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檔案整理服務(wù)公司泰州

時間:2022-10-10 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點擊量:

  檔案整理服務(wù)公司泰州地區(qū)的業(yè)務(wù)也是跟隨時代在不斷拓展,根據(jù)企業(yè)檔案管理辦法,若要進行檔案分類,需要遵循對應(yīng)的不同類型檔案整理的方法。

檔案整理服務(wù)公司泰州

  根據(jù)國家和有關(guān)部門檔案分類編號的規(guī)定,編制企業(yè)檔案分類編號方法。

  分類編號要遵循文件材料的形成規(guī)律,并且要便于保管和提供利用。

  企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)等管理性文件要按其文件內(nèi)容分別歸入生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備等類中統(tǒng)一編號。

  常用的分類方法有:(1)按產(chǎn)品型號分類;(2)按設(shè)備型號分類;(3)按科研課題分類;(4)按工程項目分類;(5)按專業(yè)性質(zhì)分類;(6)按組織機構(gòu)分類;(7)按時間分類。

  公司檔案管理制度及流程

  一、目的

  加強文件檔案管理,規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法,確保公司檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。

  二、適用范圍

  適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

  三、術(shù)語和定義

  1、檔案:指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

  2、檔案管理:就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。

  四、職責(zé)

  1、行政人事部:

  1)負責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作,并負責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理;

  2)建立健全公司檔案管理制度,指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況;

  3)收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料;

  4)負責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理,監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程,確保公司檔案的安全;

  5)提高檔案信息的利用效率,促進信息傳遞和溝通;

  6)負責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識。

  2、其他各部門的相關(guān)人員:

  1)負責(zé)在工作變動時,做好或協(xié)助移交工作,并及時通知行政人事部;

  2)向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件;

  3)負責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔;

  4)財務(wù)部負責(zé)按規(guī)定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料;

  3、各部門檔案主管人員

  1)負責(zé)部門檔案的管理。

  4、各部門負責(zé)人

  1)負責(zé)對部門檔案管理的監(jiān)督檢查。

  五、工作程序

  1、檔案資料的收集

  1)各部門相關(guān)人員負責(zé)對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集,并編制本部門《文件(合同)管理記錄目錄》。

  2)各部門文件、合同等資料原件需要保存的,各部門分別進行整理,并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。

  a)歸檔范圍及移交時間:每季度結(jié)束后次月10日前。

  b)檔案資料的標識

  各部門對各自保管的檔案資料編號,編號規(guī)則見后。

  c)檔案資料的日常管理:

 ?、烹娮宇惡贤蚱渌枰9艿碾娮游募?,應(yīng)當及時存放于指定電腦硬盤內(nèi)。

 ?、莆募?、合同資料要登記詳細信息,并編制《文件(合同)管理記錄目錄》,以便

  檢索利用。

 ?、俏募Y料、合同要科學(xué)排列,按編號順序存放于文件盒內(nèi),并加以標識,整齊排列

  放在文件/檔案柜中。

  d)檔案借閱

  (1)借閱檔案要履行借閱手續(xù),填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi),

  不能帶出;必須帶出公司查閱的,需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準;

 ?、茩n案外借一般只借復(fù)印件,需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準,借閱的檔案交還時,必須當面交清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)立即報告直接上級;

 ?、墙栝啓n案用完后,應(yīng)及時送還,如超過借閱時間,須重新辦理手續(xù);

  ⑷借檔人必須愛護檔案,不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影,不得轉(zhuǎn)借或損壞;

  e)檔案銷毀

 ?、艑σ咽ダ脙r值的檔案,銷毀時,必須寫申請銷毀報告,編制銷毀目錄,報部門總經(jīng)理批準,批準后方可銷毀。

 ?、茍?zhí)行銷毀任務(wù)時,必須由行政人事部人員監(jiān)銷,監(jiān)銷人不得少于二人,并在銷毀目錄上簽字。最后,把銷毀目錄和批準手續(xù)文件,一并存檔永久保存。

  2、檔案管理細則

  1)檔案資料的歸檔范圍

 ?、殴緦ν獍l(fā)出的公文,如給政府的請示報告類公文等;

 ?、乒臼盏降墓模缯毮懿块T發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件;

 ?、潜竟九c其他單位來往的文書及權(quán)益文書等;

  ⑷公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等;

 ?、芍匾臅h材料,包括會議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等;

 ?、史从彻局饕毮芑顒拥膱蟾?、總結(jié)、工作日記、工作備忘等;

  ⑺公司的各種工作計劃、計劃考核/總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表及簡報;

 ?、瘫竟九c有關(guān)單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料;

 ?、捅竟靖刹咳蚊獾奈募牧?、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料;

 ?、伪竟景l(fā)布的各類廣告、宣傳材料;

 ?、媳竟镜臍v史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等;

 ?、型獬龉珓?wù)活動(如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會議等)所獲得或形成的檔案資料;

 ?、沿攧?wù)檔案資料;

 ?、腋鞣N實物檔案;

 ?、悠渌哂欣煤捅4鎯r值的文件資料。

  3、檔案資料的歸檔要求

 ?、艢w檔的文件資料必須完整、真實、準確,如請示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。

 ?、埔话阗Y料按一份原件歸檔,重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要,按二份原件存

  檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要,原稿須由經(jīng)辦部門保管,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準后妥善保存,行政人事部以影印本歸檔。

 ?、锹曄駲n案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版,在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。

 ?、茸游募?yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存,并做好電子文件存儲設(shè)備信息的歸檔。

  檔案工作制度

  一、檔案工作是機關(guān)行政管理工作的重要組成部分,依法建立健全檔案管理制度和檔案工作管理機制,指定檔案工作負責(zé)部門,明確檔案工作負責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo),配備與工作量相匹配的專(兼)職檔案工作人員。

  二、檔案工作負責(zé)人應(yīng)及時將上級檔案部門的有關(guān)要求向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報,以便分管領(lǐng)導(dǎo)及時了解檔案工作動向,協(xié)調(diào)解決檔案工作中人、財、物等問題,部署安排檔案工作。

  三、遵照“集中統(tǒng)一管理”的原則,本單位各類檔案應(yīng)集中存放在機關(guān)檔案室,實行統(tǒng)一管理。

  四、檔案工作人員在做好檔案工作的同時,要對各科室的兼職檔案員進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檔案移交時審核把關(guān)。

  五、檔案工作人員要編制各種檢索工具、參考工具,積極為單位的檔案利用工作提供便利,及時做好檔案利用情況登記和統(tǒng)計工作。

  六、機關(guān)檔案管理部門認真做好下屬單位檔案業(yè)務(wù)工作的檢查指導(dǎo)工作。組織專(兼)職檔案工作人員參加由檔案主管部門開展的各類業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

  檔案工作人員崗位責(zé)任制

  一、認真貫徹執(zhí)行檔案工作的各項法律、法規(guī)和規(guī)章制度。

  二、認真做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和統(tǒng)計等工作。

  三、認真做好檔案的防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護工作,確保檔案的安全。

  四、按規(guī)定開展檔案查閱工作,不得私自將檔案外借。

  五、努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識,提高業(yè)務(wù)能力和學(xué)術(shù)水平,努力實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化。

  文件材料歸檔制度

  一、各科室在工作中形成的具有保存價值的應(yīng)當歸檔的文件材料和專業(yè)檔案資料,由兼職檔案員按照規(guī)定定期向機關(guān)檔案管理部門或檔案工作人員移交,集中統(tǒng)一管理,任何個人不得拒絕歸檔或據(jù)為己有。

  二、各科室兼職檔案員于次年3月底前將工作中形成的各種應(yīng)歸檔的文件材料收集齊全完整后移交檔案管理部門,由檔案工作人員整理歸檔。

  三、專業(yè)檔案資料嚴格實行部門立卷制,各科室兼職檔案員本著“誰形成、誰整理、誰移交”的原則,對本科室的專業(yè)檔案和專業(yè)性管理材料按專業(yè)(行業(yè))要求規(guī)范整理歸檔,于次年6月底前移交機關(guān)檔案室集中管理(因工作需要,部分專業(yè)檔案資料可再延遲一年移交)。

  四、各科室兼職檔案員移交檔案前須經(jīng)單位檔案工作人員驗收,移交時履行移交手續(xù),填寫移交清冊。

  檔案庫房管理制度

  一、檔案庫房應(yīng)與查閱、辦公用房分開。

  二、檔案庫房由檔案工作人員負責(zé)管理,并負責(zé)每天檢查門窗電源的開關(guān)情況。

  三、檔案庫房內(nèi)的檔案柜要統(tǒng)一編號,檔案、資料要按分類順序排列整齊。

  四、檔案庫房必須具備防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護條件,并每月檢查一次,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

  五、檔案庫房內(nèi)不得堆放其他物品,以保證庫房整潔。

  六、檔案工作人員要做好檔案庫房的日常安全檢查,排查整改安全隱患,發(fā)現(xiàn)問題及時向檔案負責(zé)人匯報。

  七、非檔案工作人員不得進入檔案庫房。

  檔案保密制度

  一、檔案工作人員要嚴格遵守保密規(guī)定,堅持原則,認真執(zhí)行各項保密制度。

  二、檔案庫房和檔案柜必須明確專人管理,鑰匙由專管人員保管。檔案人員工作調(diào)動時,必須辦理檔案交接手續(xù)。

  三、檔案管理人員不得擅自將文件、檔案資料帶離崗位,確有工作需要,應(yīng)經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批、登記備案。

  四、不得擅自翻印、復(fù)印涉密文件或資料,不得在私人通信(含QQ、微信等)、普通電話或網(wǎng)絡(luò)中涉及檔案秘密;不得向無關(guān)人員談?wù)?、泄露有關(guān)檔案內(nèi)容。

  檔案資料查閱借閱制度

  一、查閱各種檔案必須在查閱室進行,未經(jīng)同意,不準私自帶走。

  二、凡查閱本單位重要的檔案或在一定范圍內(nèi)控制使用的檔案,應(yīng)經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準。

  三、檔案嚴格控制借出,如確因工作需要,應(yīng)經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準,履行借閱手續(xù),填寫借閱登記,借出時間一般不得超過三天。借閱期間,要確保檔案的安全。

  四、查閱人員因工作需要,凡摘抄單位檔案材料,應(yīng)寫明時間、資料號、目錄,并認真校核。出具證明材料,要加蓋公章,方能有效。如需要復(fù)制,須經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)同意。

  五、查閱檔案,必須注意保守秘密,不得任意泄露和向外公布檔案內(nèi)容。如確因工作需要對外公布的,參照本單位信息公開管理辦法,經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批、登記備案。

  六、查閱檔案,必須注意愛護檔案,不得在文件材料上圈點、批注、勾畫、添加、篡改、污損,更不得損毀原件。

  七、查(借)閱完畢交檔案工作人員驗收,查(借)閱人應(yīng)填寫利用效果記錄表,以反映查(借)閱檔案資料所取得的社會和經(jīng)濟效益。

  檔案銷毀制度

  一、檔案銷毀前應(yīng)當建立由檔案分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案工作負責(zé)人、相關(guān)科室負責(zé)人及檔案工作人員(含科室兼職檔案員)組成的鑒定小組,嚴格進行檔案鑒定,形成鑒定報告,按規(guī)定報經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準、上級業(yè)務(wù)部門同意,經(jīng)檔案主管部門審核后方可予以銷毀。(以上材料存入全宗卷永久保存,并在各種統(tǒng)計臺賬上注明)

  二、凡需銷毀的檔案必須編制檔案銷毀清冊,列明擬銷毀檔案的檔號、文號、責(zé)任者、題名、形成時間、應(yīng)保管期限、已保管時間和銷毀時間等內(nèi)容。

  三、銷毀檔案時必須有兩人以上進行監(jiān)銷,在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和日期,并須簽名蓋章以示負責(zé),銷毀清冊應(yīng)永久保存。

  四、被銷毀檔案如送造紙廠打漿,必須在監(jiān)督下進行,打成紙漿后監(jiān)銷人員方可離開。

  五、涉密檔案的銷毀應(yīng)當符合《國家秘密載體銷毀管理規(guī)定》。

  檔案統(tǒng)計與匯報制度

  一、應(yīng)指定專人兼管檔案統(tǒng)計工作,負責(zé)單位檔案構(gòu)成、檔案利用、檔案工作人員構(gòu)成、檔案室基本概況等情況的統(tǒng)計工作,負責(zé)檔案部門需要的各種報表填報和上報上級檔案部門工作。

  二、抓好檔案統(tǒng)計的原始記錄工作。檔案登記是檔案統(tǒng)計的基礎(chǔ),應(yīng)客觀、準確地做好各項原始材料的登記,主要包括以下內(nèi)容:檔案目錄、檔案收進、移出登記、檔案利用與利用效益登記。

  三、建立健全統(tǒng)計臺賬,掌握檔案的收進、整理、利用、移出、銷毀和各種情況數(shù)據(jù),按上級部門要求及時報送各種報表。到年末各類檔案的增減數(shù)據(jù)應(yīng)做到類別清楚、數(shù)字準確無誤。

  四、上級檔案部門需要的各類報表,要按時間要求,準確無誤地報出,所報各類數(shù)據(jù)不得弄虛作假。

  五、統(tǒng)計人員要將統(tǒng)計工作穿插在檔案的接收、整理、鑒定、移出、銷毀、利用等各項日常工作中進行,保證檔案與賬目相符,每年年底對本年度各類數(shù)字要進行綜合統(tǒng)計,形成完整的統(tǒng)計資料。

  六、統(tǒng)計人員要依據(jù)統(tǒng)計數(shù)字及報表中的各項統(tǒng)計指標,找出存在問題,將提出改進措施的業(yè)務(wù)分析材料向檔案工作負責(zé)人匯報。

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