消防檔案整理

消防檔案管理要用科學(xué)的原則及方法進(jìn)行，建立和完善管理過程的工作制度，才能使其最大限度地發(fā)揮服務(wù)作用。

（1）統(tǒng)一保管、備查。根據(jù)《單位消防安全管理規(guī)定》第四十一條的規(guī)定：“單位應(yīng)當(dāng)對消防檔案統(tǒng)一保管、備查。”單位的消防檔案，采用集中統(tǒng)一保管、備查的方法管理。這樣管理，便于材料集中，維護(hù)消防檔案的完整及安全，有利于保密，方便查閱，也有利于使消防檔案更好地發(fā)揮作用。

在日常的管理中要做好下列的幾個方面工作：

①經(jīng)常收集檔案材料，并加以整理，保管檔案；

②建立消防檔案登記簿或者檔案索引；

③認(rèn)真辦理消防檔案材料的收發(fā)、轉(zhuǎn)遞以及借閱登記工作；

④填寫、排列和變動消防檔案登記簿及卡片。

（2）材料收集制度。消防檔案材料，就是要求消防安全管理人員把通過日常的消防安全管理已經(jīng)形成的分散的檔案材料收集起來，匯集成為消防檔案。

收集工作同消防檔案工作的其他環(huán)節(jié)有著密切的關(guān)系。消防檔案材料的整理、補(bǔ)充、保管以及利用等工作都必須在收集工作的基礎(chǔ)上進(jìn)行。若消防檔案材料收集不齊全或者不完整，就會給整理、補(bǔ)充工作帶來很大的困難，影響到集中統(tǒng)一保管、備查工作的正常開展。需要的檔案查閱不到，從而使消防檔案工作失去了根本意義。

收集工作是一項(xiàng)艱苦細(xì)致的工作，不將消防檔案材料收集的途徑搞清，不將收集工作的方法問題解決，收集工作是難以做好的。

①收集工作的途徑

a.建立經(jīng)常性檔案材料的收集制度。建立制度，強(qiáng)化管理，對加強(qiáng)消防檔案管理，確保收集工作的正常開展具有重要意義。

b.建立專人負(fù)責(zé)的涉及消防安全管理的各種文件、資料的收發(fā)、轉(zhuǎn)遞以及借閱制度。

c.定期做好布置填寫、整理、報送檔案材料的工作，補(bǔ)充消防檔案的內(nèi)容，保證消防檔案內(nèi)容的完整。

d.廣辟檔案材料來源。與本單位所有能夠形成消防檔案材料的有關(guān)部門建立起報送檔案材料的關(guān)系，使所有的部門在日常的消防檢查、巡查時形成的材料及時地報送至單位消防安全管理部門。

②消防檔案材料的收集方法

a.定向收集。所謂定向收集，就是向一定的單位、部門收集。具體說，就是依據(jù)形成消防檔案材料的特點(diǎn)和搜集的途徑，與本單位涉及辦公、黨務(wù)、行政、治安、消防、安全生產(chǎn)等重要部門聯(lián)系，收集可能形成的檔案材料。為了不遺漏、可以根據(jù)本單位的實(shí)際情況、進(jìn)行調(diào)查了解，列出有關(guān)單位、部門的名單，逐一收集。

b.按時收集。檔案工作就是一項(xiàng)經(jīng)常性的工作。收集消防檔案材料不是一次、兩次突擊便可了事的。按時收集，是對收集時間的總要求。它包括隨時收集、定期收集以及不定期收集等多種形式。隨時收集是根據(jù)形成消防檔案材料的時間性特點(diǎn)及所掌握的信息，及時收集。定期收集是按照實(shí)際情況，確定一個固定時間、收集一定階段形成的消防檔案材料。不定期收集是依據(jù)實(shí)際工作需要而進(jìn)行的不定時間的收集，它有比較大的靈活性，但是時間不能相隔太久。

c.追蹤收集。追蹤收集是依據(jù)形成消防檔案材料相互聯(lián)系的特點(diǎn)，沿著在清理、核對檔案材料中或者從其他消防安全管理等方面發(fā)現(xiàn)的線索、蹤跡進(jìn)行收集的一種方法。

消防檔案材料的收集方法多種多樣，為了使各種方法行之有效，必須通過制度加以固定，使之制度化、經(jīng)?；ＷC消防檔案材料的收集工作經(jīng)常有效地開展。

③收集工作的要求。收集工作是細(xì)致繁瑣的，消防安全管理人員必須有積極主動的態(tài)度及吃苦耐勞的精神，不能坐等有關(guān)單位或有關(guān)員工送材料上門，而是要做到手勤、腿勤、嘴勤、主動工作。如果沒有這種態(tài)度和精神，收集工作就不能做好。

a.準(zhǔn)確。準(zhǔn)確，是消防檔案材料收集的范圍、內(nèi)容要準(zhǔn)確。從數(shù)量上，要嚴(yán)格按歸檔范圍去收集材料；從質(zhì)量上，收集的材料內(nèi)容必須真實(shí)可靠，不得收集無中生有、虛假不實(shí)或弄虛造假的材料。

b.及時。及時指的是消防檔案材料的收集要有時間觀念，及時收集歸檔，使消防檔案的內(nèi)容經(jīng)常保持完整狀態(tài)。若收集工作拖拖拉拉，就會使檔案經(jīng)常處理老化及短缺的狀態(tài)，從而影響對消防安全管理的全面了解。

c.細(xì)致。要細(xì)致，必須認(rèn)真。不認(rèn)真，就難以細(xì)致。認(rèn)真細(xì)致是一個工作態(tài)度及工作作風(fēng)問題，它要求消防安全管理人員在收集工作中要認(rèn)真負(fù)責(zé)，一絲不茍，不允許粗枝大葉、馬馬虎虎，否則，就會造成消防檔案的錯漏和混雜，使收集工作不準(zhǔn)確，從而影響整個消防檔案工作。

（4）材料鑒定制度。消防檔案材料的鑒定，是對收集上來的檔案材料，進(jìn)行歸檔之前的最后一次檢查、判斷，從而作出取舍的決定，或轉(zhuǎn)遞有關(guān)部門處理。

鑒別消防檔案材料是決定材料取舍的關(guān)鍵。收集到消防檔案的材料有些是零散而復(fù)雜的，有些屬于有保存使用價值的檔案材料內(nèi)容，有的無保存使用價值。而對這些材料，只有通過認(rèn)真細(xì)致的審查及鑒別，才能了解每份材料的真?zhèn)?、價值和內(nèi)容，知道哪些材料應(yīng)該歸檔，哪些材料應(yīng)當(dāng)銷毀。同時，通過鑒別，使歸檔材料更加精練、真實(shí)，便于保管及利用。若忽視了這個環(huán)節(jié)，把所有文件、材料統(tǒng)統(tǒng)歸檔，不僅使消防檔案內(nèi)容龐雜，還會給保管及備查帶來不便。為了確保消防檔案的精練和實(shí)用，認(rèn)真細(xì)致地材料鑒別是十分重要的。

a.鑒別材料的原則。鑒別消防檔案材料是一項(xiàng)復(fù)雜的、政策性很強(qiáng)的工作，應(yīng)遵循下列原則：

ⅰ.堅持實(shí)事求是的原則。在消防檔案材料鑒別工作中，堅持這一原則，要求判定材料的價值，確定材料的取舍，要以消防管理的法律、法規(guī)以及各種規(guī)章制度為依據(jù)。要充分體現(xiàn)出對消防安全管理高度負(fù)責(zé)的精神，確定材料的取舍，均有充分的依據(jù)、理由，不得隨心所欲，任意杜撰。

ⅱ.堅持具體情況具體分析的原則。為了客觀地評價及鑒別消防檔案材料，消防安全管理人員要對收集到的文件資料作出符合實(shí)際的分析和評價。避免出現(xiàn)片面的、形而上學(xué)。尤其是在不同時期、不同環(huán)境、不同人員的條件下，記述和反映的情況，會有很大的差別。所以，在材料的鑒別工作中，必須堅持具體情況具體分析的原則，客觀的去分析及評價材料的內(nèi)容。

b.鑒別材料的方法。鑒別消防檔案材料的方法：

ⅰ.判斷材料是否屬于消防檔案內(nèi)容。在消防檔案工作中，因?yàn)橹贫炔唤∪推渌颍占降南罊n案的內(nèi)容材料，有的屬于消防檔案材料，而有的則不屬于消防檔案材料。鑒別工作的任務(wù)之一，就是將二者加以區(qū)別，屬于消防檔案的材料、及時歸檔；不屬于消防檔案的材料及時剔除，或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門處理。

ⅱ.核對材料是否屬于同一的檔案材料。消防檔案要分類進(jìn)行立卷歸檔，歸檔的每一份材料都必須是同類，必須是一個獨(dú)立的個案，防止發(fā)生張冠李戴的錯誤，屬于同類，但時間不相同的都應(yīng)分別立卷，不能并卷，尤其是涉及人員的材料，不能與人事檔案相混淆。

ⅲ.查明材料是否應(yīng)歸檔。凡是歸入檔案的材料，應(yīng)該是處理完畢的。涉及到重大問題和其他正在工作中的文件材料以及待查材料，均應(yīng)視為不應(yīng)歸檔材料，應(yīng)在工作完畢之后或轉(zhuǎn)有關(guān)部門查清后再行歸檔。一些問題很難查清的，應(yīng)從消防檔案中撤出，并立待查問題專卷，以備查考。

ⅳ.檢查材料是否完整。歸入檔案的材料應(yīng)該是完整的，否則即會降低消防檔案的使用價值。檢查材料完整與否的目的，是為了發(fā)現(xiàn)問題，及時補(bǔ)救，以維護(hù)消防檔案的完整性。

在檢查過程中，要注重材料之間的內(nèi)在聯(lián)系，不能割裂。若在鑒別中發(fā)現(xiàn)材料不全，應(yīng)及時補(bǔ)齊，以確保檔案材料的完整。對每一分單行文件材料，要注重其完整性。發(fā)現(xiàn)內(nèi)容不全、缺頁以及殘頁等情況，要及時處置。

ⅴ.判定材料是否有保存價值。歸入檔案的材料一定要真實(shí)地反映本單位消防安全管理的基本情況及現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，對沒有價值的材料以及不準(zhǔn)確的不能說明問題，起不到證明作用的材料，應(yīng)及時予以剔除，不予歸檔。

（5）材料整理制度。消防檔案材料的整理，就是把收集到的并經(jīng)過鑒別的檔案材料，按一定的規(guī)則、方法和程序，以獨(dú)立的單位進(jìn)行分類、排列、登記目錄、技術(shù)加工以及裝訂，使之轉(zhuǎn)化為消防檔案。

①檔案材料整理的意義

a.它是使消防檔案材料化為消防檔案的重要條件之一。沒有經(jīng)過整理的、零散的消防檔案材料，只能為構(gòu)成消防檔案的因素，而不是科學(xué)意義的檔案。

b.收集到消防檔案材料，經(jīng)過鑒別加以整理，在利用、取放、查閱以及傳遞過程中，才不易搞亂和丟失。

c.經(jīng)過整理立卷，才能為保管及利用檔案創(chuàng)造方便的條件。

d.經(jīng)過整理，可以了解和檢查收集工作有無遺漏和重復(fù)，鑒別工作準(zhǔn)確與否，從而促進(jìn)收集工作，提高鑒別工作的質(zhì)量。

e.經(jīng)過整理，才能適應(yīng)消防檔案現(xiàn)代化科學(xué)管理的要求。消防檔案不進(jìn)行科學(xué)的分類及排列，就難以編制各種檢索工具，也不利于計算機(jī)的存貯及檢索。

②檔案材料整理工作的程序

a.鑒別。是對收集上來的檔案材料，進(jìn)行歸檔之前的最后一次檢查及判斷，從而作出取舍決定。鑒別時，首先要看材料是否屬于消防檔案材料，是否對今后工作有參考使用價值。其次是判斷是否完整及準(zhǔn)確，符合歸檔條件。對于材料不完整，或者手續(xù)、證明據(jù)不齊全的都要重新進(jìn)行收集、確保消防檔案材料的完整及準(zhǔn)確。

b.分類。是將消防檔案的全部材料有條理的劃分成統(tǒng)一的若干類別，并且系統(tǒng)地組織起來，從而能夠全面地反映消防安全管理的情況。類別劃分后，還要把各類中的材料按一定的順序排列起來，以便有條理、系統(tǒng)地反映各類內(nèi)容。排列可以按照時間順序排列，也就是以材料形成的時間先后順序排列；也可以按問題結(jié)合時間排列。在一個類中有幾個問題的材料，按照不同的問題類別分別排列。

c.登記目錄和復(fù)核。登記目錄及復(fù)核是歸檔前的最后一個程序。登記時，首先應(yīng)填寫類屬號，也就是按這些目錄屬于哪一類內(nèi)容，并按照檔案材料順序，編出序號。然后填寫材料名稱，在必要時，還可以選擇材料標(biāo)題，也可概括出材料的內(nèi)容文字要簡練。最后要寫上材料的形成時間、頁數(shù)以及份數(shù)。

目錄登記完后，還必須進(jìn)行一次全面的復(fù)查及審核。復(fù)核時主要檢查項(xiàng)目包括：鑒別材料是否準(zhǔn)確；有無各種佐證材料；歸檔材料是否符合有關(guān)立卷歸檔要求；材料分類、排列合理與否；目錄登記等工作是否符合規(guī)范要求。

③檔案整理工作的要求。整理工作的要求，總的說就是使檔案達(dá)到完整、真實(shí)、精練以及實(shí)用。

a.完整。包括三層意思：一是要反映消防安全管理的基本情況材料，要完整無缺地歸入消防檔案；二是每項(xiàng)材料要求完整，不能缺項(xiàng)、漏項(xiàng)以及出現(xiàn)差錯；三是所有檔案材料要完好無損。

b.真實(shí)。指的是消防檔案材料的內(nèi)容符合消防安全管理工作的實(shí)際情況，不得弄虛作假。

c.精練。是在完整真實(shí)的基礎(chǔ)上剔除那些沒有歸檔價值或者與消防安全管理工作無關(guān)的材料，力求內(nèi)容精于、簡潔以及集中。

d.實(shí)用。是指檔案材料的分類、排列以及目錄登記等應(yīng)該科學(xué)、規(guī)范，方便使用，能夠提高查準(zhǔn)率和查找速度。

（6）檔案的保管制度。消防檔案保管為消防檔案工作的重要任務(wù)之一。檔案是物質(zhì)的東西，任何物質(zhì)的東西，都有產(chǎn)生、發(fā)展、變化以及消亡的過程。消防檔案，隨著時間的推移和各種不利因素的影響，也會不斷地?fù)p毀，做好消防檔案保管工作，可以防止及限制檔案的損壞、丟失，最大限度地延長檔案的壽命。

①消防檔案保管工作的內(nèi)容

a.根據(jù)有關(guān)部門規(guī)定的范圍及原則，進(jìn)行消防檔案保管，并編號、排列、存放以及建立底賬。

b.負(fù)責(zé)檔案的收轉(zhuǎn)和登記。

c.經(jīng)常或定期對消防檔案進(jìn)行檢查，根據(jù)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時進(jìn)行整改，保證檔案完整安全。

d.根據(jù)消防檔案的保護(hù)要求。將消防檔案置放在一個安全可靠有保障的環(huán)境中，避免人為因素和自然因素的損害。

e.嚴(yán)格執(zhí)行保管、保密制止、防止丟失、泄密，保證消防檔案的機(jī)密安全。

f.編制各種類檢索工具，為及時有效地使用消防檔案提供方便。

②消防檔案保管工作的要求。消防檔案出現(xiàn)損毀的原因主要有人為因素與自然因素兩個方面。人為因素指的是由于消防檔案工作制度不健全，消防檔案管理人員的疏忽以及有關(guān)使用者的不愛護(hù)等原因，造成消防檔案材料丟失、玷污以及撕裂。對這種人為因素造成的損害要采取措施加以杜絕。

a.要建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，明確消防檔案管理人員的職責(zé)，凡保管的消防檔案，均應(yīng)在登記冊上逐個進(jìn)行登記。

b.檔案管理人員每半年要核對一次本單位所管轄的消防檔案，發(fā)現(xiàn)損毀，及時修補(bǔ)；發(fā)現(xiàn)缺少，及時查找。

對于由自然因素導(dǎo)致的損毀也應(yīng)采取相應(yīng)的措施控制溫度、濕度，經(jīng)常檢查防火、防曬、防潮的設(shè)施及安全措施。

（7）檔案的使用制度。消防檔案工作的宗旨，就是開發(fā)消防檔案的信息資源，提供檔案信息為消防安全管理服務(wù)。

①查閱。查閱就是使用者在消防檔案管理機(jī)關(guān)或者指定的地點(diǎn)查閱所需要了解、消防檔案內(nèi)容。查閱前，要注意審核借閱者的身份情況，尋問閱檔的理由，從而確定該不該提供或提供消防檔案的哪一部分內(nèi)容。查閱后，要把使用完畢的消防檔案收回、清點(diǎn)以及檢查后送回原存放處。同時，做好借閱登記工作。

②借用。在特殊情況，消防管理部門或上級主管部門，可借出消防檔案查閱。凡屬以下情況之一，按規(guī)定辦理借閱手續(xù)后，可借出使用。

a.消防安全管理部門對于本單位消防安全管理的某些活動進(jìn)行審核時需要借用消防檔案的；

b.公安機(jī)關(guān)對火災(zāi)事故查處過程需要了解消防檔案內(nèi)容，借用消防檔案的；

c.上級主管部門或分管治安及消防工作的職能部門，需要借用消防檔案的；

d.本單位的組織或者部門，需要借用消防檔案的；

e.其他一些特殊情況，需要借用消防檔案的。消防檔案的使用，是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，在使用過程中要遵守以下要求：

第一，查閱或借閱消防檔案的單位或個人應(yīng)按單位查閱檔案的辦法及規(guī)定，辦理借閱手續(xù)。

第二，查閱或借閱檔案時，要嚴(yán)禁涂改、圈點(diǎn)以及撤換檔案材料。

第三，查閱或借閱檔案，要遵守查閱制度和保密制度，查閱人員不得向無關(guān)人員傳播或者向外公布消防檔案的內(nèi)容。

第四，查閱者必須在消防檔案室或者指定的地方查閱，確保檔案材料不受損壞。

單位消防檔案包括消防安全基本情況和什么?

消防檔案主要包括兩個方面的內(nèi)容及消防安全基本情況和消防安全管理情況。

消防安全基本情況的內(nèi)容包括單位基本概況和消防安全重點(diǎn)部位情況；建筑物或者場所施工使用或者開業(yè)前的消防設(shè)計審核消防驗(yàn)收以及消防安全檢查的文件資料；消防管理組織機(jī)構(gòu)和各級消防安全責(zé)任人。

消防安全制度；消防設(shè)施、滅火器材情況；專職消防隊(duì)義務(wù)消防人員及其消防裝備配備情況；與消防安全有關(guān)的重點(diǎn)工種人員情況；新增消防產(chǎn)品防火材料的合格證明材料；滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案。

消防安全管理情況主要有兩項(xiàng)內(nèi)容：一是公安機(jī)關(guān)消防機(jī)構(gòu)依法填寫制作的各類法律文書，主要有消防設(shè)施定期檢查記錄，自動消防設(shè)施檢查檢測報告以及維護(hù)保養(yǎng)的記錄；火災(zāi)隱患及其整改情況記錄；防火檢測巡查記錄；有關(guān)燃?xì)怆姎庠O(shè)備檢測等記錄。

消防安全培訓(xùn)記錄；滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案的演練記錄；有關(guān)燃?xì)怆姎庠O(shè)備檢測等記錄；消防安全培訓(xùn)記錄；滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案的演練記錄；火災(zāi)情況記錄；消防獎懲情況記錄。

上述記錄要填寫檢查人員的姓名，時間，部位。內(nèi)容發(fā)現(xiàn)的火災(zāi)隱患以及處理措施等；填寫培訓(xùn)的時間，參加人員，內(nèi)容等；填寫演練的時間，地點(diǎn)，內(nèi)容，參加部門以及人員等。

物業(yè)公司消防日常管理檔案需要整理哪些資料？

一、消防安全基本情況應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容：
（一）單位基本概況和消防安全重點(diǎn)部位情況；
（二）建筑物或者場所施工、使用或者開業(yè)前的消防設(shè)計審核、消防驗(yàn)收以及消防安全檢查的文件、資料；
（三）消防管理組織機(jī)構(gòu)和各級消防安全責(zé)任人；
（四）消防安全制度；
（五）消防設(shè)施、滅火器材情況；
（六）專職消防隊(duì)、義務(wù)消防隊(duì)人員及其消防裝備配備情況；
（七）與消防安全有關(guān)的重點(diǎn)工種人員情況；
（八）新增消防產(chǎn)品、防火材料的合格證明材料；
（九）滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案。
二、消防安全管理情況應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容：
（一）公安消防機(jī)構(gòu)填發(fā)的各種法律文書；
（二）消防設(shè)施定期檢查記錄、自動消防設(shè)施全面檢查測試的報告以及維修保養(yǎng)的記錄；
（三）火災(zāi)隱患及其整改情況記錄；
（四）防火檢查、巡查記錄；
（五）有關(guān)燃?xì)狻㈦姎庠O(shè)備檢測（包括防雷、防靜電）等記錄資料；
（六）消防安全培訓(xùn)記錄；
（七）滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案的演練記錄；
（八）火災(zāi)情況記錄；
（九）消防獎懲情況記錄。

消防檔案怎么建立

整理消防資料，建立消防檔案。
任職資格：

消防檔案的建檔日期需要每年改嗎

需要。消防檔案是消防安全重點(diǎn)單位的戶口簿，檔案中各項(xiàng)數(shù)據(jù)從每年1月1日起連續(xù)記載，每年12月31日對本年度消防檔案整理歸檔，然后第二點(diǎn)重復(fù)前一年的操作，所以是需要每年都更改的。