企業(yè)、品種、結(jié)構(gòu)、功能等因素,但由于生產(chǎn)的周期和產(chǎn)量不同,在采用分類(lèi)方法上也有一定的差異,大多采用以下三種方法:
(1)專用產(chǎn)品分類(lèi)法;
?。?)通用產(chǎn)品分類(lèi)法;
(3)簡(jiǎn)單產(chǎn)品科學(xué)技術(shù)檔案分類(lèi)。
(二)組卷
同一產(chǎn)品型號(hào)內(nèi),包含產(chǎn)品從開(kāi)發(fā)、設(shè)計(jì)、工藝、工裝、加工制造、檢驗(yàn)、包裝、商標(biāo)廣告和產(chǎn)品評(píng)優(yōu)的全過(guò)程,在組卷的時(shí)候,要保持它們之間的有機(jī)聯(lián)系,注意以下幾點(diǎn):
?。?)一個(gè)完整成套的產(chǎn)品文件材料,可以組成一個(gè)案卷,如果文件材料數(shù)量較多,也可以按其內(nèi)在聯(lián)系,分開(kāi)組成若干個(gè)案卷。
?。?)不同價(jià)值和不同機(jī)密程度的產(chǎn)品文件材料,在保持其固有的內(nèi)在聯(lián)系前提下,要適當(dāng)?shù)胤謩e組成案卷;如果分開(kāi)會(huì)有損于保持產(chǎn)品文件材料的有機(jī)聯(lián)系時(shí),就不要硬性分開(kāi)。
?。?)注意便于保管和提供利用。
?。ㄈ┚韮?nèi)產(chǎn)品檔案材料的排列
1.圖樣材料的排列
機(jī)械產(chǎn)品的圖樣材料,一般都反映出一定對(duì)象的結(jié)構(gòu)隸屬性。因此,可以按照?qǐng)D樣的隸屬關(guān)系進(jìn)行系統(tǒng)排列。
2.文字材料的排列
卷內(nèi)文字材料的排列方法中,按時(shí)間先后排列和按問(wèn)題重要程度排列這兩種方法采用得比較多,適用范圍較廣,也可以與其他排列方法結(jié)合起來(lái)運(yùn)用。
3.圖文交錯(cuò)材料排列
圖文交錯(cuò)混合組成的案卷,其卷內(nèi)材料的系統(tǒng)排列,一般采取以下兩種方法:
?。?)如果卷內(nèi)的文字材料是對(duì)整個(gè)案卷的全貌進(jìn)行說(shuō)明或指示的,要排在圖樣材料的前面。
?。?)如果卷內(nèi)的文字材料只是對(duì)本卷內(nèi)的圖樣材料進(jìn)行補(bǔ)充或局部性的一般說(shuō)明,圖樣材料應(yīng)當(dāng)排列在前面,文字材料要排在圖樣材料的后面。
?。ㄋ模┭b訂
產(chǎn)品檔案裝訂是一項(xiàng)細(xì)致具體的工作,在滿足長(zhǎng)期保存的要求時(shí),突出講究美觀、方便的效果。具體要求是:
?。?)案卷可采取裝訂和不裝訂兩種形式,如果一個(gè)案卷內(nèi)文字材料占多數(shù),圖紙數(shù)量較少時(shí),采用裝訂的形式,裝訂采用三孔一線的方法。如果一個(gè)案卷內(nèi)全部是由圖紙組成的,可采取不裝訂的形式,按照卷內(nèi)目錄的編排秩序排列有序,圖紙折疊呈手風(fēng)琴“風(fēng)箱”式,折疊后的尺寸應(yīng)是297mm×210mm,并在每張圖紙的背面蓋上檔號(hào)章。
?。?)案卷裝訂前要對(duì)卷內(nèi)文件材料進(jìn)行全面檢查,材料不完整的要補(bǔ)齊;對(duì)破損的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱;字跡已擴(kuò)散的或用圓珠筆復(fù)寫(xiě)的應(yīng)復(fù)制并與原件一起立卷;訂口過(guò)窄或有字跡的要粘貼襯紙,紙張過(guò)大的材料要修剪折疊。加邊、加襯紙、折疊后的尺寸應(yīng)是297mm×210mm。
?。?)文件材料上的金屬物必須去掉。
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案卷的排列按同一產(chǎn)品型號(hào)規(guī)格進(jìn)行排列,保持其內(nèi)在聯(lián)系。
三、產(chǎn)品檔案編目
產(chǎn)品檔案的編目是以一定的形式固定產(chǎn)品檔案系統(tǒng)整理的成果,揭示檔案的內(nèi)容特征和形式特征的一項(xiàng)工作。編目主要包括卷內(nèi)檔案材料的頁(yè)號(hào)、卷內(nèi)目錄、備考表以及案卷的封面、背簽等工作。
(一)編頁(yè)號(hào)
編頁(yè)號(hào),就是對(duì)檔案按頁(yè)(張)編制順序號(hào)。編頁(yè)號(hào)的具體方法,是在檔案順序確定的基礎(chǔ)上,用號(hào)碼機(jī)將號(hào)碼依次訂在檔案每一頁(yè)的右下角或背面的左下角,統(tǒng)一采用阿拉伯?dāng)?shù)字,從“1”開(kāi)始標(biāo)注。
(二)編制卷內(nèi)目錄
編制卷內(nèi)目錄是對(duì)卷內(nèi)每一份產(chǎn)品檔案編制清單,卷內(nèi)目錄的內(nèi)容一般包括:
(1)序號(hào)。指該份材料在卷內(nèi)的排列順序。
?。?)文件編號(hào)。指產(chǎn)品檔案文件在編制過(guò)程中的編號(hào)。
(3)責(zé)任者。指產(chǎn)品檔案文件編制的單位名稱。
?。?)文件材料題名。指產(chǎn)品檔案文件的具體名稱。
(5)日期。指產(chǎn)品檔案形成的日期。
?。?)頁(yè)次。指產(chǎn)品檔案在卷內(nèi)的起止號(hào)件,要標(biāo)出起止號(hào)。
?。?)備注。凡是在編制時(shí)就已經(jīng)形成目錄的產(chǎn)品檔案,比如成套的圖樣材料,且目錄是打印的,在編制時(shí)可以盡量利用原有的目錄清單。
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備考表,是用來(lái)記載和說(shuō)明本卷產(chǎn)品檔案歸檔前后的基本情況和演變過(guò)程的一種工具。
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產(chǎn)品檔案封面,是以一定的形式簡(jiǎn)要介紹卷內(nèi)產(chǎn)品檔案的一種載體。案卷封面直接關(guān)系到產(chǎn)品檔案的提供與利用,一定程度上起到保護(hù)檔案的作用。案卷封面的內(nèi)容項(xiàng)目,大體由三個(gè)部分組成:
1.案卷題名
案卷題名應(yīng)反映以下內(nèi)容:產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品檔案的內(nèi)容(結(jié)構(gòu))、文件材料的名稱,如任務(wù)書(shū)、協(xié)議書(shū)、說(shuō)明書(shū)等。
2.案卷管理性的內(nèi)容項(xiàng)目
其主要內(nèi)容項(xiàng)目有:編制日期、歸檔日期、頁(yè)數(shù)、保管期限和密級(jí),都置于封面的下方。
3.檔號(hào)
檔號(hào)即檔案館(室)在整理和管理產(chǎn)品檔案過(guò)程中,以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號(hào)是存取檔案的標(biāo)記,并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用。檔號(hào)標(biāo)在產(chǎn)品檔案保管單位封面的左上角,便于檔案的保管和提供利用。案卷封面的項(xiàng)目采用電腦打印。
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為了揭示卷內(nèi)產(chǎn)品檔案內(nèi)容,提供檔案保管和查找的線索,應(yīng)該編制案卷背簽。背簽包括“檔號(hào)”、“案卷題名”等項(xiàng)目。
?。n號(hào)的編制
對(duì)不同編號(hào)對(duì)象應(yīng)賦予不同代碼,一個(gè)代碼只表示一個(gè)編號(hào)對(duì)象。檔號(hào)結(jié)構(gòu)必須與檔案的整理分類(lèi)體系相適應(yīng),檔號(hào)一經(jīng)確定,一般不應(yīng)隨意改變。產(chǎn)品檔案檔號(hào)結(jié)構(gòu)為:類(lèi)別號(hào)—型號(hào)規(guī)格—案卷號(hào)—件、頁(yè)(張)號(hào)。
產(chǎn)品檔案的分類(lèi)方法
產(chǎn)品檔案和設(shè)備檔案的分類(lèi)是有區(qū)別的,產(chǎn)品檔案整理是以產(chǎn)品的部件,批次,名稱,規(guī)格,型號(hào),按順序排列,登記造冊(cè),而設(shè)備檔案的分類(lèi),是以檔案的成套性進(jìn)行整理,保證檔案的完整性,比如:設(shè)備的設(shè)計(jì),可行性報(bào)告,圖紙,零配件加工,試驗(yàn)結(jié)果,檢測(cè)報(bào)告等等。
1.以檔案的形成者為依據(jù)可分為:
國(guó)家機(jī)關(guān)檔案、社會(huì)組織檔案、企業(yè)檔案、事業(yè)單位檔案、家庭檔案、個(gè)人檔案。
2.以檔案的內(nèi)容范圍為根據(jù)可分為:
綜合性檔案和專門(mén)性檔案。
3.以檔案內(nèi)容性質(zhì)為根據(jù)可分為:
文書(shū)檔案、人事檔案、訴訟檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、軍事檔案、外交檔案、司法檔案、經(jīng)濟(jì)檔案、工商企業(yè)登記檔案、教學(xué)檔案、藝術(shù)檔案、書(shū)稿檔案、病例檔案、人口普查檔案、地名檔案、城建檔案、商標(biāo)檔案、專利檔案、產(chǎn)地產(chǎn)檔案、金融檔案、涉外項(xiàng)目檔案、宗教檔案等。
4.以檔案的制成材料為根據(jù):
除紙質(zhì)檔案外,還有甲骨、竹簡(jiǎn)、縑帛、膠片、磁帶、光盤(pán)和其它實(shí)物形式的非紙質(zhì)檔案;按信息表達(dá)方式又可分為文字檔案、音像檔案等;按記錄方式還可分為普通檔案(機(jī)械和模擬記錄)、電子檔案(數(shù)字)等。
5.按檔案所屬時(shí)期可分為:
有建國(guó)前檔案(包括革命歷史檔案和舊政權(quán)檔案)、建國(guó)后檔案(包括建國(guó)以來(lái)黨和國(guó)家和各個(gè)機(jī)關(guān)、部隊(duì)、團(tuán)體、企業(yè)和事業(yè)單位的檔案)。前者通常稱為歷史檔案,后者通常稱為現(xiàn)實(shí)檔案。
6.以檔案所有權(quán)形式為根據(jù)可分為:
國(guó)家所有檔案、集體所有檔案和個(gè)人所有檔案。
7.以檔案的語(yǔ)種為根據(jù)可分為:
中文檔案、外文檔案。中文檔案還可細(xì)分為漢文檔案、滿文檔案、滿漢對(duì)照檔案等;外文檔案也可細(xì)分為英文檔案、日文檔案、俄文檔案等。
8.以檔案的產(chǎn)生領(lǐng)域?yàn)楦鶕?jù)可分為:
社會(huì)管理領(lǐng)域檔案,科學(xué)技術(shù)領(lǐng)域檔案,醫(yī)療衛(wèi)生、文化教育領(lǐng)域檔案,軍事領(lǐng)域檔案,外交領(lǐng)域檔案,文學(xué)藝術(shù)領(lǐng)域檔案等。
目前,被人們普遍認(rèn)可的現(xiàn)實(shí)種類(lèi)(非嚴(yán)格邏輯種類(lèi))有文書(shū)檔案、科技檔案、專業(yè)檔案、聲像檔案、電子檔案、實(shí)物檔案。
(全國(guó)總部)河南省鄭州市金水區(qū)博雅廣場(chǎng)4號(hào)樓1104
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