監(jiān)理單位檔案資料管理制度

　　一、編制目的

　　本制度旨在規(guī)范監(jiān)理單位檔案資料管理，保障檔案資料的完整性、真實(shí)性、及時(shí)性，為監(jiān)理單位的日常管理和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供可靠的依據(jù)。

　　二、適用范圍

　　本制度適用于監(jiān)理單位的檔案資料管理。

　　三、檔案資料管理

　　1、編制規(guī)范

　?。?）檔案資料的編制、存儲(chǔ)、保管、使用、查閱、借閱、復(fù)制、銷毀等應(yīng)按照有關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章制度和國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　?。?）檔案資料的編制應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定，編碼標(biāo)準(zhǔn)化，內(nèi)容完整，格式統(tǒng)一，清晰明了，便于管理和查閱。

　　（3）檔案資料的存儲(chǔ)應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定，以確保資料的完整性、真實(shí)性和及時(shí)性。

　　2、整理規(guī)范

　　（1）檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的分類、編號(hào)和時(shí)間順序排列，以便于管理和查閱。

　?。?）檔案資料的保管應(yīng)采取合理的措施，以確保資料的安全。

　　3、使用規(guī)范

　?。?）檔案資料的使用應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限和程序進(jìn)行。

　?。?）檔案資料的查閱、借閱、復(fù)制應(yīng)經(jīng)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行。

　　（3）檔案資料的銷毀應(yīng)經(jīng)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行。

　　四、監(jiān)督檢查

　　1、監(jiān)督檢查應(yīng)定期進(jìn)行，以確保檔案資料的正確使用、完整性、真實(shí)性和及時(shí)性。

　　2、檢查結(jié)果應(yīng)及時(shí)記錄，并及時(shí)報(bào)告相關(guān)部門。

　　3、對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)糾正，以確保檔案資料的正確使用、完整性、真實(shí)性和及時(shí)性。

　　五、責(zé)任追究

　　1、監(jiān)理單位應(yīng)負(fù)責(zé)檔案資料的編制、存儲(chǔ)、保管、使用、查閱、借閱、復(fù)制、銷毀等管理工作，并對(duì)檔案資料的完整性、真實(shí)性和及時(shí)性負(fù)責(zé)。

　　2、對(duì)違反本制度的行為，應(yīng)依照有關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章制度和國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行追究。

　　求監(jiān)理資料管理制度及落實(shí)的措施？

　　《監(jiān)理資料管理制度》要點(diǎn)：

　　（一）、城建檔案管理規(guī)定

　　1、《統(tǒng)一用表》必須采用碳素黑色墨水填寫或黑色碳素印墨打印，采用復(fù)寫的應(yīng)使用單面碳素復(fù)寫紙，填寫或打印的首份用于上交城建檔案館；

　　2、簽署人簽名采用慣常筆跡親筆手簽。項(xiàng)目總監(jiān)或總監(jiān)代表和監(jiān)理工程師蓋執(zhí)業(yè)注冊(cè)章，單位簽署欄應(yīng)采用單位注冊(cè)全稱并加蓋公章；

　?。ǘ?、收文程序

　　來文→簽收→登記→傳閱→承辦→收集→歸檔

　　1、參建單位所發(fā)文件由資料員統(tǒng)一簽收、登記；

　　2、按照文件規(guī)定的分類，屬于同類編號(hào)的文件登記在一張表上。

　　（三）、資料員務(wù)必將文件分以下五種情況及時(shí)處理

　　第一種文件：各參建單位發(fā)給監(jiān)理方需簽核返回的；

　　專業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）批閱簽字→項(xiàng)目總監(jiān)（總監(jiān)代表）審核簽字、蓋執(zhí)業(yè)注冊(cè)章→返回發(fā)文單位

　　第二種文件：業(yè)主或參建單位發(fā)給監(jiān)理方需由監(jiān)理轉(zhuǎn)發(fā)的；

　　專業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）傳閱→項(xiàng)目總監(jiān)(總監(jiān)代表)批準(zhǔn)→轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)單位

　　第三種文件：各參建單位發(fā)給監(jiān)理方需簽核、蓋章返回的；

　　專業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）批閱簽字→項(xiàng)目總監(jiān)（總監(jiān)代表）審核簽字、蓋執(zhí)業(yè)注冊(cè)章→蓋章→返回發(fā)文單位

　　第四種文件：各參建單位發(fā)給監(jiān)理方只需簽核和歸檔的；

　　專業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）批閱簽字→歸檔

　　第五種文件：各參建單位發(fā)給監(jiān)理的參考資料或回復(fù)函件。

　　專業(yè)簽閱→歸檔

　　（四）、發(fā)文程序擬稿→審稿→簽發(fā)

　　1、會(huì)議紀(jì)要由項(xiàng)目總監(jiān)（總監(jiān)代表）指定擬稿人；

　　2、監(jiān)理函件由提出發(fā)文的監(jiān)理人員擬稿；

　　3、根據(jù)授權(quán)，發(fā)文內(nèi)容必須通過項(xiàng)目總監(jiān)（總監(jiān)代表）審核后才能定稿；

　　4、所發(fā)文件須經(jīng)監(jiān)理工程師和總監(jiān)蓋章簽字后,方可發(fā)出；

　　5、轉(zhuǎn)發(fā)參建單位文件經(jīng)監(jiān)理工程師和總監(jiān)審閱后轉(zhuǎn)出。

　?。ㄎ澹⑹?、發(fā)文登記

　　1、收文和發(fā)文分開登記；

　　2、按資料分類，屬于同類編號(hào)的登記在一起；

　　3、經(jīng)濟(jì)簽證獨(dú)立登記；

　　4、工程變更獨(dú)立登記（總監(jiān)登記）；

　　5、多個(gè)單位工程的項(xiàng)目、多個(gè)分段的市政工程，項(xiàng)目總監(jiān)根據(jù)實(shí)際情況制定收、發(fā)文登記和歸檔方案。

　?。①Y料收集

　　資料收集范圍：政府部門、業(yè)主、各參建單位、設(shè)備材料供應(yīng)商、項(xiàng)目周邊情況資料、本以及監(jiān)理小組資料。

　?。ㄆ撸?、資料編號(hào)

　　1、城建檔案和統(tǒng)一規(guī)定資料編號(hào)為：A承建商類、B監(jiān)理類、C監(jiān)理內(nèi)部使用類、D勘察設(shè)計(jì)類、E業(yè)主類；

　　2、各工程項(xiàng)目發(fā)文和收文統(tǒng)一編號(hào)如下：

　?。?）、發(fā)文編號(hào)：采用MMi-Ni-XX形式；

　　MM:表示工程項(xiàng)目名稱漢語(yǔ)拼音的字頭。如“HW”表示“華為”,“i”表示棟號(hào)或區(qū)段號(hào)；

　　Ni:表示政府和統(tǒng)一管理的資料分類號(hào)。如“B4”表示“開工令”,“C2”表示“工程進(jìn)度跟蹤表”；

　　XX:表示流水號(hào)。如1，2，3，……N。

　?。?）、收文編號(hào)：按城建檔案規(guī)定的分類，屬于同類編號(hào)的登記在一起，然后按照收文順序編寫流水號(hào)；

　　3、若項(xiàng)目有多個(gè)單位工程或區(qū)段，將資料按驗(yàn)收棟號(hào)或區(qū)段分開后再編號(hào)。

　?。ò耍?、資料歸檔

　　1、按A、B、C、D、E分五大類分別歸檔；

　　2、每大類采用統(tǒng)一制作的樣板文件夾按分類編號(hào)分開；

　　3、上交檔案館的資料由資料員協(xié)助工地資料員按照檔案館的要求整理、歸檔。

　?。ň牛⑾蛞平毁Y料

　　分類→裝訂→上交

　　1、每月上交歸檔資料（見附表），按照城建檔案和的規(guī)定劃分為：A1-A18、A19-A26、B1-B14、B15-B27、C、D、E七大類，分別裝訂成冊(cè)；

　　2、每月28日前須將本月資料整理好上交；

　　3、現(xiàn)場(chǎng)資料員向上交資料時(shí)，應(yīng)填好“資料目錄”表，并由交接人簽字。

　?。ㄊ⒈O(jiān)理機(jī)構(gòu)內(nèi)監(jiān)理臨時(shí)移交

　?。ㄊ唬?、向檔案館移交資料

　　（十二）、資料借閱

　　（十三）、資料信息化管理

　　通過計(jì)算機(jī)完成的資料都必須拷貝存盤，月底與資料一起上交。

　?。ㄊ模?、資料保管

　　1、資料員負(fù)責(zé)好資料的防盜、防腐、防丟、防潮工作；

　　2、監(jiān)理小組常用的資料，應(yīng)自留復(fù)印件或拷貝保存，以備查閱。

　　（十五）、失效資料處理

　　工程竣工后項(xiàng)目總監(jiān)（總監(jiān)代表）負(fù)責(zé)將剩余的資料上交。

　　（十六）、總監(jiān)、資料員的責(zé)任

　　總監(jiān)對(duì)監(jiān)理資料的管理負(fù)監(jiān)督和管理責(zé)任。

　　建設(shè)監(jiān)理檔案暫行管理辦法

　　為了系統(tǒng)完整地的保存和科學(xué)地管理我所的建設(shè)監(jiān)理檔案，根據(jù)本所《監(jiān)理工作管理規(guī)定》和國(guó)家《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本所的具體情況，制定本辦法。

　　第一條建設(shè)監(jiān)理檔案，是指我所在對(duì)受托建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理的過程中形成的各種文字材料、圖紙、圖表、照片、音像記錄等技術(shù)文件的總稱。是我所全體工程技術(shù)人員和管理人員的.勞動(dòng)成果和智慧結(jié)晶，也是我所對(duì)監(jiān)理的建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施專業(yè)化管理和科學(xué)控制的真實(shí)記錄。它對(duì)我所的業(yè)務(wù)拓展和進(jìn)一步發(fā)展具有極其重要的意義。

　　第二條建設(shè)工程文件的歸檔包括兩方面含義：一是項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)將監(jiān)理過程中形成的文件向本所監(jiān)理部移交；二是項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)將監(jiān)理過程中形成的文件向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交。

　　第三條監(jiān)理檔案的形成、收集、整理責(zé)任人是項(xiàng)目總監(jiān)理工程師。項(xiàng)目總監(jiān)理工程師應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后的一個(gè)月內(nèi)，將根據(jù)本辦法整理的監(jiān)理文件完整地移交給監(jiān)理部，由監(jiān)理部進(jìn)一步編目、組卷、裝訂并保存。只有合格地完成了歸檔工作，項(xiàng)目的監(jiān)理工作才算告一段落。

　　第四條為便于監(jiān)理檔案的編制和查閱，監(jiān)理文件的分類和編碼統(tǒng)一規(guī)定如下：每一份監(jiān)理文件均采用一組九位代碼來表示，例如：

　　D J 2 0 1 0 2 0 1

　　第1位：D含義是“檔案”類，以區(qū)別于“圖書”“資料”；

　　第2位：填寫字母J或S。J含義是“建筑安裝工程”；S含義是“市政基礎(chǔ)設(shè)施工程”；

　　第3位：表示文件的大類，以數(shù)字來表示?！?”代表工程準(zhǔn)備階段文件；“2”代表監(jiān)理文件；“3”代表施工文件；“4”代表竣工圖；“5”代表竣工驗(yàn)收文件；

　　第4、5位：表示文件的小類，以阿拉伯?dāng)?shù)字編碼。編制人按照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》中的附錄A《建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表》（以下簡(jiǎn)稱附錄A）的順序編號(hào)；如“立項(xiàng)文件”為1、“建設(shè)用地、征地、拆遷文件”為2等等。

　　第6、7位：表示文件屬類，是小類項(xiàng)下的分項(xiàng)，依照附錄A中“○”的數(shù)字編寫，如不劃分屬類時(shí)可分別填寫“0”、“0”。

　　第8、9位：為文件流水號(hào)。

　　本例代碼含義為：建筑安裝工程擋案—監(jiān)理文件—監(jiān)理規(guī)劃—監(jiān)理實(shí)施細(xì)則一份。

　　第五條一切依法監(jiān)理的證明文件和監(jiān)理質(zhì)量的證明文件及作為監(jiān)理成果的結(jié)論性文件，均應(yīng)屬于歸檔范圍。具體內(nèi)容如下：

　　1工程項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人名單；

　　2施工合同文件及委托監(jiān)理合同；

　　3勘測(cè)設(shè)計(jì)文件；

　　4施工許可證和安全許可證；

　　5監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則；

　　6分包單位資格報(bào)審表；

　　7設(shè)計(jì)交底及圖紙會(huì)審會(huì)議紀(jì)要；

　　8施工組織設(shè)計(jì)（方案）、專項(xiàng)施工方案、安全施工組織設(shè)計(jì)報(bào)審表；

　　9工程開工/復(fù)工報(bào)審表、工程開工/工程暫停令；

　　10測(cè)量核驗(yàn)資料；

　　11工程進(jìn)度計(jì)劃及控制資料；

　　12工程材料、購(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件及檢查、試驗(yàn)資料；

　　13施工試驗(yàn)資料；

　　14設(shè)計(jì)變更和工程變更資料；

　　15隱蔽工程驗(yàn)收記錄；

　　16工程計(jì)量單和工程支付證書；

　　17監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、會(huì)議紀(jì)要、往來函件；

　　18各種報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表；

　　19監(jiān)理日記、監(jiān)理月報(bào)；

　　20質(zhì)量缺陷和質(zhì)量事故的處理文件；

　　21檢驗(yàn)批、分項(xiàng)（子分項(xiàng)）、分部（子分部）、單位工程的驗(yàn)收資料；

　　22索賠文件資料；

　　23竣工結(jié)算審核意見書；

　　24工程項(xiàng)目施工質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等專題報(bào)告；

　　25監(jiān)理工作總結(jié)；

　　26鑒于每個(gè)項(xiàng)目具體情況不同，歸檔資料不一定都如上所列齊全，但絕不能少于附錄A中規(guī)定監(jiān)理單位應(yīng)保存的文件內(nèi)容。

　　第六條歸檔的工程文件應(yīng)為原件，其幅面尺寸為A4幅面。

　　第七條監(jiān)理檔案的保存期限和密級(jí)從《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的規(guī)定。

　　第八條監(jiān)理檔案應(yīng)有專人保管；監(jiān)理檔案的到期銷毀必須經(jīng)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并登記造冊(cè)，由指定人員見證銷毀。

　　第九條外單位來所查閱或復(fù)印檔案資料，須持單位介紹信，并經(jīng)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。有密級(jí)的檔案一般不外借。如工作需要確需借閱時(shí)，須經(jīng)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　監(jiān)理單位檔案資料管理制度

　　《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）

　　關(guān)于發(fā)布國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的通知

　　建標(biāo)[2002]8號(hào)

　　根據(jù)我部“關(guān)于印發(fā)《二000至二00一年度工程建設(shè)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)制訂、修訂計(jì)劃》的通知”（建標(biāo)[2001]87號(hào)）的要求，由建設(shè)部會(huì)同有關(guān)部門共同制訂的《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》，經(jīng)有關(guān)部門會(huì)審，批準(zhǔn)為國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，編號(hào)為GB/T50328-2001，自2002年5月1日起施行。

　　本規(guī)范由建設(shè)部負(fù)責(zé)管理，建設(shè)部城建檔案工作辦公室負(fù)責(zé)具體技術(shù)內(nèi)容的解釋，建設(shè)部標(biāo)準(zhǔn)定額研究所組織中國(guó)建筑工業(yè)出版社出版發(fā)行。

　　中華人民共和國(guó)建設(shè)部

　　2002年1月10日

　　前言

　　本規(guī)范是根據(jù)我部“關(guān)于印發(fā)《二000至二00一年度工程建設(shè)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)制訂、修訂計(jì)劃》的通知”（建標(biāo)[2001]87號(hào)）的要求，由建設(shè)部城建檔案工作辦公室會(huì)同有關(guān)城建檔案館共同編制而成的。

　　在編制過程中，規(guī)范編制組開展了專題研究，進(jìn)行了比較廣泛的調(diào)查研究，總結(jié)了多年來建設(shè)工程文件歸檔整理工作的經(jīng)驗(yàn)，參考中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T11822-2000《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》，并以多種方式廣泛征求了全國(guó)有關(guān)單位的意見，對(duì)主要問題進(jìn)行了反復(fù)修改，最后經(jīng)審定定稿。

　　本規(guī)范主要規(guī)定的內(nèi)容有：工程文件的歸檔范圍及質(zhì)量要求，工程文件的立卷，工程文件的歸檔，工程檔案的驗(yàn)收與移交。

　　本規(guī)范將來可能需要進(jìn)行局部修訂，有關(guān)局部修訂的信息和條文信息將刊登在《工程建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化》雜志上。

　　為了提高本規(guī)范質(zhì)量，請(qǐng)各單位在執(zhí)行本規(guī)范的過程中，注意總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，積累資料，隨時(shí)將有關(guān)的意見和建議寄行為表現(xiàn)建設(shè)部城建檔案工作辦公室（地址：北京三里河路9號(hào)，郵編：100835），以供今后修訂時(shí)參考。

　　本規(guī)范主編單位：建設(shè)部城建檔案工作辦公室。

　　本規(guī)范參編單位：北京市城建檔案館、南京市城建檔案館、重慶市城建檔案館、廣州市城建檔案館。

　　本規(guī)范主要起草人：王淑珍、姜中橋、蘇文、周健民、周漢羽、蔡艷紅。

　　1總則

　　1.0.1為加強(qiáng)建設(shè)工程文件的歸檔整理工作，統(tǒng)一建設(shè)工程檔案的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，建立完整、準(zhǔn)確的工程檔案，制定本規(guī)范。

　　1.0.2本規(guī)范適用于建設(shè)工程文件的歸檔整理以及建設(shè)工程檔案的驗(yàn)收。專業(yè)工程按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　1.0.3建設(shè)工程文件的歸檔整理除執(zhí)行本規(guī)范外，尚應(yīng)執(zhí)行現(xiàn)行有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。

　　說明：1.0.3建設(shè)工程文件歸檔整理除執(zhí)行本規(guī)范外，尚應(yīng)執(zhí)行《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2000)、《技術(shù)制圖復(fù)制的折疊方法》（GB/10609.3-89）等規(guī)范的規(guī)定。電子文件和聲像檔案的歸檔整理，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　2術(shù)語(yǔ)

　　2.0.1建設(shè)工程項(xiàng)目（construction project）

　　經(jīng)批準(zhǔn)按照一個(gè)總體設(shè)計(jì)進(jìn)行施工，經(jīng)濟(jì)上實(shí)行統(tǒng)一核算，行政上具有獨(dú)立組織形式，實(shí)行統(tǒng)一管理的工程基本建設(shè)單位。它由一個(gè)或若干個(gè)具有內(nèi)存聯(lián)系的工程所級(jí)成。

　　2.0.2單位工程（single project）

　　具有獨(dú)立的設(shè)計(jì)文件，竣工后可以獨(dú)立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程，并構(gòu)成建設(shè)工程項(xiàng)目的組成部分。

　　2.0.3分部工程（subproject）

　　單位工程中可以獨(dú)立組織施工的工程。

　　2.0.4建設(shè)工程文件（construction project document）

　　在工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件，也可簡(jiǎn)稱為工程文件。

　　2.0.5工程準(zhǔn)備階段文件（seedtime document of a construction project）

　　開程開工以前，在立頂、審批、征地、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)等工程準(zhǔn)備階段形成的文件。

　　2.0.6監(jiān)理文件（project management document）

　　監(jiān)理單位在工程設(shè)計(jì)、施工等監(jiān)理過程中形成的文件。

　　2.0.7施工文件（constructing document）

　　施工單位在工程設(shè)計(jì)、施工等監(jiān)理過程中形成的文件。

　　2.0.8竣工圖（as-build drawing）

　　工程竣工驗(yàn)收后，真實(shí)反映建設(shè)工程項(xiàng)目施工結(jié)果的圖樣。

　　2.0.9竣工驗(yàn)收文件（handing over document）

　　建設(shè)工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收活動(dòng)中形成的文件。

　　2.0.10建設(shè)工程檔案（project archive）

　　在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，也可簡(jiǎn)稱工程檔案。

　　2.0.11案卷（file）

　　由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管單位。

　　2.0.12立卷（filing）

　　按照一定的原則和方法，將有保存價(jià)值的文件分門別類的整理成案卷，亦稱組卷。

　　2.0.13歸檔（putting into record）

　　文件形成單位完成其工作任務(wù)后，將形成的文件整理立卷后，按規(guī)定移交檔案管理機(jī)構(gòu)。

　　說明：2.0.13對(duì)一個(gè)建設(shè)工程而言，歸檔有兩方面含義：一是建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位將本單位在工程建設(shè)過程中形成的文件向本單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交；二是勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位將本單位在工程建設(shè)過程中形成的文件向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交。

　　3基本規(guī)定

　　3.0.1建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)將工程文件的形成和積累納入工程建設(shè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。

　　3.0.2在工程文件與檔案的整理立卷、驗(yàn)收移交工作中，建設(shè)單位應(yīng)履行下列職責(zé)：

　　1在工程招標(biāo)及勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時(shí)，應(yīng)對(duì)工程文件的套數(shù)、費(fèi)用、質(zhì)量、移交時(shí)間等提出明確要求；

　　2收集和整理工程準(zhǔn)備階段、竣工驗(yàn)收階段形成的文件，并應(yīng)進(jìn)行立卷歸檔；

　　3負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作；

　　4收集和匯總勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程檔案；

　　5在組織工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)提請(qǐng)當(dāng)?shù)氐某墙n案管理機(jī)構(gòu)對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收；未取得工程檔案驗(yàn)收認(rèn)可文件，不得組織工程竣工驗(yàn)收；

　　6對(duì)列入城建檔案館（室）接收范圍的工程，工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)，向當(dāng)?shù)爻墙n案館（室）移交一套符合規(guī)定的工程檔案。

　　3.0.3勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)將本單位形成的工程文件立卷后向建設(shè)單位移交。

　　3.0.4建設(shè)工程項(xiàng)目實(shí)行總承包的，總包單位負(fù)責(zé)收集、匯總各分包單位形成的工程檔案，并應(yīng)及時(shí)向建設(shè)單位移交；各分包單位應(yīng)將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時(shí)移交總包單位。建設(shè)工程項(xiàng)目由幾個(gè)單位承包的，各承包單位負(fù)責(zé)收集、整理立卷其承包項(xiàng)目的工程文件，并應(yīng)及時(shí)向建設(shè)單位移交。

　　3.0.5城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)工程文件的立卷歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。在工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后，須出具工程檔案認(rèn)可文件。

　　4工程文件的歸檔范圍及質(zhì)量要求

　　4.1工程文件的歸檔范圍

　　4.1.1對(duì)與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià)值的各種載體的文件，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。

　　說明：4.1.1此條款為確定歸檔范圍的基本原則。

　　4.1.2工程文件的具體歸檔范圍應(yīng)符合本規(guī)范附錄A的要求。

　　說明：4.1.2對(duì)《建設(shè)工程項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表》中所列城建檔案館接收范圍，各城市可根據(jù)本地情況適當(dāng)拓寬和縮減。

　　4.2歸檔文件的質(zhì)量要求

　　4.2.1歸檔的工程文件應(yīng)為原件。

　　4.2.2工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。

　　說明：4.2.2監(jiān)理文件按《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》（GB503129－2000）編制；市政工程施工技術(shù)文件及其竣工接收文件在建設(shè)部印發(fā)的《市政工程施工技術(shù)資料管理規(guī)定》（城建[1994]469號(hào)）編制，建筑安裝工程施工技術(shù)文件及其竣工驗(yàn)收文件在建設(shè)部沒有作出規(guī)定以前，按各省有關(guān)規(guī)定編制?？⒐D的編制應(yīng)按國(guó)家建委1982年[建發(fā)施字50號(hào)]《關(guān)于編制基本建設(shè)竣工圖的幾項(xiàng)暫行規(guī)定》執(zhí)行。地下管線工程竣工圖的編制，應(yīng)按1995年中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《城市地下管線探測(cè)技術(shù)規(guī)程》（CJJ61－94）中的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　4.2.3工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。

　　4.2.4工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。

　　4.2.5工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。

　　4.2.6工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297mm*210mm）。圖紙宜采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。

　　4.2.7工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長(zhǎng)期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖。計(jì)算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計(jì)算機(jī)出圖的復(fù)印件。

　　4.2.8所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。

　　1竣工圖章的基本內(nèi)容應(yīng)包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理、總監(jiān)。

　　2竣工圖章示例如下（圖4.2.8）：

　　3竣工圖章尺寸為：50mm*80mm.

　　4竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥，應(yīng)蓋在圖標(biāo)欄上方空白處。

　　4.2.9利用施工圖改繪竣工圖，必須標(biāo)明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制峻工圖。

　　4.2.10不同幅面的工程圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB/10609.3-89）統(tǒng)一折疊成A4幅面（297mm*210mm），圖標(biāo)欄露在外面。

　　5工程文件的立卷

　　5.1立卷的原則和方法

　　5.1.1立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。

　　說明：5.1.1此條款為立卷的基本原則。

　　5.1.2一個(gè)建設(shè)工程由多個(gè)單位工程組成時(shí)，工程文件應(yīng)按單位工程組卷。

　　5.1.3立卷可采用如下方法：

　　1工程文件可按建設(shè)程序劃分為工程準(zhǔn)備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件5部分；

　　2工程準(zhǔn)備階段文件可按建設(shè)程序、專業(yè)、形成單位等組卷；

　　3監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；

　　4施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；

　　5峻工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷；

　　6竣工驗(yàn)收文件按單位工程、專業(yè)等組卷。

　　5.1.4立卷過程中宜遵循下列要求：

　　1案卷不宜過厚，一般不超過40mm.

　　2案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件；不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。

　　5.2卷內(nèi)文件的排列

　　5.2.1文字材料按事項(xiàng)、專業(yè)順序排列。同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主體與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，印本在前、定稿在后，主體在前、附件在后的順序排列。

　　5.2.2圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號(hào)順序排列。

　　5.2.3既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。

　　5.3案卷的編目

　　5.3.1編制卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)應(yīng)符合下列規(guī)定：

　　1卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁(yè)面編號(hào)。每卷單獨(dú)編號(hào)，頁(yè)號(hào)從“1”開始。

　　2頁(yè)號(hào)編寫位置：?jiǎn)蚊鏁鴮懙奈募谟蚁陆牵浑p面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在下角。

　　3成套圖紙或印刷成冊(cè)的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁(yè)碼。

　　4案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁(yè)號(hào)。

　　5.3.2卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：

　　1卷內(nèi)目錄式樣宜符合本規(guī)范附錄B的要求。

　　2序號(hào)：以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注。

　　3責(zé)任者：填寫文件的直接形成單位和個(gè)人。有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，蓁用“等”代替。

　　4文件編號(hào)：填寫工程文件原有的文號(hào)或圖號(hào)。

　　5文件題名：填寫文件標(biāo)題的全稱。

　　6日期：填寫文件形成的日期。

　　7頁(yè)次：填寫文件在卷內(nèi)文件首頁(yè)之前。

　　8卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首面之前。

　　5.3.3卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：

　　1卷內(nèi)備考表的式樣宜符合本規(guī)范附錄C的要求。

　　2卷內(nèi)備考表主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁(yè)數(shù)、各類文件頁(yè)數(shù)（照片張數(shù)），以及立卷單位對(duì)案卷情況的說明。

　　3卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁(yè)之后。

　　說明：5.3.3案卷備考表的說明，主要說明卷內(nèi)文件復(fù)印件情況、頁(yè)碼錯(cuò)誤情況、文件的更換情況等。沒有需要說明的事項(xiàng)可不必填寫說明。

　　5.3.4案卷封面的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：

　　1案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面，也可采用內(nèi)封面形式。案卷封面的式樣宜符合附錄D的要求。

　　2案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括：檔號(hào)、檔案館代號(hào)、案卷題名、編制單位、起止日期、密級(jí)、保管期限、共幾卷、第幾卷。

　　3檔號(hào)應(yīng)由分類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)和案卷號(hào)組成。檔號(hào)由檔案保管單位填寫。

　　4檔案館代號(hào)應(yīng)填寫國(guó)家給定的本檔案館的編號(hào)。檔案館代號(hào)由檔案館填寫。

　　5案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地提示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應(yīng)包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容。

　　6編制單位應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件的形式單位或主要責(zé)任者。

　　7起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期。

　　8保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種期限。各類文件的保管期限見附錄A。

　　永久是指工程檔案需永久保存。

　　長(zhǎng)期是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。

　　短期是指工程檔案保存20年以下。

　　同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應(yīng)從長(zhǎng)。

　　9密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三種。同一案卷內(nèi)有不同密級(jí)的文件，應(yīng)以高密級(jí)為本卷密級(jí)。

　　說明：5.3.4城建檔案館的分類號(hào)依據(jù)建設(shè)部《城市建設(shè)分類大綱》（建辦檔[1993]103號(hào)）編寫，一般為大類號(hào)加屬類號(hào)。檔號(hào)按《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》（GB/T 50323-2001）編寫。

　　案卷題名中“工程名稱”一般包括工程項(xiàng)目名稱、單位工程名稱。

　　編制單位：工程準(zhǔn)備階段文件和竣工驗(yàn)收文件的編制單位一般為建設(shè)單位；勘察、設(shè)計(jì)文件的編制單位一般為工程的勘察、設(shè)計(jì)單位；監(jiān)理文件的編制單位一般為監(jiān)理單位；施工文件的編制單位一般為施工單位。

　　5.3.5案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用。

　　5.4案卷裝訂

　　5.4.1案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用。

　　5.4.2裝訂時(shí)必須剔除金屬物。

　　5.5卷盒、卷夾兩種形式。

　　5.5.1案卷裝具一般采用卷盒、卷夾兩種形式。

　　1卷盒的外表尺寸為310mm*220mm,厚度分別為20、30、40、50mm。

　　2卷夾的外表尺寸為310mm*220mm，厚度一般為20-30mm。

　　3卷盒、卷夾應(yīng)采用無酸紙制作。

　　5.5.2案卷脊背

　　案卷脊背的內(nèi)容包括檔號(hào)、案卷題名。式樣宜符合附錄E。

　　6工程文件的歸檔

　　6.0.1歸檔應(yīng)符合下列規(guī)定：

　　1歸檔文件必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，能夠反映工程建設(shè)活動(dòng)的全過程。文件材料歸檔范圍詳見附錄A。文件材料的質(zhì)量符合4.2的要求。

　　2歸檔的文件必須經(jīng)過分類整理，并應(yīng)組成符合要求的案卷。

　　6.0.2歸檔時(shí)間應(yīng)符合下列規(guī)定：

　　1根據(jù)建設(shè)程序和工程特點(diǎn)，歸檔可以分階段進(jìn)行，也可以在單位或分部工程通過竣工驗(yàn)收后進(jìn)行。

　　2勘察、設(shè)計(jì)單位應(yīng)當(dāng)在任務(wù)完成時(shí)，施工、監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗(yàn)收前，將各自形成的有關(guān)工程檔案向建設(shè)單位歸檔。

　　6.0.3勘察、設(shè)計(jì)、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后，建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)城建管理機(jī)構(gòu)的要求對(duì)檔案文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查。審查合格后向建設(shè)單位移交。

　　6.0.4工程檔案一般不少于兩套，一套由建設(shè)單位保管，一套（原件）移交當(dāng)?shù)爻墙n案館（室）。

　　6.0.5勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位向建設(shè)單位移交檔案時(shí)，應(yīng)編制移交清單，雙方簽字，蓋章后方可交接。

　　6.0.6凡設(shè)計(jì)，施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件，應(yīng)按國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本規(guī)定附錄A的要求單獨(dú)立卷歸檔。

　　7工程檔案的驗(yàn)收與移交

　　7.0.1列入城建檔案館（室）檔案接收范圍的工程，建設(shè)單位在組織工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)提請(qǐng)城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。建設(shè)單位未取得城建檔案管理機(jī)構(gòu)出具的認(rèn)可文件，不得組織工程竣工驗(yàn)收。

　　7.0.2城建檔案管理機(jī)構(gòu)在進(jìn)行工程檔案預(yù)驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)驗(yàn)收以下內(nèi)容：

　　1工程檔案齊全、系統(tǒng)、完整；

　　2工程檔案的內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動(dòng)和工程實(shí)際狀況；

　　3工程檔案已整理立卷，立卷符合本規(guī)范的規(guī)定；

　　4竣工圖繪制方法、圖式及規(guī)格等符合專業(yè)技術(shù)要求，圖面整潔，蓋有竣工圖章；

　　5文件的形成，來源符合實(shí)際，要求單位或個(gè)人簽章的文件，其簽章手續(xù)完備；

　　6文件材質(zhì)、幅面、書寫、繪圖、用墨、托裱等符合要求。

　　7.0.3列入城建檔案館（室）接收范圍的工程，建設(shè)單位在工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)，必須向城建檔案館（室）移交一套符合規(guī)定的工程檔案。

　　7.0.4停建、緩建建設(shè)工程的檔案，暫由建設(shè)單位保管。

　　7.0.5對(duì)改建、擴(kuò)建和維修工程，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)組織設(shè)計(jì)、施工單位據(jù)實(shí)修改、補(bǔ)充和完善原工程檔案。對(duì)改變的部位，應(yīng)當(dāng)重新編制工程檔案，并在工程驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)向城建檔案館（室）移交。

　　7.0.6建設(shè)單位向城建檔案館（室）移交工程檔案時(shí)，應(yīng)辦理移交手續(xù)，填寫移交目錄，雙方簽字、蓋章后交接。

　　另《工程資料分類表》接下頁(yè)——發(fā)給你"消息"里了————

　　工程資料管理制度：

　　1、工程檔案資料工作是工程建設(shè)過程的一部分，應(yīng)納入建設(shè)全過程管理并與工程建設(shè)同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術(shù)檔案資料，對(duì)工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查，并負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。

　　監(jiān)理單位檔案資料管理制度

　　2、為了便于各個(gè)管理環(huán)節(jié)的銜接，檔案資料室配備專職檔案員，為更好地管理好檔案資料，應(yīng)配置必要的庫(kù)房、檔案裝具、檔案保護(hù)設(shè)施和辦公設(shè)備。

　　3、工程建設(shè)中，各種技術(shù)資料交由檔案資料室統(tǒng)一管理發(fā)放，各有關(guān)部門和單位指定專人辦進(jìn)領(lǐng)用手續(xù)。

　　4、設(shè)備到貨后，由物資組匯同有關(guān)部門開箱驗(yàn)收后，設(shè)備資料（歸檔的發(fā)給施工單位的）統(tǒng)交檔案資料室統(tǒng)一管理，造冊(cè)登記并建立收發(fā)明細(xì)帳。

　　各單項(xiàng)工程總體驗(yàn)收由檔案資料室對(duì)其各種技術(shù)文件和竣工資料進(jìn)行查驗(yàn)，各項(xiàng)工程竣工決算的最后付款必須由檔案資料室對(duì)竣工資料簽收合格后支付。

　　5、購(gòu)置技術(shù)資料、圖書、標(biāo)準(zhǔn)由檔案部門統(tǒng)一申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后按計(jì)劃辦理，或委托有關(guān)部門自行辦理。凡購(gòu)置技術(shù)資料、圖書、標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)銷憑證，一律由檔案室簽收后方可辦理報(bào)銷手續(xù)。

　　工程資料管理辦法：

　　工程資料管理辦法是為適應(yīng)集團(tuán)新的組織架構(gòu)，明確資料管理程序，按照國(guó)家規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和地方的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合集團(tuán)的實(shí)際情況而制定的，自印發(fā)之日起執(zhí)行。

　　工程資料管理制度_百度百科

　　對(duì)監(jiān)理資料的四個(gè)重要要求是

　　一、監(jiān)理資料的分類

　　按施工階段監(jiān)理資料來源大致可以分為三大類：

　　第一類，即建設(shè)工程的基本文件。

　　第二類，即施工單位報(bào)審的各類報(bào)表及附件。

　　第三類，即項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)在施工監(jiān)理過程中完成的各種資料。

　　第一類資料主要來源于建設(shè)單位。主要包括：各類合同;勘察設(shè)計(jì)文件及圖紙等。這些資料主要是原件，項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)要及時(shí)收集并妥善保存.

　　第二類主要來自施工單位報(bào)審的各類報(bào)表及附件。主要包括：質(zhì)量、安全驗(yàn)收以及進(jìn)度、費(fèi)用審核表格。這些資料由施工單位提供，資料員要根據(jù)施工進(jìn)度督促監(jiān)理人員及時(shí)簽審歸檔。

　　第三類主要是現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)在施工監(jiān)理過程中完成的各種資料。主要包括：監(jiān)理規(guī)劃;監(jiān)理實(shí)施細(xì)則;旁站方案;安全監(jiān)理方案;監(jiān)理通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單;旁站記錄;實(shí)測(cè)實(shí)量;會(huì)議紀(jì)要;監(jiān)理月報(bào);工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告;專題報(bào)告;監(jiān)理日記;監(jiān)理工作總結(jié)等。此外，還有上級(jí)主管部門以及制度規(guī)定要求提供的一些臺(tái)帳等。這部分資料由項(xiàng)目部編寫、紀(jì)錄、傳遞、整理歸檔。

　　二、監(jiān)理資料員基本要求

　　應(yīng)掌握以下的知識(shí)：

　　(1)了解建設(shè)工程的基本建設(shè)程序，加深對(duì)工程建設(shè)的理解，從而知道自己處理的是什么資料，有什么用處，資料之間有什么關(guān)系，以便清楚掌握資料管理工作。

　　(2)了解監(jiān)理檔案、施工技術(shù)檔案、基建檔案;掌握檔案分類的基本方法;熟悉《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》關(guān)于工程文件的立卷、歸檔、驗(yàn)收與移交的規(guī)定及建設(shè)工程文件歸檔范圍，以便能指導(dǎo)施工承包單位的施工技術(shù)資料技術(shù)整理工作。

　　(3)掌握《建筑工程施工質(zhì)量統(tǒng)一驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》的基本內(nèi)容，理解工程驗(yàn)收的幾個(gè)驗(yàn)收層次的概念及其關(guān)系;掌握各個(gè)層次質(zhì)量驗(yàn)收地的合格條件;掌握分項(xiàng)、分部工程的劃分標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量驗(yàn)收的程序。

　　(4)了解與《統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》配套的專業(yè)工程施工質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范的有關(guān)內(nèi)容，材料、構(gòu)配件驗(yàn)收試驗(yàn)、工程檢測(cè)等的有關(guān)規(guī)定。

　　(5)掌握一定的文秘知識(shí)，具備一定的文字能力;熟悉電腦操作和有關(guān)軟件;對(duì)信息化管理有一定的理解;有一定的組織能力和協(xié)調(diào)技能。

　　三、監(jiān)理資料的管理要求

　　(一)項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立完善監(jiān)理文件資料管理制度，宜設(shè)專人管理文件資料，做到“明確責(zé)任，專人負(fù)責(zé)”。

　　(二)項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集、整理、編制、傳遞監(jiān)理文件資料。監(jiān)理人員應(yīng)及時(shí)分類整理自己負(fù)責(zé)文件資料，并移交由總監(jiān)理工程師指定的專人進(jìn)行管理，監(jiān)理文件資料應(yīng)準(zhǔn)確、完整。

　　(三)項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)收集歸檔的監(jiān)理文件資料應(yīng)為原件，若為復(fù)印件，應(yīng)加蓋報(bào)送單位印章，并由經(jīng)手人簽字，注明日期和原件存放處。

　　(四).監(jiān)理文件資料涉及的有關(guān)表格應(yīng)采用統(tǒng)一表式，簽字蓋章手續(xù)完備。

　　(五).項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)宜采用信息技術(shù)進(jìn)行監(jiān)理文件資料管理。

　　四、監(jiān)理資料的分冊(cè)管理依據(jù)

　　1、《河北省建設(shè)工程施工階段監(jiān)理工作的實(shí)用表式填報(bào)說明及要點(diǎn)》把監(jiān)理資料按六冊(cè)分類整理。

　　2、建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范GB/T50319--2013

　　發(fā)布:2013年5月13日實(shí)施：2014年3月1日

　　3、建設(shè)工程監(jiān)理工作標(biāo)準(zhǔn)DB13(J)/T161--2014

　　發(fā)布:2014-06-25實(shí)施：2014-08-01

　　第一冊(cè)(共7項(xiàng)內(nèi)容)

　　1、委托監(jiān)理合同(實(shí)行監(jiān)理招標(biāo)的應(yīng)附監(jiān)理中標(biāo)通知書);工程監(jiān)理單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照及資質(zhì)證書復(fù)印件蓋監(jiān)理單位公章。

　　2、施工合同(含各類合同，如分包合同等)

　　3、建設(shè)工程監(jiān)理備案表

　　4、施工許可證

　　5、項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)組織形式、總監(jiān)理工程師任命書(A.0.1)及監(jiān)理機(jī)構(gòu)監(jiān)理人員資格證書。證書復(fù)印件加蓋監(jiān)理單位公章。

　　6、合同爭(zhēng)議處理意見

　　7、合同變更資料

　　第二冊(cè)(共8項(xiàng)內(nèi)容)

　　l、勘察設(shè)計(jì)文件

　　2、設(shè)計(jì)交底與圖紙會(huì)審會(huì)議紀(jì)要

　　3、工程變更單(C.0.2)

　　4、工程開工報(bào)審表(B.0.2)工程開工令(A.0.2)工程暫停令(A.0.6)工程復(fù)工報(bào)審表(B.0.3)

　　5、施工組織設(shè)計(jì)/(專項(xiàng))施工方案報(bào)審表(B.0.1)

　　6、分包單位資格報(bào)審表(B.0.4)

　　7、施工機(jī)械和設(shè)施/計(jì)量設(shè)備報(bào)審表(B.0.8)

　　8、試驗(yàn)室報(bào)審表(B.0.6)

　　第三冊(cè)(共14項(xiàng)內(nèi)容)

　　1、監(jiān)理規(guī)劃

　　2、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則

　　3、監(jiān)理月報(bào)

　　4、單位工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)審單(B.0.12)

　　5、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告

　　6、監(jiān)理工作總結(jié)

　　7、第一次工地會(huì)議及第一次工地會(huì)議印模簽名字樣留存表(C.0.4)、監(jiān)理例會(huì)

　　8、工程質(zhì)量事故報(bào)告單

　　9、工程質(zhì)量事故處理方案報(bào)審

　　10、監(jiān)理工作聯(lián)系單(C.0.1)

　　11、監(jiān)理通知單(A.0.3)監(jiān)理通知/工程質(zhì)量整改通知回復(fù)單(B.0.11)

　　12、工程質(zhì)量整改通知單(A.0.4)監(jiān)理通知/工程質(zhì)量整改通知回復(fù)單(B.0.11)

　　13、施工單位申請(qǐng)表

　　14、監(jiān)理日志

　　第四冊(cè)(共5項(xiàng)內(nèi)容)

　　l、施工控制測(cè)量成果報(bào)驗(yàn)單(B.0.5)

　　2、工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備報(bào)審(B.0.7)

　　(有見證取樣送檢資料的附在相應(yīng)的報(bào)審表后)

　　3、報(bào)審、報(bào)驗(yàn)單(B.0.9)

　　4、分部工程報(bào)驗(yàn)單(B.0.10)

　　5、旁站記錄(A.0.7)

　　第五冊(cè)(共6項(xiàng)內(nèi)容)

　　l、工程款支付報(bào)審表(B.0.13)

　　2、工程款支付證書(A.0.9)

　　3、索賠意向通知書(C.0.4)

　　4、費(fèi)用索賠報(bào)審表(B.0.15)

　　5、施工進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表(B.0.14)

　　6、工程臨時(shí)/最終延期報(bào)審表(B.0.16)

　　第六冊(cè)(共5項(xiàng)內(nèi)容)

　　l、監(jiān)理臺(tái)帳

　　2、收、發(fā)文登記表

　　3、工程資料的照片及聲像資料

　　4、其它監(jiān)理資料(含工程質(zhì)量保修期的監(jiān)理資料)

　　5、D類表(項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)考核評(píng)價(jià)用表)(建設(shè)工程監(jiān)理工作標(biāo)準(zhǔn)DB13(J)/T161-2014)

　　五、監(jiān)理資料的移交

　　依據(jù)：《河北省建設(shè)工程施工階段監(jiān)理工作的實(shí)用表式填報(bào)說明及要點(diǎn)》

　　需向檔案部門提交歸檔的監(jiān)理資料

　　1、工程開工報(bào)審表(B.0.2)

　　2、工程復(fù)工報(bào)審表(B.0.3)

　　3、施工控制測(cè)量成果報(bào)驗(yàn)單(B.0.5)

　　4、工程臨時(shí)/最終延期報(bào)審表(B.0.16)

　　5、工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備報(bào)審(B.0.7)

　　6、工程質(zhì)量事故報(bào)告單;

　　7、工程質(zhì)量事故處理方案報(bào)審表;

　　8、工程暫停令(A.0.6)

　　9、工程質(zhì)量整改通知單(A.0.4)

　　10、監(jiān)理規(guī)劃

　　11、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則

　　12、合同爭(zhēng)議處理意見

　　13、合同變更資料

　　14、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告

　　15、監(jiān)理工程總結(jié)

　　16、工程變更單(C.0.2)

　　17、法律、法規(guī)所規(guī)定的歸檔資料

　　【本文為合作媒體授權(quán)建筑界轉(zhuǎn)載，文章版權(quán)歸原作者及原出處所有。文章系作者個(gè)人觀點(diǎn)，不代表建筑界立場(chǎng)，轉(zhuǎn)載請(qǐng)聯(lián)系原作者及原出處獲得授權(quán)。有任何疑問都請(qǐng)聯(lián)系（）】

　　工程資料管理的規(guī)定

　　工程文件收發(fā)及管理規(guī)定為加強(qiáng)工程文件收發(fā)管理，理順傳遞關(guān)系，并按工程進(jìn)度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。

　　3.1工程文件接收

　　3.1.1各單位提供給工程部的工程文件（工程技術(shù)文件、圖紙資料）由檔案資料室統(tǒng)一接收；上級(jí)黨政主管機(jī)關(guān)所發(fā)的行政及黨務(wù)方面的文件由辦公室統(tǒng)一接收。

　　3.1.2工程部其它部門或個(gè)人從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文件，一律交檔案資料室。

　　3.1.3設(shè)備文件，物資組匯同有關(guān)部門對(duì)設(shè)備開箱驗(yàn)收后，及時(shí)將設(shè)備資料立卷歸檔；設(shè)備文件資料由檔案資料室統(tǒng)一歸口發(fā)放給有關(guān)單位。

　　3.1.4檔案資料室對(duì)接收的工程文件資料，必須進(jìn)行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)通知寄發(fā)單位補(bǔ)發(fā)。

　　3.1.5檔案資料室對(duì)接工程文件應(yīng)及時(shí)建立工程文件接收總登記帳和分類帳（簿式臺(tái)帳和電子臺(tái)帳），并能利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行各類工程文件的查詢檢索。

　　3.1.6登記完畢的工程文件，應(yīng)及時(shí)予以處理，在保證歸檔份數(shù)后，應(yīng)按工程部領(lǐng)導(dǎo)審定的工程文件分發(fā)表及時(shí)分發(fā)給有關(guān)單位和部門。

　　3.1.7對(duì)接收的密級(jí)文件資料，要嚴(yán)格按保密規(guī)定妥善收存，并認(rèn)真執(zhí)行密級(jí)文件資料的借閱規(guī)定。

　　3.1.8檔案資料室僅對(duì)歸檔的工程文件資料實(shí)施整編作業(yè)，并建立檔案登錄總登記帳和分類登記帳；對(duì)分發(fā)各部門的工程文件資料不進(jìn)行整編作業(yè)。

　　3.2工程文件資料發(fā)放

　　3.2.1分發(fā)外單位和部門的工程文件資料由檔案資料室統(tǒng)一歸口辦理。

　　3.2.2呈送上級(jí)單位的工程文件由工程部領(lǐng)導(dǎo)確定發(fā)放單位和數(shù)量。

　　3.2.3檔案資料室按工程部領(lǐng)導(dǎo)審定的施工圖分發(fā)表、設(shè)備資料分發(fā)表分發(fā)工程文件資料（當(dāng)工程施工圖、設(shè)備資料份數(shù)有限時(shí)），檔案資料室僅提供施工單位一套或二套文件，不足部分施工單位可委托檔案資料室向設(shè)計(jì)院提出增加施工圖供應(yīng)數(shù)量；設(shè)備資料文件不足部分，由施工單位自行聯(lián)系復(fù)制，復(fù)制的設(shè)備資料應(yīng)加蓋“復(fù)制件”印章。

　　3.2.4分發(fā)的圖紙資料應(yīng)建立資料分發(fā)臺(tái)帳，資料分發(fā)臺(tái)帳應(yīng)留存?zhèn)洳椤?/p>

　　3.2.5為避免工程文件資料分發(fā)過程中可能出現(xiàn)的錯(cuò)發(fā)現(xiàn)象，圖紙、資料領(lǐng)取單位應(yīng)指定領(lǐng)取人名單，并書面通知檔案資料室；檔案資料室按指定名單發(fā)放工程文件資料。

　　3.3設(shè)計(jì)修改通知單、工程聯(lián)系單、傳遞及管理規(guī)定

　　3.3.1設(shè)計(jì)修改通知單、工程聯(lián)系單統(tǒng)一由檔案資料室按設(shè)計(jì)修改通知單、工程聯(lián)系單中所指定的部門及時(shí)傳遞并建立簽收記錄。

　　3.3.2設(shè)計(jì)修改通知單、工程聯(lián)系單原件一律及時(shí)交檔案資料室歸檔保存，工程結(jié)束后由檔案資料室向設(shè)計(jì)院提供全部設(shè)計(jì)修改通知單、工程聯(lián)系單的復(fù)印件供設(shè)計(jì)院編制竣工圖。3.3.3凡涉及設(shè)計(jì)修改、變更，檔案資料室應(yīng)及時(shí)在歸檔圖紙的副本對(duì)應(yīng)卷冊(cè)圖紙目錄上加蓋設(shè)計(jì)修改印章，并將變更單復(fù)印件及時(shí)放入卷冊(cè)內(nèi)。

　　4檔案部門職責(zé)參建單位（總承包、發(fā)包、建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、承辦單位）應(yīng)按各自的職責(zé)，將負(fù)責(zé)承建、承辦的項(xiàng)目文件材料進(jìn)行收集、積累、整理，按照歸檔要求移交建設(shè)單位。項(xiàng)目承包商項(xiàng)目實(shí)行總承包的，由總承包單位負(fù)責(zé)對(duì)其總包項(xiàng)目的文件從形成到編制的全過程進(jìn)行監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)。

　　并負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)分包單位的歸檔工作。按規(guī)定向建設(shè)單位提交全套完整、準(zhǔn)確系統(tǒng)的符合檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目檔案。

　　由建設(shè)單位分別向幾個(gè)單位發(fā)包的，由各承包單位負(fù)責(zé)收集、積累、整理其承包項(xiàng)目的全部文件。

　　建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)：負(fù)責(zé)對(duì)形成或收到的有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目的前期、設(shè)備技術(shù)、工藝、涉外、專利及商檢索賠、竣工、試運(yùn)行及驗(yàn)收等全部項(xiàng)目檔案進(jìn)行收集、組織及匯總整理。

　　設(shè)計(jì)單位：負(fù)責(zé)對(duì)形成的基礎(chǔ)材料和項(xiàng)目設(shè)計(jì)等文件進(jìn)行收集、積累、整理。施工單位：整理現(xiàn)場(chǎng)的譯文及安裝、調(diào)試形成的非標(biāo)準(zhǔn)圖、（竣工圖）、設(shè)計(jì)變更、試運(yùn)行及維護(hù)、工程事故處理文件。

　　監(jiān)理單位：負(fù)責(zé)對(duì)各參建單位在工程建設(shè)中文件的形成及竣工檔案的編制進(jìn)行監(jiān)督與審核，特別是對(duì)竣工圖完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)督和審查。負(fù)責(zé)收集、積累、整理、歸檔項(xiàng)目監(jiān)理文件。

　　建設(shè)單位委托監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目文件的收集、積累和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況，并審核、簽署。同時(shí)向建設(shè)單位提交有關(guān)專項(xiàng)報(bào)告。驗(yàn)證材料及其他監(jiān)理文件。試運(yùn)行單位：負(fù)責(zé)收集、積累、整理在生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備和試運(yùn)行中形成的文件。施工單位歸檔范圍負(fù)責(zé)提交施工，安裝全部技術(shù)記錄（含隱蔽工程的各種資料）。

　　負(fù)責(zé)提交分部試運(yùn)記錄及驗(yàn)收簽證書。負(fù)責(zé)提交分部試運(yùn)階段的方案、措施。負(fù)責(zé)提交移交試生產(chǎn)前的消缺記錄。負(fù)責(zé)提交全部機(jī)組建設(shè)期間的工程聯(lián)系單及總結(jié)。負(fù)責(zé)提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。調(diào)試單位歸檔范圍負(fù)責(zé)提交所承擔(dān)的調(diào)試項(xiàng)目的調(diào)試方案、措施與調(diào)試報(bào)告等。

　　負(fù)責(zé)提交調(diào)試過程中設(shè)備缺陷處理記錄。負(fù)責(zé)提交調(diào)整試運(yùn)質(zhì)量驗(yàn)評(píng)表。負(fù)責(zé)提交調(diào)試過程中變更設(shè)計(jì)資料及調(diào)試工作總結(jié)。負(fù)責(zé)提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。設(shè)計(jì)單位歸檔范圍負(fù)責(zé)提交項(xiàng)目（工程）各設(shè)計(jì)階段的設(shè)計(jì)文件。負(fù)責(zé)提交全部設(shè)計(jì)修改通知單。負(fù)責(zé)按時(shí)提交全套完整的竣工圖（一式八份）。

　　并切實(shí)執(zhí)行竣工圖編制的有關(guān)規(guī)定。負(fù)責(zé)按時(shí)提交符合國(guó)家檔案局相關(guān)制度的全套完整的竣工圖光盤一套負(fù)責(zé)提交設(shè)計(jì)總結(jié)。負(fù)責(zé)提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)質(zhì)量監(jiān)督部門（質(zhì)量監(jiān)督中心站與質(zhì)量監(jiān)督站）監(jiān)理部門歸檔范圍負(fù)責(zé)提交監(jiān)理過程中形成的有關(guān)工程質(zhì)量，工期、投資監(jiān)理等方面的全部文件材料。

　　監(jiān)理各專業(yè)負(fù)責(zé)人對(duì)施工單位、調(diào)試單位、質(zhì)量監(jiān)督部門的歸檔案卷實(shí)施審查，對(duì)被監(jiān)理單位歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé)，并在案卷內(nèi)備考表審核人欄簽署。負(fù)責(zé)提交設(shè)計(jì)、施工、安裝、調(diào)試等單位歸檔完整齊全的證明材料。

　　對(duì)不符合歸檔要求檔案的處理：對(duì)各單位提供的不符合規(guī)定的案卷和案卷內(nèi)的文件，檔案資料室有權(quán)退回立卷歸檔單位,立卷歸檔單位應(yīng)按檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整改,直至提交符合規(guī)定要求的案卷及案卷文件材料。

　　凡因工程文件材料歸檔不完整,不符合有關(guān)歸檔規(guī)定者,不能進(jìn)行工程決算,各項(xiàng)工程竣工決算的最后付款必須由檔案資料室對(duì)竣工資料簽收合格后支付。工程檔案的鑒定和銷毀．對(duì)歸檔和發(fā)放后多余的工程文件和各部門使用后回收的圖紙資料，先由申請(qǐng)銷毀的部門登記造冊(cè)，再由檔案部門提出銷毀意見，報(bào)總工及經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。

　　對(duì)各單位修改替代后的檔案，檔案部門應(yīng)列出銷毀檔案清冊(cè),提出銷毀報(bào)告,經(jīng)總工及經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施,并對(duì)被銷毀檔案目錄進(jìn)行清除。

　　檔案銷毀必須嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，由保安部門確定銷毀地點(diǎn)。銷毀檔案時(shí)，檔案部門、保安部門均應(yīng)指派專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人必須在銷毀清冊(cè)一簽字，檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)存檔。在鑒定銷毀檔案時(shí)，處于兩種保管期限之間的檔案，一律從長(zhǎng)處理。其它工程檔案的分類、編目、按本工程檔案分類編號(hào)辦法及規(guī)定執(zhí)行。

　　檔案、資料、圖書的提供利用，按本工程檔案、資料、圖書借閱規(guī)定執(zhí)行。工程聲像檔案的整理編目按本工程聲像檔案管理辦法執(zhí)行。

　　檔案庫(kù)房管理按本工程檔案庫(kù)房管理規(guī)定執(zhí)行。各職能部門工程文件材料立卷歸檔按各職能部門基建文件材料立卷歸檔范圍、歸檔時(shí)間的規(guī)定執(zhí)行

　　5.聲像檔案管理辦法

　　5.1建設(shè)工程聲像檔案主要是指在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的照片、底片(包括反轉(zhuǎn)片)、影片、錄像帶、光盤及磁性載體，以聲像為主，輔以文字說明的歷史記錄。

　　5.2建設(shè)單位應(yīng)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)報(bào)送的聲像檔案主要有：建設(shè)工程的照片檔案、錄像檔案和相應(yīng)的文字說明。

　　5.3照片檔案應(yīng)符合以下要求：

　?。?）主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁；

　　（2）能體現(xiàn)工程竣工后的外觀、設(shè)計(jì)特色、地理位置；

　?。?）以傳統(tǒng)感光材料為載體的照片需報(bào)送底片、正片（照片）；

　?。?）使用數(shù)碼相機(jī)拍攝，其影像不能進(jìn)行后期加工,光學(xué)分辨率不得小于400萬有效像素（不允許插值）。

　　5.4錄像檔案應(yīng)符合以下要求：

　　（1）主題明確、內(nèi)容連貫簡(jiǎn)潔、影像清晰、鏡頭平穩(wěn)；

　?。?）需注明工程項(xiàng)目所在的地理位置、外觀、周圍環(huán)境、人防設(shè)施、消防設(shè)施、水電設(shè)施、保安設(shè)施、標(biāo)準(zhǔn)房、標(biāo)準(zhǔn)層、設(shè)計(jì)特色、建筑特色等；

　?。?）報(bào)送第一代素材錄像帶，以及編輯后成品帶或光盤（DVD或以上素質(zhì)的格式）。文字說明包括：工程名稱、建設(shè)單位名稱、設(shè)計(jì)單位、施工單位、地點(diǎn)、開工日期、竣工日期、投資額、占地面積、建筑面積、結(jié)構(gòu)、層數(shù)、攝影日期、攝影者等。

　　6.檔案、資料、圖書借閱制度本全部文書、技術(shù)檔案及資料均可借閱、利用。本著既能保守檔案機(jī)密，又能充分發(fā)揮檔案、資料為水利建設(shè)發(fā)展服務(wù)的效益，凡因工作需要借閱者，須辦理下列手續(xù)：

　　6.1借閱檔案、資料一般只需由本人填寫借閱登記即可（注明：用途、領(lǐng)用時(shí)間、歸還時(shí)間）。歸還時(shí)管理人員要對(duì)其檢查之后方可歸檔。

　　6.2借閱檔案、秘密技術(shù)檔案和資料，須填寫借閱單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字同意即可。

　　6.3絕密文書、技術(shù)檔案和資料一般不借出、不復(fù)制、不攝影，如確因工作需要，應(yīng)在借閱單上注明范圍、內(nèi)容、用途，先經(jīng)部門經(jīng)理同意，主管副總批準(zhǔn)、檔案人員只能按其范圍、要求、內(nèi)容提供利用。

　　6.4外單位人員借閱檔案、資料者，憑單位介紹信，信上要注明查閱范圍、內(nèi)容、用途，屬機(jī)密、絕密檔案或資料，應(yīng)主管副總同意，總經(jīng)理批準(zhǔn)方能借閱。

　　6.5借閱的檔案材料要妥善保存，不得損壞、勾劃、刪改、加注、拆頁(yè)等。借閱人必須妥善保管，防止丟失和泄密。未經(jīng)同意，不得復(fù)印、抄錄和轉(zhuǎn)借，不能見檔案內(nèi)容公開出去。如遇丟失，要及時(shí)寫出丟失報(bào)告，在沒有做出處理前停止借閱。

　　6.6借閱時(shí)間在兩周以內(nèi)，如需繼續(xù)使用可辦續(xù)借手續(xù)。對(duì)特殊情況需較長(zhǎng)時(shí)間利用的要經(jīng)主管副總批準(zhǔn)，但年末要將所借檔案交到檔案室進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)后重新借出。對(duì)長(zhǎng)期借閱檔案不歸還，又不說明原因，不辦理續(xù)借手續(xù)的，檔案人員要通知借閱部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)催還，否則對(duì)其整個(gè)部門暫停借閱。并嚴(yán)格按經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核辦法執(zhí)行。

　　6.7凡借有檔案、資料者，在工作調(diào)動(dòng)、單位撤銷、退職、退休、生病住院或借后暫不使用者，必須將檔案或資料退回檔案室，否則不能辦理調(diào)離手續(xù)。同時(shí)檔案室如因工作需要有權(quán)將檔案、資料調(diào)回檔案室。7.設(shè)計(jì)修改通知單、工程聯(lián)系單管理規(guī)定

　　7.1設(shè)計(jì)變更制度

　　7.1.1應(yīng)盡量減少施工中的設(shè)計(jì)變更與簽證，如若不可避免，按本制度執(zhí)行。

　　7.1.2各現(xiàn)場(chǎng)專業(yè)工程師要有強(qiáng)烈的責(zé)任心，嚴(yán)格履行自己的職責(zé)，把好工程質(zhì)量關(guān)，并努力降低工程造價(jià)。在工程開工前，仔細(xì)研究圖紙，并組織圖紙會(huì)審，將施工圖中出現(xiàn)的問題提前解決，對(duì)工程圖紙不齊全的部分，需及時(shí)督促設(shè)計(jì)單位補(bǔ)充、修改圖紙。

　　7.1.3工程設(shè)計(jì)變更的具體經(jīng)辦人是項(xiàng)目部技術(shù)負(fù)責(zé)人，具體負(fù)責(zé)與總工及使用單位、設(shè)計(jì)單位、施工承包單位聯(lián)系，并負(fù)責(zé)分發(fā)設(shè)計(jì)變更通知單。

　　7.1.4所有設(shè)計(jì)變更必須有文字記載，禁止口頭承諾。特殊情況下，可以先口頭承諾，事后必須在7日內(nèi)補(bǔ)辦完設(shè)計(jì)變更通知單。

　　7.1.5設(shè)計(jì)院以郵寄、傳真等方式的設(shè)計(jì)變更資料，由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)簽收并報(bào)送工程部備確認(rèn)案后，技術(shù)負(fù)責(zé)人轉(zhuǎn)發(fā)專業(yè)工程師組織實(shí)施。

　　7.1.6各專業(yè)工程師在接到設(shè)計(jì)變更資料后應(yīng)當(dāng)天分發(fā)到施工承包單位、監(jiān)理單位并監(jiān)督實(shí)施。

　　7.1.7設(shè)計(jì)變更的內(nèi)容完成后三天內(nèi)由分管的專業(yè)工程師填寫執(zhí)行結(jié)果，并報(bào)送項(xiàng)目經(jīng)理審核。

　　7.1.8經(jīng)審核的執(zhí)行結(jié)果備案登記，作為今后結(jié)算的依據(jù)。

　　7.2簽證管理制度

　　7.2.1簽證涉及到投資、工期等工程內(nèi)容。為了做到有效控制工程造價(jià)和工期，所有現(xiàn)場(chǎng)管理人員在開工前須熟悉合同書、招投標(biāo)文件，需審核施工單位提交的施工組織設(shè)計(jì)，嚴(yán)格控制現(xiàn)場(chǎng)簽證。

　　7.2.2發(fā)生合同中約定可以變更的情況或非施工單位原因造成的工程內(nèi)容及工程量的增減經(jīng)批準(zhǔn)后，且在確保工程技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)保持不變的前提下，方能實(shí)施簽證。工程施工現(xiàn)場(chǎng)簽證由施工單位、工程監(jiān)理和項(xiàng)目部現(xiàn)場(chǎng)管理人員共同簽證，嚴(yán)禁事后補(bǔ)簽。

　　7.2.3現(xiàn)場(chǎng)簽證單由施工單位報(bào)送，經(jīng)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理工程師審核簽字蓋章后，由現(xiàn)場(chǎng)專業(yè)工程師和項(xiàng)目經(jīng)理復(fù)核后，共同簽字并蓋章，簽證有效。

　　7.2.4一次性簽定金額在10萬元以內(nèi)，或工期延誤在5天以內(nèi)，由現(xiàn)場(chǎng)專業(yè)工程師審核后報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理審批。超出上述金額（或天數(shù)），項(xiàng)目經(jīng)理需上報(bào)工程部經(jīng)理，經(jīng)工程部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可簽證。如遇緊急情況，現(xiàn)場(chǎng)代表可先作處理，但必須按審批程序及時(shí)補(bǔ)辦簽證手續(xù)。

　　7.2.5工程使用材料的質(zhì)量、價(jià)格如有特殊情況需簽證時(shí)，由工程監(jiān)理、項(xiàng)目部有關(guān)人員共同簽證，必要時(shí)可進(jìn)行招標(biāo)確定

　　7.2.6已審核同意的簽證，施工單位必須按期執(zhí)行，否則，造成的損失由施工單位承擔(dān)。由于施工單位對(duì)施工圖閱讀不仔細(xì)等原因造成的返工不予認(rèn)可，因此延誤工期由施工單位負(fù)責(zé)。

　　7.2.7凡涉及到施工單位為評(píng)定優(yōu)質(zhì)工程等需要，而增加的施工管理、技術(shù)設(shè)施和部分材料、人工的費(fèi)用，應(yīng)由施工單位自行承擔(dān)。

　　8.工程竣工圖編制管理規(guī)定

　　8.1編制竣工圖的形式和深度

　　8.1.1凡按圖施工沒有變動(dòng)的，則由施工單位（包括總包和分包施工單位，下同）在原施工圖上加蓋“竣工圖”標(biāo)志后，即作為竣工圖。

　　8.1.2凡在施工中雖有一般性設(shè)計(jì)變更，但能將原施工圖加以修改補(bǔ)充作為竣工圖的，可不重新繪制，由施工單位負(fù)責(zé)在原施工圖（必須是新藍(lán)圖）上注明修改的部分，并附以設(shè)計(jì)變更通知單和施工說明。加蓋“竣工圖”標(biāo)志后，即作為竣工圖。

　　8.1.3凡結(jié)構(gòu)形式改變、工藝改變、平面布置改變以及有其他重大改變，不宜再在原施工圖上修改、補(bǔ)充者，應(yīng)重新繪制改變后的竣工圖。由于設(shè)計(jì)原因造成的，由設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)重新繪圖；由于施工原因造成的，由施工單位負(fù)責(zé)重新繪圖；

　　由于其他原因造成的，由建設(shè)單位自行繪圖或委托設(shè)計(jì)單位繪圖。施工單位負(fù)責(zé)在新圖上加蓋“竣工圖”標(biāo)志并附以有關(guān)記錄說明，作為竣工圖。重大的改建、擴(kuò)建工程涉及原有工程項(xiàng)目變更時(shí)，應(yīng)將相關(guān)項(xiàng)目的竣工圖資料統(tǒng)一整理歸檔，并在原圖案卷內(nèi)增補(bǔ)必要的說明。

　　8.1.4竣工圖一定要與實(shí)際情況相符，要保證圖紙質(zhì)量，做到規(guī)格統(tǒng)一，圖面整潔、字跡清楚。不得用圓珠筆或其他易于褪色的墨水繪制?？⒐D要經(jīng)承擔(dān)施工的技術(shù)負(fù)責(zé)人審核簽認(rèn)。

　　8.2編制竣工圖的分工

　　8.2.1建設(shè)項(xiàng)目實(shí)行總包制的各分包單位應(yīng)負(fù)責(zé)編制分包范圍內(nèi)的竣工圖，總包單位除應(yīng)編制自行施工的竣工圖外，還應(yīng)負(fù)責(zé)匯總整理各分包單位編制的竣工圖?？偘鼏挝辉诮还r(shí)應(yīng)向建設(shè)單位提交總包范圍內(nèi)的各項(xiàng)完整、準(zhǔn)確的竣工圖。

　　8.2.2建設(shè)項(xiàng)目由建設(shè)單位分別包給幾個(gè)施工單位承擔(dān)的，各施工單位應(yīng)負(fù)責(zé)編制所承包工程的竣工圖，建設(shè)單位負(fù)責(zé)匯總整理。

　　8.2.3建設(shè)項(xiàng)目在簽訂承發(fā)包合同時(shí)，應(yīng)明確規(guī)定竣工圖的編制、檢驗(yàn)和交接等問題。

　　8.2.4建設(shè)單位應(yīng)組織、督促和協(xié)助各設(shè)計(jì)、施工單位檢驗(yàn)各自負(fù)責(zé)的竣工圖編制工作，發(fā)現(xiàn)有不準(zhǔn)確或短缺時(shí)，要及時(shí)采取措施修改和補(bǔ)齊。

　　8.3竣工圖編制的套數(shù)大中型項(xiàng)目、重要公用工程和其它特殊性項(xiàng)目的竣工圖至少應(yīng)編制三套，一套送城建檔案部門歸檔，二套由生產(chǎn)或使用單位保存。一般小型項(xiàng)目至少編制二套，一套送城建檔案部門歸檔，一套由生產(chǎn)或使用單位保存，作為維護(hù)、改造、擴(kuò)建的依據(jù)。項(xiàng)目竣工圖套數(shù)應(yīng)該在簽訂施工合同時(shí)明確規(guī)定。

　　8.4竣工圖編制費(fèi)用竣工圖編制費(fèi)用以第二條的分工及第三條規(guī)定的套數(shù)為基準(zhǔn)，增加部分的費(fèi)用由籌建單位負(fù)責(zé)?？⒐を?yàn)收后需要復(fù)制的，復(fù)制費(fèi)用由使用單位負(fù)責(zé)。