十二五期間，浙江省海寧市檔案局館結(jié)合五檔共建，集中精力重點(diǎn)建設(shè)數(shù)字檔案館，于2015年底，通過浙江省檔案局組織的專家組的現(xiàn)場測(cè)試及評(píng)審，成為浙江省內(nèi)第一家通過測(cè)試的縣級(jí)數(shù)字檔案館。專家組在評(píng)審意見中這樣寫道：海寧市數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)符合國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，系統(tǒng)建設(shè)規(guī)范、技術(shù)選擇合理、整體水平先進(jìn)。

　　回顧創(chuàng)建之路，海寧市的數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)能夠得到專家組的肯定，主要源于海寧檔案人將規(guī)范管理檔案工作理念融入整個(gè)創(chuàng)建工作中，將國家的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和海寧成熟的管理模式有益融合，打造出規(guī)范的海寧特色數(shù)字檔案館。

　　一是以高標(biāo)準(zhǔn)為起點(diǎn)，逐步完善主機(jī)房。2011年，借著全省推進(jìn)檔案登記備份工作的順風(fēng)車，海寧市檔案館申請(qǐng)專項(xiàng)資金128萬，參照國家標(biāo)準(zhǔn)B級(jí)機(jī)房的設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，于2012年建成專用主機(jī)房。隨后在2013年和2014年分兩期開展數(shù)字檔案館機(jī)房硬件項(xiàng)目建設(shè)，以國家B級(jí)機(jī)房的設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，分批完善設(shè)施設(shè)備。機(jī)房管理實(shí)行專人專管，進(jìn)行日常的環(huán)境檢查、設(shè)備檢查、運(yùn)行檢查，并形成日常管理檢查記錄。為解決機(jī)房各項(xiàng)設(shè)施增加造成的維護(hù)壓力，2015年海寧市檔案館對(duì)機(jī)房進(jìn)行了服務(wù)外包，借助專業(yè)維保公司，擴(kuò)充技術(shù)力量，進(jìn)行機(jī)房的定期巡檢和專業(yè)維護(hù)。對(duì)機(jī)房的每臺(tái)設(shè)備都貼置管理標(biāo)簽，定點(diǎn)放置。對(duì)所有設(shè)備的采購時(shí)間、技術(shù)參數(shù)、維護(hù)時(shí)間、維護(hù)情況都進(jìn)行了造冊(cè)登記，形成設(shè)備維護(hù)檔案。

　　二是以高要求來落實(shí)，實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化。海寧市檔案館館藏約491440卷（件），2013年3月，正式啟動(dòng)海寧市檔案館館藏?cái)?shù)字化加工項(xiàng)目，分四期將館藏應(yīng)數(shù)字化部分紙質(zhì)檔案數(shù)字化率提高到96.55%，并總結(jié)出一套特殊工作方法。堅(jiān)持四項(xiàng)原則管理思路。以先高后低、先易后難、先掃后著、借助外力的四項(xiàng)原則管理機(jī)制，在數(shù)字化外包服務(wù)中堅(jiān)持質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)遵守、過程管理不放松、檔案安全有保證，并根據(jù)工作實(shí)際情況不斷調(diào)整數(shù)字化加工方案。落實(shí)三三制工作法。抓好準(zhǔn)備、監(jiān)管、驗(yàn)收三個(gè)階段，構(gòu)建嚴(yán)的組織管理體系，建立合理的加工運(yùn)作流程。貫徹安全、質(zhì)量、進(jìn)度三項(xiàng)要求，以安全為前提，以質(zhì)量為核心，以進(jìn)度為根本;鞏固硬件、軟件、人員三大支柱，嚴(yán)格規(guī)范軟硬件平臺(tái)建設(shè)和維護(hù)，加強(qiáng)對(duì)館方監(jiān)管隊(duì)伍、公司方管理團(tuán)隊(duì)和操作人員的管理。在保證數(shù)字化成果質(zhì)量的基礎(chǔ)上，穩(wěn)步提高館藏檔案數(shù)字化率，豐富檔案資源建設(shè)。在數(shù)字化項(xiàng)目的日常管理上狠下功夫，除了對(duì)加工場地進(jìn)行定期檢查外，每天保證有專人在現(xiàn)場進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括現(xiàn)場管理制度的執(zhí)行情況、著錄標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況、數(shù)據(jù)成果的質(zhì)量等，及時(shí)反饋及時(shí)整改。

　　三是以民生檔案為重點(diǎn)，規(guī)范資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)。為科學(xué)合理地管理和保存數(shù)字檔案信息，海寧市檔案館對(duì)數(shù)字檔案的管理、保存和利用進(jìn)行整體規(guī)劃，建立了資源總庫、資源管理庫、資源利用庫，三庫互相支撐，構(gòu)建起檔案資源管理體系和信息安全保障體系。通過統(tǒng)一存儲(chǔ)路徑、劃分安全域、實(shí)施邊界控制管理、防篡改技術(shù)手段，規(guī)范管理三庫。根據(jù)因特網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)上三套數(shù)字檔案館系統(tǒng)的特性，分別建立查詢數(shù)據(jù)庫，以保障檔案數(shù)據(jù)的安全性。

　　以民生利用需求為導(dǎo)向，在局域網(wǎng)和政務(wù)網(wǎng)建立民生檔案專題數(shù)據(jù)庫，拓展檔案利用服務(wù)渠道。所有數(shù)據(jù)庫在保持層次的基礎(chǔ)上都按照統(tǒng)一規(guī)則存放，并進(jìn)行多套制備份，建立檔案數(shù)據(jù)脫機(jī)備份載體查詢庫，為每個(gè)脫機(jī)載體建立身份，存入編號(hào)、備份內(nèi)容、存放位置等信息。

　　四是以測(cè)評(píng)指標(biāo)為導(dǎo)向，優(yōu)化軟件系統(tǒng)功能。依托因特網(wǎng)部署海寧檔案網(wǎng)，同時(shí)推出海寧檔案網(wǎng)手機(jī)版，滿足移動(dòng)互聯(lián)需求，滿足公眾查閱檔案需求的利用。依托局域網(wǎng)部署館藏資源管理系統(tǒng)、電子閱覽室系統(tǒng)和多媒體檔案查詢系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案館收集、管理、保存、利用四項(xiàng)基本功能，滿足日常數(shù)字檔案館業(yè)務(wù)管理和提供利用服務(wù)的需要，承擔(dān)輔助檔案實(shí)體管理的功能。

　　依托政務(wù)網(wǎng)部署檔案共建共享利用平臺(tái)，為政務(wù)網(wǎng)用戶提供在線檔案查閱利用、檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)或其他檔案工作服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享和資政服務(wù)工作。三網(wǎng)隔離，布局合理、安全可靠并且具備擴(kuò)展性，能滿足數(shù)字檔案館各項(xiàng)功能需要。三套系統(tǒng)平臺(tái)均按照測(cè)評(píng)指標(biāo)，細(xì)化系統(tǒng)功能、理順業(yè)務(wù)流程、突出創(chuàng)新亮點(diǎn)，將測(cè)評(píng)指標(biāo)具體化，并根據(jù)不斷加深的理解，逐步調(diào)整優(yōu)化。

　　五是以平臺(tái)建設(shè)為抓手，推進(jìn)檔案共建共享。以國家推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)為契機(jī)，將測(cè)評(píng)指標(biāo)初稿充分融入政務(wù)網(wǎng)檔案共建共享利用平臺(tái)的設(shè)計(jì)開發(fā)。借助平臺(tái)，以四個(gè)一為手段深入推進(jìn)檔案共建共享利用工作，將海寧市檔案館和基層檔案室的檔案資源有效整合，集中存放、統(tǒng)一管理，形成一個(gè)體系。按照一級(jí)部署、三級(jí)運(yùn)用聯(lián)動(dòng)模式，由海寧市檔案局統(tǒng)一部署，各級(jí)單位同時(shí)登陸平臺(tái)開展檔案工作，依托政務(wù)網(wǎng)在全市范圍內(nèi)搭建一個(gè)平臺(tái)。

　　擴(kuò)大民生檔案縱向到底、橫向到邊的覆蓋面，繼續(xù)深化方便人民群眾的檔案利用體系，打造一站式服務(wù)。通過平臺(tái)功能模塊和在線交流工具，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上在線指導(dǎo)和業(yè)務(wù)監(jiān)管，實(shí)現(xiàn)一體化管理。全面實(shí)現(xiàn)全市數(shù)字檔案業(yè)務(wù)銜接，全方位構(gòu)建海寧市檔案資源服務(wù)體系、檔案利用體系、檔案安全體系，提升檔案遠(yuǎn)程服務(wù)能力，提高檔案公共服務(wù)水平，推進(jìn)海寧市檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

　　六是以制度落實(shí)為保障，規(guī)范安全管理機(jī)制。根據(jù)十二五期間，檔案工作新形勢(shì)，海寧市檔案局對(duì)原有的檔案信息化建設(shè)方面的制度進(jìn)行完善、補(bǔ)充和更新，重新編制《海寧市數(shù)字檔案館管理制度匯編》，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后下發(fā)至各科室，并嚴(yán)格要求執(zhí)行。

　　其中《海寧市數(shù)字檔案館信息安全管理制度》，著重對(duì)信息系統(tǒng)安全策略、網(wǎng)絡(luò)安全管理策略、訪問控制管理策略提出了明確要求和做法，特別是賬號(hào)及碼管理的要求進(jìn)行了細(xì)化,使信息化制度進(jìn)一步趨于完善。制度匯編對(duì)部門檔案信息化業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了規(guī)范化梳理，規(guī)范使用業(yè)務(wù)流程中的相關(guān)表格，保留原始記錄，制度執(zhí)行過程中的記錄都進(jìn)行歸口管理，誰產(chǎn)生誰管理，責(zé)任到科室。