機(jī)關(guān)檔案收集工作的要求概括起來(lái)講，就是要做到齊全完整、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、及時(shí)安全。歸檔移交的檔案及其相關(guān)的文件材料都應(yīng)符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。檔案整理服務(wù)公司臺(tái)州的項(xiàng)目人員在機(jī)關(guān)檔案整理過(guò)程中依照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。在機(jī)關(guān)檔案收集工作提出標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求，是機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)代化的需要，將會(huì)大大提高歸檔移交的檔案的質(zhì)量，為今后其他檔案管理工作的開(kāi)展打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。

　　在歸檔過(guò)程中，機(jī)關(guān)單位或個(gè)人都應(yīng)按照有關(guān)制度執(zhí)行，并自覺(jué)地維護(hù)歸檔文件材料的安全，防止歸檔文件發(fā)生泄密、損壞、遺失等不該發(fā)生的現(xiàn)象，確保檔案的安全。

　　1、確保檔案的齊全和完整。

　　所謂檔案的齊全，就是指機(jī)關(guān)各種門(mén)類(lèi)和載體的所有檔案都全部歸檔，所謂檔案的完整是指歸檔的每一份檔案都完好無(wú)缺。一個(gè)立檔單位檔案的整體為一個(gè)全宗。一個(gè)機(jī)關(guān)的各項(xiàng)工作活動(dòng)不是孤立進(jìn)行的，相互之間有著密切的聯(lián)系，在工作與生產(chǎn)活動(dòng)中形成的文件材料，無(wú)論從來(lái)源、內(nèi)容、形式、時(shí)間等方面都存在著固有的聯(lián)系，是一個(gè)不可分割的整體。歸檔時(shí)，必須要有全宗觀念，堅(jiān)持全宗的不可分散性，保持機(jī)關(guān)檔案的齊全和完整。確保機(jī)關(guān)檔案的齊全和完整是貫穿收集工作始終的要求。

　　要做到這一點(diǎn)必須采取有效的措施：

　?。?）應(yīng)有各種具有約束力的規(guī)章制度，強(qiáng)化有關(guān)人員的檔案意識(shí)，提高文書(shū)和檔案人員的素質(zhì)，建立正常的檔案工作秩序?？梢栽诿磕昴瓿跣形陌l(fā)一通知。

　　（2）每個(gè)單位除了認(rèn)真執(zhí)行《機(jī)關(guān)文件材料歸機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》的規(guī)定外，應(yīng)結(jié)合本單位的情況，制定更具體、更完善的歸檔制度，使歸檔范圍恰當(dāng)，歸檔辦法和要求明確，便于遵照?qǐng)?zhí)行。

　?。?）機(jī)關(guān)的立卷歸檔工作應(yīng)納入業(yè)務(wù)部門(mén)的職責(zé)范圍，在建立崗位責(zé)任制或其他制度時(shí)，應(yīng)把立卷作為其中的一項(xiàng)內(nèi)容，從組織上保證檔案的齊全完整。

　?。?）機(jī)關(guān)的文書(shū)部門(mén)與檔案部門(mén)對(duì)收集到的文件材料必須嚴(yán)格按照鑒定原則和機(jī)關(guān)檔案保管期限表的規(guī)定，結(jié)合本單位的實(shí)際審慎地進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確地確定檔案的存毀、減少失誤，使反映本機(jī)關(guān)重要實(shí)踐活動(dòng)和重要事件的材料都能立卷歸檔。機(jī)關(guān)檔案部門(mén)在接收檔案時(shí)，除審核移交檔案的質(zhì)量外，還應(yīng)對(duì)未移交的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)因保管期限劃分不準(zhǔn)而造成的應(yīng)移交的檔案未能移交的差錯(cuò)，應(yīng)及時(shí)予以糾正。

　　2、符合規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。

　　在機(jī)關(guān)檔案收集工作中要堅(jiān)持機(jī)關(guān)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。現(xiàn)代化的程度越高，就越要求標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，應(yīng)從的檔案收集工作做起。

　　國(guó)家檔案局制定了《機(jī)關(guān)檔案工作條例》、《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《檔案保管期限表》、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》以及案卷格式、《檔號(hào)編制規(guī)則》》等一系列有關(guān)檔案工作的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，這些都是機(jī)關(guān)檔案管理所要執(zhí)行的。

　　3、保證及時(shí)和安全。

　　檔案室機(jī)關(guān)單位的一種資產(chǎn)、財(cái)富，是社會(huì)的寶貴的信息資源和國(guó)家的檔案全宗不可分割的組成部分。因此，任何單位和個(gè)人都應(yīng)按規(guī)定及時(shí)歸檔，確保機(jī)關(guān)單位和國(guó)家檔案全宗的完整。

　　如何規(guī)范管理機(jī)關(guān)檔案

　　國(guó)家檔案局第13號(hào)令《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》于2019年1月1日起施行。13號(hào)令對(duì)加強(qiáng)、規(guī)范、推動(dòng)當(dāng)前和今后一個(gè)時(shí)期我國(guó)各級(jí)黨和國(guó)家機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體的檔案工作，推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案的科學(xué)規(guī)范管理，豐富國(guó)家檔案資源，為各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值。

　　一、什么是檔案，什么是機(jī)關(guān)檔案？

　　《檔案法》第二條規(guī)定：檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》第二條規(guī)定：機(jī)關(guān)檔案是指機(jī)關(guān)在公務(wù)活動(dòng)中形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)有查考、利用和保存價(jià)值的各種形式、各種載體的歷史記錄。

　　二、機(jī)關(guān)檔案包括哪些？

　　根據(jù)《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》，下列文件材料應(yīng)當(dāng)納入收集范圍：機(jī)關(guān)在日常公務(wù)活動(dòng)中形成的歸檔文件材料；機(jī)關(guān)設(shè)立臨時(shí)機(jī)構(gòu)處理專(zhuān)項(xiàng)工作、處置突發(fā)事件、舉辦重要活動(dòng)等形成的歸檔文件材料；機(jī)關(guān)承擔(dān)重大建設(shè)項(xiàng)目、重大科研課題等形成的歸檔文件材料；機(jī)關(guān)所屬機(jī)構(gòu)撤銷(xiāo)形成的歸檔文件材料；機(jī)關(guān)向社會(huì)和個(gè)人征集的、與機(jī)關(guān)有關(guān)文件材料等。

　　具體的，機(jī)關(guān)檔案歸檔范圍如下：

　?。ㄒ唬┪臅?shū)、科技（科研、基建、設(shè)備）、人事、會(huì)計(jì)檔案；

　?。ǘC(jī)關(guān)履行行業(yè)特有職責(zé)形成的專(zhuān)業(yè)檔案；

　　（三）照片、錄音、錄像等音像檔案；

　　（四）業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁(yè)信息、社交媒體檔案；

　?。ㄎ澹┯≌隆㈩}詞、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)?、證書(shū)、公務(wù)禮品等實(shí)物檔案；

　?。┢渌麢n案。

　　但是，以下這些文件不需歸檔：

　　1、上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料：

　?。?）上級(jí)機(jī)關(guān)任免、懲處非本單位工作人員的文件；

　?。?）上級(jí)機(jī)關(guān)普發(fā)性供參閱、不需辦理的文件。

　　2、本單位的文件材料：

　?。?）無(wú)查考、利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件及重份文件；

　　（2）未經(jīng)會(huì)議討論、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效的文件；

　?。?）一般性文件歷次修改稿；

　?。?）有關(guān)工作參考的文件材料；

　?。?）單位主要負(fù)責(zé)人兼任職務(wù)的外單位形成的與本單位無(wú)關(guān)的文件材料。

　　3、同級(jí)單位文件材料：

　?。?）參加非本單位主管機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議，不需要貫徹執(zhí)行和無(wú)參考價(jià)值的文件材料；

　　（2）同級(jí)單位抄送的，無(wú)需辦理的文件材料。

　　三、要?dú)w檔的文件材料怎樣規(guī)范整理？

　　四、怎樣的文件才能算一件檔案？

　　實(shí)際工作中，歸檔文件一般以每份文件為一件來(lái)處理，那么，怎樣的文件才能算一件檔案？一般情況下，是這樣確定的：

　　正文、附件為一件；

　　文件正本與定稿（包括歷次修改稿）為一件；

　　轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；

　　原件與復(fù)制件為一件；

　　正本與翻譯本為一件；

　　中文本與外文本為一件；

　　報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件（作為文件附件時(shí)除外）；

　　簡(jiǎn)報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件；

　　會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄一般一次會(huì)議為一件，會(huì)議記錄一年一本的，一本為一件；

　　來(lái)文與復(fù)文（請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等）一般獨(dú)立成件，也可為一件。

　　有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。

　　五、檔案文件要怎樣排序？

　?。?）歸檔文件排序時(shí)，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；

　?。?）轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；

　?。?）不同文字的文本，無(wú)特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；

　?。?）中文本在前，外文本在后；

　?。?）來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后；

　?。?）有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；

　　（7）正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。

　　六、檔案文件要怎樣分類(lèi)？

　　檔案文件一般采用年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等方法進(jìn)行三級(jí)分類(lèi)。

　　按年度分類(lèi)，將文件按其形成年度分類(lèi)

　　跨年度一般應(yīng)以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)

　　涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度

　　跨年度形成的會(huì)議文件歸入閉幕年

　　跨年度辦理的文件歸入辦結(jié)年

　　當(dāng)形成年度無(wú)法考證時(shí)，年度為其歸檔年度，并在附注項(xiàng)加以說(shuō)明

　　按機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類(lèi)，將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類(lèi)

　　機(jī)構(gòu)分類(lèi)法與問(wèn)題分類(lèi)法應(yīng)選擇其一適用，不能同時(shí)采用

　　采用機(jī)構(gòu)分類(lèi)的，應(yīng)根據(jù)文件形成或承辦機(jī)構(gòu)對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)，涉及多部門(mén)形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門(mén)

　　采用問(wèn)題分類(lèi)的，應(yīng)按照文件內(nèi)容所反映的問(wèn)題對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)

　　按保管期限分類(lèi)，將文件按劃定的保管期限分類(lèi)。

　　規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)的立檔單位，可以采取年度—保管期限等方法進(jìn)行兩級(jí)分類(lèi)

　　七、編排目錄

　　為了方便檢索利用檔案，還需要對(duì)歸檔文件編排目錄（編目）。

　　編目方法：

　　歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號(hào)順序編制歸檔文件目錄。

　　歸檔文件應(yīng)逐件編目。

　　歸檔文件目錄使用電子表格進(jìn)行編制。

　　歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應(yīng)打印裝訂成冊(cè)。

　　編目要求：

　　編目應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)，便于檢索為準(zhǔn)；

　　來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，對(duì)復(fù)文的編目應(yīng)體現(xiàn)來(lái)文內(nèi)容；

　　歸檔文件目錄設(shè)置序號(hào)、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、密級(jí)、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目；

　　目錄表格采用A4幅面；

　　訂成冊(cè)的歸檔文件目錄，應(yīng)編制封面。封面設(shè)置全宗號(hào)、全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題），其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫(xiě)時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊(cè)，也可每年區(qū)分保管期限裝訂成冊(cè)。

　　至此，傳統(tǒng)檔案整理歸檔工作才算完成。