監(jiān)理檔案工作調(diào)研計劃方案

　　一、背景

　　隨著建設(shè)工程監(jiān)理行業(yè)的不斷發(fā)展，監(jiān)理檔案的管理工作也變得日趨重要。監(jiān)理檔案的管理工作不僅是管理建設(shè)工程監(jiān)理行業(yè)的重要組成部分，而且是監(jiān)理行業(yè)經(jīng)營管理的重要保障。為了更好地推進監(jiān)理檔案管理工作，我們將進行一次監(jiān)理檔案工作調(diào)研。

　　二、調(diào)研目的

　　1、了解監(jiān)理檔案管理工作的現(xiàn)狀；

　　2、發(fā)現(xiàn)監(jiān)理檔案管理工作中存在的問題；

　　3、探索監(jiān)理檔案管理工作的有效模式；

　　4、提出監(jiān)理檔案管理工作的改進建議。

　　三、調(diào)研對象

　　1、監(jiān)理檔案管理部門的負責人；

　　2、監(jiān)理檔案管理部門的工作人員；

　　3、監(jiān)理檔案管理部門的客戶和合作伙伴；

　　4、監(jiān)理檔案管理部門的其他相關(guān)人員。

　　四、調(diào)研內(nèi)容

　　1、監(jiān)理檔案管理部門的建立情況；

　　2、監(jiān)理檔案管理部門的組織機構(gòu)；

　　3、監(jiān)理檔案管理部門的工作流程；

　　4、監(jiān)理檔案管理部門的資源配置；

　　5、監(jiān)理檔案管理部門的績效考核；

　　6、監(jiān)理檔案管理部門的技術(shù)水平；

　　7、監(jiān)理檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量；

　　8、監(jiān)理檔案管理部門的客戶滿意度；

　　9、監(jiān)理檔案管理部門的其他方面。

　　五、調(diào)研方式

　　1、文獻資料研究；

　　2、問卷調(diào)查；

　　3、實地走訪；

　　4、專家訪談；

　　5、其他有效方式。

　　六、調(diào)研組織

　　1、組織負責：由管理部門負責組織和指導調(diào)研工作；

　　2、調(diào)研人員：由管理部門組織相關(guān)人員組成調(diào)研組，負責調(diào)研工作；

　　3、調(diào)研時間：調(diào)研工作將于2018年3月1日至4月30日進行；

　　4、調(diào)研報告：調(diào)研結(jié)束后，組織調(diào)研報告，提出改進建議。

　　七、調(diào)研結(jié)果

　　調(diào)研結(jié)果將由管理部門匯總整理，并提出改進建議，以促進監(jiān)理檔案管理工作的更好發(fā)展。

　　如何做好監(jiān)理文件檔案資料管理各環(huán)節(jié)工作

　　監(jiān)理過程實質(zhì)上是信息資料管理的過程，監(jiān)理工作的主要方法是控制，控制的基礎(chǔ)是信息。監(jiān)理資料管理是建設(shè)工程信息管理的重要工作，是監(jiān)理工程師依據(jù)工程項目目標實施質(zhì)量、進度、投資控制、合同管理、信息管理、組織協(xié)調(diào)以及安全文明施工監(jiān)督的基礎(chǔ)性工作，是“三控制、兩管理、一協(xié)調(diào)”中的重要內(nèi)容之一。

　　隨著改革的不斷深入，信息資料管理的作用顯得越來越重要。管好用好監(jiān)理信息，能夠促進監(jiān)理工作的開展，對搞好監(jiān)理工作具有極大的推動作用。因此在項目監(jiān)理機構(gòu)中一般都配備專人(專職或兼職)負責監(jiān)理資料管理工作。下面根據(jù)本人在參與工程項目監(jiān)理資料管理的實踐，談?wù)剛€人的認識。

　　一、監(jiān)理信息管理的目的及內(nèi)容

　　信息管理是指在工程建設(shè)過程中，監(jiān)理信息的收集、加工整理、儲存、傳遞與應(yīng)用等一系列工作的總稱。信息管理的目的就是通過有組織的信息流通，使決策者能及時、準確地獲得相應(yīng)的信息，更好地指導工程建設(shè)。信息管理的內(nèi)容包括文件、檔案、監(jiān)理報表及計算機輔助文檔等。

　　文件信息主要是在工程建設(shè)過程中，上級有關(guān)部門的文件、工程前期有關(guān)文件、設(shè)計變更及工程內(nèi)部文件。檔案信息主要是在各種文件辦理完成后，根據(jù)其特征、相互聯(lián)系和保存價值等分類整理，根據(jù)文件的作者、內(nèi)容、時間和形成的自然規(guī)律等特征組卷。

　　監(jiān)理報表信息主要有開工報表、監(jiān)理工程師檢查記錄表、監(jiān)理工程師通知單、質(zhì)量管理用報表、計量與支付用報表及工程進度用表。這些表格是監(jiān)理工程師常用報表，反映了監(jiān)理工作的開展及工程進展情況，是監(jiān)理工程師進行決策的重要依據(jù)。

　　二、監(jiān)理信息資料的特點

　　1.監(jiān)理信息來源的廣泛性。監(jiān)理信息資料來自于業(yè)主單位、承建單位以及建立組織內(nèi)部的各個部門；來自設(shè)計、招標、實施等各個階段的各個單位乃至各個專業(yè)；來自質(zhì)量控制、投資控制、進度控制、合同管理等各個方面。如果信息收集不完整、不準確、不及時，必然影響到監(jiān)理工程師判斷和決策的正確性、及時性。

　　2.信息量大。由于監(jiān)理信息資料牽涉面廣、協(xié)作關(guān)系復(fù)雜，使得監(jiān)理工作涉及大量的信息。監(jiān)理工程師不僅要了解國家及地方有關(guān)的政策、法規(guī)、技術(shù)標準規(guī)范，而且要掌握工程建設(shè)各個方面的信息。既要掌握計劃的信息，又要掌握實際進度的信息，還要對他們進行對比分析。

　　3.動態(tài)性強。監(jiān)理信息資料管理的過程是一個動態(tài)的過程，監(jiān)理工程師實施的控制也是動態(tài)控制，因而大量的監(jiān)理信息都是動態(tài)的，這就需要及時的收集和處理。

　　4.有一定的范圍和層次。業(yè)主委托的范圍不一樣，監(jiān)理信息也不一樣。工程實施過程中，會產(chǎn)生很多信息，但并非都是監(jiān)理信息，只有那些與監(jiān)理工作有關(guān)的信息才是監(jiān)理信息。不同的工程項目，所需的信息既有共性，也有個性。另外，不同的監(jiān)理組織和監(jiān)理組織的不同部門，所需的信息也不同。

　　5.信息的系統(tǒng)性。監(jiān)理信息資料是在一定的時間和空間范圍內(nèi)形成的，與監(jiān)理活動密切相關(guān)。而且，監(jiān)理信息的收集、加工、傳遞以及反饋是一個連續(xù)的閉合環(huán)路，具有明顯的系統(tǒng)性。

　　三、監(jiān)理信息資料管理的重要性

　　1.監(jiān)理信息資料是工程建設(shè)過程的記錄，是監(jiān)理在工作中可查詢的文字依據(jù)，是對工程評估驗收的依據(jù)。

　　項目建設(shè)在整個實施過程中，每天都發(fā)生各種各樣的情況。在監(jiān)理工作中，大量監(jiān)理記錄包括質(zhì)量記錄、工程計量、工程款等滲透到監(jiān)理工作的各個方面，及時將這些監(jiān)理信息進行收集、整理，形成文字的資料是監(jiān)理工程師進行目標控制的基礎(chǔ)和客觀依據(jù)。監(jiān)理工程師充分利用監(jiān)理資料解決矛盾，處理糾紛，協(xié)調(diào)各種關(guān)系，促使目標的實現(xiàn)。

　　監(jiān)理信息的收集就是將監(jiān)理工作中發(fā)生的原始數(shù)據(jù)收集起來，是重要的基礎(chǔ)工作。因此，一定要盡可能的全面，盡可能的準確。資料的整理是將收集到的原始數(shù)據(jù)、資料經(jīng)過科學、系統(tǒng)的整理、歸檔，進行必要的統(tǒng)計分析，形成文字的資料，并根據(jù)監(jiān)理工程師的需要及時提供。

　　監(jiān)理工程師就可依據(jù)這些資料迅速地作出判斷，解決工程實施中的問題。實踐證明凡經(jīng)過科學、系統(tǒng)整理提供給監(jiān)理工程師的信息資料就能較好的對問題作出準確的判判；相反，提供給監(jiān)理工程師的資料雜亂、零散，監(jiān)理工程師就難以對問題作出準確的判斷，更談不上作出準確的決判。

　　合同管理是貫穿監(jiān)理工作始終的一項中心任務(wù)，在工程實施的過程中或工程完工后，往往會出現(xiàn)一些爭議的問題。如經(jīng)業(yè)主同意補簽的工程計量，往往承包單位報的量偏大而且提供的依據(jù)不足，此時監(jiān)理根據(jù)平日在監(jiān)理日志或監(jiān)理檢測記錄、監(jiān)理通知、監(jiān)理旁站記錄等記載可以較準確的提供依據(jù)，作出合理的審核結(jié)果。

　　同樣，對一些問題的描述也可通過查詢監(jiān)理資料作出較全面準確的評價。當然，監(jiān)理最終的質(zhì)量評估報告的結(jié)論意見，

　　一是依據(jù)施工單位自檢結(jié)果和監(jiān)理抽檢結(jié)果，

　　二是通過專業(yè)檢測，試驗單位提供的檢測數(shù)據(jù)，

　　三是對施工過程控制的評價。

　　其中一、三都是依據(jù)監(jiān)理資料提供數(shù)據(jù)、文字的記載得出的結(jié)論。

　　2.監(jiān)理資料是工程在交付試驗

　　農(nóng)機安全監(jiān)理工作計劃

　　根據(jù)國家有關(guān)安全生產(chǎn)的政策方針和全區(qū)農(nóng)機化工作會議精神，以及部農(nóng)機監(jiān)理總站的工作部署，結(jié)合全區(qū)農(nóng)機安全監(jiān)理工作實際，制定20xx年全區(qū)農(nóng)機安全監(jiān)理工作要點如下：

　　一、圍繞“創(chuàng)建平安農(nóng)機”活動推動各項工作開展，夯實農(nóng)機安全生產(chǎn)工作基礎(chǔ)

　　（一）深入基層開展調(diào)查研究，掌握第一手資料，了解全區(qū)農(nóng)機安全生產(chǎn)現(xiàn)狀、各地開展創(chuàng)建“平安農(nóng)機”活動的進展情況，及時總結(jié)經(jīng)驗和解決存在問題，為更好指導全區(qū)工作開展打好基礎(chǔ)。

　?。ǘ╅_好全區(qū)農(nóng)機安全生產(chǎn)工作會議和每季度的農(nóng)機安全生產(chǎn)例會，貫徹落實農(nóng)機安全生產(chǎn)的各項方針、政策，把握好全區(qū)農(nóng)機安全生產(chǎn)工作大局。

　　（三）抓好各級農(nóng)機安全生產(chǎn)目標管理責任狀的簽訂工作，市、縣、鄉(xiāng)、村、機手逐級簽訂責任狀，層層落實安全生產(chǎn)責任，形成“橫向到邊、縱向到底”的安全生產(chǎn)責任體系，確保農(nóng)機安全生產(chǎn)責任落到實處。

　?。ㄋ模┨崆安邉潯蕚浜媒衲?月的安全月宣傳活動；大力宣傳各地創(chuàng)建“平安農(nóng)機”活動，宣傳典型，推動各地按任務(wù)、按進度又好又快完成創(chuàng)建“平安農(nóng)機”工作；扎扎實實開展“六個一”宣傳工作；編印一套全區(qū)統(tǒng)一的農(nóng)機安全宣傳資料。

　?。ㄎ澹┎渴?、開展好全區(qū)農(nóng)機安全大檢查工作，抓好農(nóng)機事故隱患排查，開展針對性強的農(nóng)機安全專項整治活動。

　　監(jiān)理檔案工作調(diào)研計劃方案

　?。﹪腊淹侠瓩C注冊登記及駕駛?cè)丝荚嚢l(fā)證關(guān)，嚴格按章入戶，規(guī)范拖拉機安全技術(shù)檢驗，從源頭上治理農(nóng)機事故隱患。

　　（七）加大對拖拉機無牌證行駛、無證駕駛和違法載人等農(nóng)機安全違法行為的整治工作力度，對重點對象、重點區(qū)域、重點時段要采取“人盯人、人盯路、人盯車”的“三盯”措施，對春節(jié)、清明節(jié)、國慶節(jié)、農(nóng)村墟日、廟會等節(jié)假日、拖拉機違法搭人多的山區(qū)縣進行重點監(jiān)控。

　　（八）結(jié)合開展拖拉機年檢和換發(fā)新式拖拉機牌證工作，加大清理報廢拖拉機工作力度。

　　二、完善法規(guī)、規(guī)章、標準的建設(shè)，創(chuàng)造良好的農(nóng)機監(jiān)理行政執(zhí)法環(huán)境

　?。ň牛┳龊门c《廣西農(nóng)機事故處理辦法》配套的《廣西農(nóng)機事故處理程序》的調(diào)研、修訂工作，爭取今年7月制定實施。

　　（十）做好《微型拖拉機運行安全技術(shù)條件》的制定工作，加快調(diào)研、起草工作，力爭《微型拖拉機運行安全技術(shù)條件》在今年8月出臺。

　?。ㄊ唬┳龊谩稄V西拖拉機駕駛違法記分辦法》的前期準備工作，開始調(diào)研、修訂工作，為出臺《廣西拖拉機駕駛違法記分辦法》打好基礎(chǔ)。

　?。ㄊ幦∮嘘P(guān)部門的.理解和支持，理順小型多功能拖拉機的管理問題。

　　三、進一步推進業(yè)務(wù)規(guī)范化建設(shè)，提高農(nóng)機監(jiān)理行政執(zhí)法能力

　　（十三）加強農(nóng)機監(jiān)理業(yè)務(wù)檢查和指導，確?！锻侠瓩C登記規(guī)定》、《拖拉機駕駛證申領(lǐng)和使用規(guī)定》、《聯(lián)合收割機及駕駛?cè)税踩O(jiān)理規(guī)定》、《廣西拖拉機登記工作規(guī)范》、《廣西拖拉機駕駛證業(yè)務(wù)工作規(guī)范》在各級農(nóng)機監(jiān)理機構(gòu)貫徹實施。

　　監(jiān)理檔案工作調(diào)研計劃方案

　　（十四）建立健全總站本級農(nóng)機安全生產(chǎn)工作的文書檔案，并指導市、縣級農(nóng)機安全監(jiān)理機構(gòu)工作的開展。

　　（十五）抓好源頭管理，把好小型多功能拖拉機的準入關(guān)。今年擬開展一次全區(qū)范圍的整治超標準多功能拖拉機的專項整治活動。

　?。ㄊ┳龊脀ai掛拖拉機調(diào)研工作，協(xié)調(diào)有關(guān)省區(qū)，積極、穩(wěn)妥處理好wai掛拖拉機的管理問題。

　　（十七）抓好全區(qū)拖拉機及駕駛?cè)伺谱C和有關(guān)書表的計劃、訂制、發(fā)放工作。

　?。ㄊ耍┺r(nóng)機監(jiān)理學會年內(nèi)組織召開一次監(jiān)理業(yè)務(wù)研討會。

　?。ㄊ牛┓e極配合區(qū)中心人事部門，力爭農(nóng)機監(jiān)理人員參照公務(wù)員管理，穩(wěn)定農(nóng)機安全監(jiān)理隊伍。

　　四、以加強機關(guān)行政效能建設(shè)為契機，繼續(xù)抓好農(nóng)機監(jiān)理系統(tǒng)行風建設(shè)，提高服務(wù)水平

　?。ǘ┰谌ツ觊_展農(nóng)機監(jiān)理系統(tǒng)行風評議的基礎(chǔ)上，深入開展思想道德，遵紀守法教育，堅持嚴格執(zhí)法、公正執(zhí)法、廉潔執(zhí)法，繼續(xù)抓好農(nóng)機監(jiān)理系統(tǒng)行風建設(shè)工作，牢固樹立為農(nóng)民、農(nóng)業(yè)、農(nóng)村服務(wù)的思想，切實轉(zhuǎn)變農(nóng)機監(jiān)理機關(guān)工作作風。

　　（二十一）做好全區(qū)農(nóng)機安全監(jiān)理人員的培訓工作，進一步提高廣大農(nóng)機安全監(jiān)理人員的素質(zhì)，提高依法行政和監(jiān)督執(zhí)法水平，提高機關(guān)行政效能，提高為“三農(nóng)”服務(wù)水平。年內(nèi)計劃舉辦廣西農(nóng)機安全監(jiān)理行政執(zhí)法、廣西農(nóng)機安全監(jiān)理文秘、通訊人員、廣西聯(lián)合收割機考驗員（擬培訓到地級市）、廣西農(nóng)機事故處理員、廣西農(nóng)機安全監(jiān)理統(tǒng)計員（擬培訓到地級市）等學習培訓班。

　?。ǘ┙⒔∪黜椆芾碇贫龋扇∮行Т胧?，提高農(nóng)機安全監(jiān)理機關(guān)的效能。

　　五、繼續(xù)抓好農(nóng)機監(jiān)理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，不斷提高農(nóng)機監(jiān)理裝備水平

　?。ǘ┮宰粤Ω鸀橹?，多方籌集資金，繼續(xù)抓好基層農(nóng)機監(jiān)理機構(gòu)的站房建設(shè)。

　?。ǘ模┘涌毂O(jiān)理技術(shù)裝備建設(shè)，做好移動式拖拉機檢測設(shè)備、農(nóng)機事故處理設(shè)備、拖拉機違法技術(shù)檢測設(shè)備的選型、訂制、配備工作。

　　（二十五）進一步抓好農(nóng)機安全監(jiān)理信息化網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)。加強調(diào)研，針對《廣西農(nóng)機監(jiān)理信息管理系統(tǒng)》在實際操作中出現(xiàn)的問題，及時修改完善，穩(wěn)步推進網(wǎng)上ban證、查詢、統(tǒng)計等監(jiān)理業(yè)務(wù)的進程。

　　對建筑工程檔案有效管理措施探討？

　　建筑工程檔案是建設(shè)項目管理如投資計劃、設(shè)計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件。它是建筑工程項目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關(guān)系到工程的質(zhì)量，影響企業(yè)的經(jīng)濟效益。本文對建筑工程檔案的內(nèi)涵、特點、存在的問題以及有效的管理措施做了較為詳盡的闡釋，以期對建筑工程檔案管理工作有所裨益。

　　改革開放以來，我國的建設(shè)事業(yè)發(fā)展迅速，與此同時，也形成了大量的業(yè)內(nèi)資料即工程檔案。建筑工程檔案是建筑建設(shè)活動中形成的原始的、圖物相符的有保存價值的真實記錄和實際反映。

　　它記載著建筑物、構(gòu)筑物地下管線敷設(shè)等建設(shè)活動，是建設(shè)項目管理如投資計劃、設(shè)計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件。在對建設(shè)工程質(zhì)量、總體造價和建設(shè)工期進行管理的同時，建筑工程檔案管理作為建筑工程項目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關(guān)系到工程的質(zhì)量，影響企業(yè)的經(jīng)濟效益。如何有序地管理好建筑工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案部門的要求。

　　一、建筑工程檔案資料的內(nèi)容

　　1.綜合性文件資料。主要包括上級批準文件；計劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設(shè)計文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；

　　工程施工、監(jiān)理中標文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計報告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。

　　2.土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設(shè)計變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設(shè)計；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報及工程例會紀要等；

　　原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質(zhì)量檢驗及評定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。

　　3.竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；通風、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。

　　二、建筑工程檔案的特點

　　1.單一獨立性。即一個單項工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點。

　　2.真實性。工程檔案是該項工程實體的一面鏡子似的真實寫照。因為工程檔案材料是與該工程建設(shè)同步形成的，是該工程報批、施工、竣工過程的原始記錄，與工程實體完全一致，單從檔案材料就可以求和工程質(zhì)量標準，是建筑工程質(zhì)量監(jiān)督部門進行竣工驗收的重要依據(jù)。

　　3.實用性。工程檔案是該工程最原始的記錄，所以有很大的使用價值，即實際性。通過檔案，可以全面考核工程建設(shè)工作，檢查工程是否符合設(shè)計要求。

　　3.1綜合性文件資料。主要包括上級批準文件；計劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設(shè)計文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計報告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。

　　3.2土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設(shè)計變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設(shè)計；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質(zhì)量檢驗及評定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。

　　3.3竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；通風、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。

　　三、建筑工程檔案管理需要解決的問題

　　1.檔案材料不完整。檔案材料不完整是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項目歸檔率較好的單位能達到80%左右，較差的單位情況就不同了。很多工程項目竣工后沒有檔案材料，或只有工程主體檔案，沒有配套工程檔案，鍋爐房、地下管線、園林綠化等檔案材料寥寥無幾。

　　2.缺乏統(tǒng)一的管理模式。從檔案管理機構(gòu)上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業(yè)務(wù)部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。

　　3.缺乏復(fù)合型檔案管理人員?；鶎訂挝坏臋n案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識，又缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，難以適應(yīng)工作需要。

　　四、建筑工程檔案有效管理的措施

　　1.思想上要重視工程檔案管理工作。工程建設(shè)中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時，才開始應(yīng)付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設(shè)管理過程中，企業(yè)對建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。

　　由于資料整理瑣碎，不產(chǎn)生經(jīng)濟效益，施工過程中現(xiàn)場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應(yīng)付。如果不認真進行督導檢查，到最后內(nèi)業(yè)很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺資料，所以內(nèi)業(yè)資料應(yīng)定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。有鑒于此，建筑企業(yè)管理部門、檔案管理部門應(yīng)該進一步加強對建筑行業(yè)的檔案管理的法制教育工作。

　　2.建立健全檔案打理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎(chǔ)。為了加強對工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項目建設(shè)初期（從工程立項開始）就應(yīng)按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。

　　同時要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計單位、招投標代理機構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔的職責，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設(shè)單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)、憑證作用。

　　3.嚴格把好竣工驗收檔案資料質(zhì)量關(guān)，使工程竣工驗收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。工程竣工驗收時，建設(shè)單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設(shè)中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，補缺補漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關(guān)條文，把好竣工驗收關(guān)，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。

　　移交合格工程檔案的，由建設(shè)單位發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》。不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》，建設(shè)單位不結(jié)清尾款，以確保下程建設(shè)檔案的完整、準確、系統(tǒng)。

　　4.加強對工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進行培訓的力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建筑檔案管理工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員的業(yè)務(wù)索質(zhì)包括服務(wù)意識、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平。

　　檔案管理人員要增強服務(wù)意識，認清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，要運用現(xiàn)代化的科學技術(shù)和設(shè)備，采用科學的管理方法，更好地服務(wù)于建筑工程檔案管理工作。

　　檔案管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領(lǐng)會和掌握有關(guān)法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門的有關(guān)規(guī)定，在工作中靈活運用；要有較強的責任心，嚴把工程檔案質(zhì)量關(guān)。

　　5.加強施工管理，強化檔案材料編制工作。按照標準編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業(yè)務(wù)條件。一個施工隊不會編制工程內(nèi)業(yè)材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質(zhì)量，關(guān)鍵在于編制形成過程。

　　施工單位應(yīng)明確自己的責任，加強對施工技術(shù)人員編制檔案材料的訓練，不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務(wù)水平。開發(fā)要加強對施工的監(jiān)督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標準形成檔案材料，給后人留下寶貴的財富。

　　6.充分利用現(xiàn)代化手段，多角度、多層次開發(fā)建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統(tǒng)計工作。大力推行對縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案在工程檔案中運用。當前，美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用C A D光盤技術(shù)。我們可以借鑒先進管理方法，采用先進技術(shù)，避免走彎路。

　　由于目前光盤的刻錄技術(shù)已相當普遍，國家又制定《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使得工程建設(shè)檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進行檔案管理成為可能，也就成為項目檔案管理的一個發(fā)展方向。近幾年，上海水利投資建設(shè)也開始對照片檔案、錄像檔案、紙質(zhì)檔案制成多媒體和進行光盤刻錄，對檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化作了有益探索。

　　各部門還應(yīng)有效利用計算機資源，建立本部門的檔案檢索系統(tǒng)。提高各部門（）的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協(xié)調(diào)工作能力，方便各部門（單位）對檔案利用，藉以提高工作效率。按照檔案的性質(zhì)和類型，收集整理的部門的檔案資料，內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；

　　對外來文件記錄與的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質(zhì)不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。（如工程資料管理系統(tǒng)規(guī)定了基建文件、監(jiān)理文件、設(shè)計文件的分類方法和編號原則，不應(yīng)再另行規(guī)定。經(jīng)營管理手冊規(guī)定的模板文件的編號也不得變更）。

　　7.及時做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。

　　當前，我國的建筑市場面臨嚴峻的挑戰(zhàn)和激烈的競爭，管理體制必將漸進改革，建筑工程檔案管理也會涌現(xiàn)新情況，同時也存有較大的發(fā)展機遇和空間。我們應(yīng)以積極學習和借鑒國外先進建筑工程檔案管理經(jīng)驗的態(tài)度，充分發(fā)揚我們已有的優(yōu)勢，重視加強建筑工程檔案人才的培養(yǎng)和激勵機制的完善，不斷總結(jié)建筑工程檔案管理的經(jīng)驗，使建筑工程檔案更好地為我們的經(jīng)濟建設(shè)和構(gòu)建和諧社會服務(wù)。

　　工程監(jiān)理的工作任務(wù)與方法

　　一)施工準備階段的任務(wù)和方法

　　一、建立監(jiān)理組織體系，提出組織機構(gòu)框圖，制定監(jiān)理實施方案，明確各級職責范圍，與業(yè)主及承包人建立起正常的工作程序和聯(lián)系渠道。

　　二、根據(jù)工程項目的需要，配備足夠數(shù)量及組合合理的監(jiān)理人員，以及配備足夠數(shù)量的監(jiān)理設(shè)備，制定監(jiān)理圖表，制訂詳細的監(jiān)理工作計劃。

　　三、熟悉合同文件;參加施工招標;復(fù)核圖紙和防樣定線數(shù)據(jù);督促承包人提交施工組織設(shè)計;準備第一次工地會議;準備發(fā)布開工通知。

　　1、發(fā)布開工令;

　　2、召開第一次工地會議;

　　3、審批承包人的工程進度計劃;

　　4、審批承包人的質(zhì)量保證體系;

　　5、審批承包人的進場材料;

　　6、審批承包人的標

　　7、準試驗;

　　8、檢查承包人的保險及擔保，

　　9、支付動員預(yù)付款;

　　10、審查承包人的施工機械設(shè)備

　　11、驗收承包人的施工定線;

　　12、驗收承包人的測定的地面線;

　　13、審批承包人提供的施工圖;

　　14、檢查承包人占用工程場地;

　　15、監(jiān)理其他與保證按期開工有關(guān)的施工準備

　　16、工作。

　　二)工程質(zhì)量監(jiān)理的任務(wù)和方法

　　一、工程質(zhì)量監(jiān)理的任務(wù):監(jiān)理人員應(yīng)對施工全過程進行檢查、監(jiān)督和管理，制止影響工程質(zhì)量的各種不利因素，使承包人提交的工程項目符合合同圖紙、技術(shù)規(guī)范、使用要求和驗收標準。

　　二、明確駐地監(jiān)理工程師、專業(yè)監(jiān)理工程師、監(jiān)理員的工作職責，并在全過程中進行檢查和監(jiān)督。

　　三、提出質(zhì)量控制的基本程序及說明，以供所有監(jiān)理人員、承包人的自檢人員和施工人員共同遵循。

　　1、開工報告;

　　2、工序自檢報告;

　　3、工序檢查報告;

　　4、工序檢查認可;

　　5、中間交工報告;

　　6、中間交工證書;

　　7、中間計量;

　　8、工序質(zhì)量檢查程序

　　四、配備測量工程師專門負責測量的全面監(jiān)督工作。

　　五、配備試驗工程師，建立中心試驗室，進行驗證、標準、工藝、抽樣和驗收試驗。

　　六、加強現(xiàn)場監(jiān)理工作，對承包人的各項施工程序、施工方法和施工工藝以及材料、機械、配合比等進行全方位的巡視、全過程的旁站、全環(huán)節(jié)的檢查，以達到對施工質(zhì)量有效的監(jiān)督和管理。

　　七、對施工過程中出現(xiàn)的質(zhì)量缺陷、質(zhì)量事故按規(guī)范、標準要求及時處理。

　　三)工程進度監(jiān)理的任務(wù)和方法

　　一、工程進度監(jiān)理的任務(wù):充分考慮工程施工管理的三大因素(工期、施工質(zhì)量、經(jīng)濟性)，通過貫徹施工全過程的計劃、組織、協(xié)調(diào)、檢查與調(diào)整等手段，努力實現(xiàn)施工過程中的各個階段目標，從而確保總工期目標的實現(xiàn)。

　　二、要求承包人根據(jù)工程特點和預(yù)計工期編制合理的工程進度計劃。工程進度計劃可用橫道圖、斜道圖或進度曲線等方式表示。

　　三、對承包人提交的工程進度計劃進行審查，對有問題的部分進行分析，并提出修改意見。審查內(nèi)容如下:

　　工期和時間安排的合理性;

　　施工準備的可靠性;

　　計劃目標與施工能力的適應(yīng)性;

　　四、編制和建立各種用于記錄、統(tǒng)計、標記、反映實際工程進度與計劃工程進度差距的進度控制圖表，隨時對工程進度進行分析和評價。

　　五、發(fā)現(xiàn)工程現(xiàn)場的組織安排、施工順序或人力和設(shè)備與進度計劃上的方案有較大不一致時，及時要求對原工程進度計劃進行調(diào)整。

　　六、因非承包人的原因造成的工程進度延誤并批準延期后，監(jiān)理工程師應(yīng)要求承包人對原來的工程進度計劃予以調(diào)整，并按調(diào)整后的進度計劃實施工程。

　　七、在承包人沒有取得合理延期的情況下，監(jiān)理工程師認為工程進度過慢，應(yīng)要求承包人采取加快進度的措施，以趕上工程進度計劃中的階段目標或總體目標。

　　四)工程費用監(jiān)理的任務(wù)和方法

　　一、工程費用監(jiān)理的任務(wù):在監(jiān)理規(guī)劃的指導下，加強對合同中工程量清單所列工程費用的計量和支付管理，以及對合同中規(guī)定的其他費用加強監(jiān)督與管理，通過對工程費用目標的動態(tài)控制，使其能夠最優(yōu)地實現(xiàn)。

　　二、監(jiān)理工程師必須熟悉技術(shù)規(guī)范、工程量清單及工程量清單說明的內(nèi)容，掌握工程具體項目的工作范圍和內(nèi)容、計量方式和方法。

　　三、嚴格按照工程計量的范圍、依據(jù)、原則進行工程計量。

　　四、監(jiān)理工程師必須檢查承包人為計量準備的相關(guān)資料，發(fā)現(xiàn)問題或資料不全，應(yīng)退還給承包人，暫不進行計量，或計量后暫不予以支付。

　　五、嚴把工程支付關(guān)，按照合同規(guī)定和工程支付程序進行工程前期支付、中期支付和最終支付。

　　五)合同管理的任務(wù)和方法

　　一、合同管理的任務(wù):監(jiān)理工程師應(yīng)熟悉和理解合同的主要內(nèi)容，按照合同有關(guān)規(guī)定處理工程變更、工程延期、費用索賠、爭端與仲裁、違約、工程分包、工程保險等相關(guān)事宜。

　　二、工程變更:監(jiān)理工程師應(yīng)謹慎按合同條款實施工程變更管理，并嚴格按工程變更程序進行工程變更:

　　意向通知;

　　資料收集;

　　費用評估;

　　協(xié)商價格;

　　簽發(fā)"工程變更令。"

　　三、工程延期:由于非承包人的原因造成的工程延誤，監(jiān)理工程師應(yīng)按受理程序進行工程延期管理:

　　收集資料，做好記錄;

　　審查承包人的延期申請;

　　延期評估;

　　審查報告，確定延期。

　　四、費用索賠:在收到承包人的正式索賠申請時，監(jiān)理工程師應(yīng)根據(jù)合同規(guī)定進行處理，分兩個步驟進行:查證索賠原因、核實索賠費用。

　　五、爭端與仲裁:當合同一方提出仲裁要求時，監(jiān)理工程師應(yīng)在合同規(guī)定的期限內(nèi)，對爭議設(shè)法進行友好調(diào)解，同時督促業(yè)主和承包人繼續(xù)遵守合同，執(zhí)行監(jiān)理工程師的決定。在合同規(guī)定的仲裁機構(gòu)進行仲裁調(diào)查時，監(jiān)理工程師應(yīng)以公正的態(tài)度提供證據(jù)和作證，監(jiān)理工程師應(yīng)在仲裁后執(zhí)行裁決。

　　六、違約管理:當監(jiān)理工程師收到承包人因業(yè)主違約而提出的部分或全部中止合同的.通知后，應(yīng)盡快深入調(diào)查，收集掌握有關(guān)情況，澄清事實，根據(jù)合同要求，同業(yè)主、承包人協(xié)商后，辦理部分或全部中止合同。當承包人出現(xiàn)違約行為時，監(jiān)理工程師應(yīng)視情節(jié)認定一般違約或嚴重違約，并按規(guī)定進行處理。

　　七、工程分包:承包人必須經(jīng)監(jiān)理工程師批準，并按規(guī)定辦理分包工程手續(xù)后，才能將不超過合同規(guī)定的百分比的工程分包出去;承包人未經(jīng)業(yè)主同意，不得轉(zhuǎn)讓合同或合同的任何部分。

　　八、保險:監(jiān)理工程師應(yīng)按照合同有關(guān)規(guī)定，督促承包人進行保險并予以檢查落實。

　　六)監(jiān)理的工地會議制度

　　一、第一次工地會議:

　　1、第一次工地會議應(yīng)在開工前盡早舉行，監(jiān)理工程師應(yīng)事先將會議議程及有關(guān)事項通知業(yè)主、承包人及有關(guān)方面。

　　2、第一次工地會議應(yīng)由監(jiān)理工程師主持，業(yè)主、承包人的授權(quán)代表必須出席會議，各方將要在工程項目中擔任主要職務(wù)的部門(項目)負責人及指定分包人也應(yīng)參加會議。

　　3、會議的內(nèi)容:

　　(1)、介紹人員及組織機構(gòu)

　　(2)、介紹施工進度計劃

　　(3)、承包人陳述施工準備

　　(4)、業(yè)主說明開工條件

　　(5)、明確施工監(jiān)理例行程序

　　二、工地會議

　　1、工地會議在整個施工活動期內(nèi)宜每月召開一次，具體時間間隔由監(jiān)理工程師確定。

　　2、工地會議由監(jiān)理工程師主持。會議參加者應(yīng)為高級駐地監(jiān)理工程師及有關(guān)助理人員;承包人的授權(quán)代表、指定分包人及有關(guān)助理人員;業(yè)主代表及有關(guān)助理人員。

　　3、會議應(yīng)按既定的例行議程進行，一般應(yīng)由承包人逐項進行陳述并提出問題與建議;監(jiān)理工程師應(yīng)逐項組織討論并作出決定或決議的一項。議程如下:

　　(1)、確認上次會議記錄;

　　(2)、審查工程進度;

　　(3)、審查現(xiàn)場情況;

　　(4)、審查工程質(zhì)量;

　　(5)、審查工程費用事項;

　　(6)、審查安全事項;

　　(7)、討論施工環(huán)境;

　　(8)、討論延期與索賠;

　　(9)、審議工程分包;

　　(10)、其他事項。

　　三、現(xiàn)場協(xié)調(diào)會

　　1、在整個施工活動期間，應(yīng)根據(jù)具體情況定期或不定期召開不同層次的施工現(xiàn)場協(xié)調(diào)會。

　　2、會議應(yīng)由監(jiān)理工程師主持，承包人或代表出席，有關(guān)監(jiān)理人員及施工人員可酌情參加。

　　3、會議的內(nèi)容:

　　(1)、承包人報告近期的施工活動，簡要陳述發(fā)生和存在的問題;

　　(2)、監(jiān)理工程師就施工進度和施工質(zhì)量予以簡要評述，并根據(jù)承包人提出的施工活動安排，安排監(jiān)理工作。

　　(3)、對執(zhí)行施工合同有關(guān)的其他問題交換意見。

　　七)交工和缺陷責任期的監(jiān)理方法

　　一、監(jiān)理工程師應(yīng)根據(jù)合同，規(guī)定交工工程的缺陷責任期。起算日期必須以前發(fā)的工程交接證書日期為準。

　　二、缺陷責任期建立的工作內(nèi)容:

　　1、檢查承包人剩余工作計劃;

　　2、檢查已完工程;

　　3、確定缺陷責任及修復(fù)費用;

　　4、督促承包人按合同規(guī)定完成交工資料;

　　三、監(jiān)理工程師應(yīng)根據(jù)剩余工程量，配備缺陷責任期的建立工作人員。

　　四、《工程缺陷起責任終止證書》的簽發(fā)程序;

　　1、滿足《工程缺陷起責任終止證書》簽發(fā)的必要條件;

　　2、成立缺陷責任期工作檢查小組;

　　3、檢查小組審查種植缺陷責任的申請報告;

　　4、最終檢查和評價;

　　5、檢查報告;

　　6、簽發(fā)《工程缺陷起責任終止證書》。

　　作為一個監(jiān)理工程師在施工階段如何做好資料的檔案管理施工準備階段：做好自己的監(jiān)理策劃文件、審核施工單位報審的相關(guān)資料。

　　施工階段：根據(jù)施工過程做好過程資料。工程竣工后：根據(jù)資料交付程序?qū)こ藤Y料進行收集、整理、歸檔、移交！